Ngày nay, phần mềm quản lý văn bản đi và đến đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành của các cơ quan, tổ chức. Nếu những giá tài liệu và những xấp giấy dày “ngột thở” đang dần trở thành nỗi ám ảnh mỗi khi cần kiếm tìm văn bản thì một phần mềm quản lý công văn đi đến chính là sự lựa chọn hoàn hảo để giải quyết thực trạng trên.
Văn bản đi và văn bản đến là gì?
Theo khoản 5, khoản 6 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản đi, văn bản đến được định nghĩa như sau:
– “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
– “Văn bản đến” chính là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Văn bản đến và đi luôn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Quy trình quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi sẽ diễn ra với những bước cơ bản như sau:
Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Số và thời gian ban hành văn bản sẽ diễn ra theo trình tự thời gian ban hành của cơ quan, tổ chức trong năm. Việc cấp số văn bản hành chính phải do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
Thông thường, với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thường tiến hành sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền. Các văn bản mật thường được cấp hệt thống số riêng. Còn với văn bản điện tử thì việc cấp số cũng như thời gian ban hành được thực hiện tự động trên hệ thống.
Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết. Việc tiến hành đăng ký có thể thực hiện bằng sổ hoặc tiến hành đăng ký văn bản bằng hệ thống.
Nhân bản, đóng dấu, ký số cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
Các văn bản đi thường được nhân bản theo số lượng được xác định ở nơi nhận của văn bản. Còn việc đóng dấu, tổ chức, dấu chỉ mật độ và mức độ khẩn thì được tiến hành theo quy định cụ thể tại Phụ lục I Nghị định 30.
Văn bản đi được tiến hành theo quy định cụ thể tại Phụ lục I Nghị định 30
Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Một khi văn bản đã hoàn thành thủ tục sẽ được chuyển phát đi chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Ngoài ra, các văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. Những văn bản mật luôn cần đảm bảo bí mật nội dung văn bản, chính xác về số lượng, thời gian, nơi nhận.
Trong trường hợp văn bản phát hành ra có sai sót về nội dung thì có thể tiến hành thay thế bằng những văn bản có hình thức tương đương. Còn khi đã phát hành mà phát hiện sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày thì cần đính chính lại rõ ràng bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Thu hồi văn bản
Việc thu hồi văn bản có những khác biệt giữa văn bản giấy, văn bản điện tử. Với văn bản giấy, khi nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại toàn bộ văn bản đã nhận.
Với văn bản điện tử, khi nhận được thống báo tiến hành thu hồi, bên nhận sẽ phải hủy bỏ toàn bộ văn bản điện tử đã gửi đi trên hệ thống, đồng thời gửi thông báo cho bên gửi biết qua hệ thống.
Lưu văn bản đi
Với bản giấy, bản gốc sẽ được lưu trữ bản gốc tại văn thư và phải đóng dấu ngay sau khi phát hành. Còn với bản điện tử thì bản gốc lưu trên Hệ thống cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Quy trình quản lý văn bản đi vô cùng chặt chẽ và có những quy định cụ thể
Quy trình quản lý văn bản đến
Quy trình quản lý văn bản đến các gồm các bước như sau:
Tiếp nhận văn bản đến
Với văn bản giấy, văn thư cần tiến hành kiểm tra số lượng, tình trạng phong bì, dấu niêm phong, nơi gửi, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Việc phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường văn thư phải tiến hành báo ngay cho người phụ trách và thông báo rõ với nơi gửi văn bản. Mọi văn bản giấy được gửi đến đều được đóng dấu “ĐẾN”.
Với văn bản điện tử, văn thư cần phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của các văn bản điện tử đã tiếp nhận trên hệ thống. Trong trường hợp phát hiện có sai sót hay dấu hiệu bất thường phải thông báo lại ngay cho cơ quan, tổ chức gửi về đã nhận văn bản qua hệ thống.
Đăng ký văn bản đến
Việc đăng ký văn bản đến cần phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác mọi thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.
Có thể đăng ký văn bản đến bằng sổ hoặc đăng ký trực tuyến ngay trên hệ thống.
Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản phải được Văn thư trình lên trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền để tiến hành chuyển giao tới cá nhân, đơn vị được giao xử lý.
Những văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn cần trình, chuyển giao sau khi nhận được. Nếu chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống, văn thư cần trình văn bản đó đến người có thẩm quyền phụ trách để chỉ đạo giải quyết.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Thông thường người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ phụ trách việc chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến và giao cho người có trách nhiệm thực hiện việc giải quyết văn bản đến.
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo thời hạn quy định. Những văn bản khẩn cần phải được giải quyết ngay
Cơ quan, tổ chức đã dần chuyển sang tiếp nhận văn bản đến trực tuyến ngay trên hệ thống
Thực trạng việc quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt vẫn ưu tiên sử dụng quy trình quản lý văn bản đi và đến truyền thống. Bởi vậy văn bản đến và đi dễ bị thất lạc, chuyển đến muộn, xử lý muộn thậm chí là ùn ứ ở phòng hành chính, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc. Theo McKinsey, 70% giao dịch sẽ thất bại nếu không cung cấp đủ tài liệu, giấy tờ ngay khi cần. Chính bởi vậy nên doanh nghiệp cần phải vận hành hiệu quả.
Việc quản lý văn bản đi và đến nói riêng và quản lý văn bản nói chung đóng vai trò quan trọng để tạo nên một doanh nghiệp chuyên nghiệp. Cơ bản một quy trình quản lý chặt chẽ, thông suốt chính là chất xúc tác giúp các văn bản không bị dồn ứ mà lưu chuyển nhanh chóng tới bộ phận chuyên môn, xử lý kịp tiến độ.
Trước thực trạng các văn bản đi và đến đang không được quản lý một cách tối ưu, các cơ quan, tổ chức đã và đang tìm kiếm các giải pháp công nghệ phù hợp, điển hình như phần mềm quản lý văn bản đi đến để giải quyết triệt để bài toán trên.
Quản lý văn bản đi và đến thủ công, không hiệu quả sẽ ảnh hưởng tới nhiều phòng ban
Phần mềm quản lý văn bản đi đến sẽ thay đổi cách vận hành cơ quan, tổ chức bạn như thế nào?
Môi trường số luôn phát triển với một nhịp độ nhanh, nếu không nhanh nhạy, cập nhật các công nghệ mới, các doanh nghiệp sẽ bị đối thủ cạnh tranh bỏ xa. Theo Business.com, nhân viên sẽ giảm 21,3% năng suất làm việc bởi những thách thức liên quan tới các văn bản, tài liệu. Mỗi nhân sự có thể tiêu tốn 50% thời gian chỉ cho việc tìm kiếm, truy xuất các loại tài liệu. Bởi vậy việc triển khai các phần mềm quản lý văn bản đi đến không còn là một nhu cầu xa xỉ mà là một nhu cầu thiết yếu để tạo ra hệ thống quản lý văn bản hiệu quả hơn.
Triển khai các phần mềm quản lý văn bản đi đến là nhu cầu thiết yếu của nhiều cơ quan, tổ chức
>>>>>> Hệ thống lưu trữ hồ sơ, văn bản tốt nhất <<<<<
Cụ thể, hệ thống quản lý văn bản đi và đến sẽ thay đổi cách vận tổ chức bạn theo chiều hướng tích cực:
- Tài liệu sẽ được quản lý tập trung
Thời đại giữ một chồng tài liệu trong văn phòng và cất chúng vào các ngăn tủ lưu trữ, dán nhãn thủ công đang dần chìm vào quá khứ. Hệ thống quản lý văn bản sẽ giúp doanh nghiệp bạn sắp xếp tệp dễ dàng hợp vào từng phân loại phù hợp ngay trên hệ thống. Chúng hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp hợp lý, khoa học mọi loại tài liệu như hợp đồng, dự án, hồ sơ,… Khi tìm kiếm một tệp cụ thể, phần mềm sẽ hỗ trợ sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm và lọc kết quả.
Tài liệu sẽ được quản lý tập trên phần mềm quản lý văn bản đi đến
- Cải thiện sự hợp tác giữa nhân viên các phòng ban
Cải thiện sự hợp tác giữa nhân viên các phòng ban là một trong những chức năng cốt lõi mà phần mềm quản lý văn bản đưa tới. Hệ thống quản lý văn bản có thể giúp mọi người cùng xem và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc mọi nơi, giảm thời gian chuyển tiếp và cập nhật bản sửa theo thời gian thực. Nhân viên các phòng ban hoàn toàn có thể cùng truy xuất tài liệu, chuyển tiếp và theo dõi ngay trên hệ thống quản lý văn bản. Các thành viên giữa các phòng ban hoặc cùng phòng ban có thể cộng tác dễ hơn trong vấn đề tìm kiếm, sửa đổi, khai thác các văn bản, tài liệu.
Nhờ có phần mềm quản lý văn bản nhân sự giữa các phòng ban cộng tác với nhau dễ dàng hơn
- Tăng tốc độ tìm kiếm, truy xuất tài liệu
Nhiều doanh nghiệp hiện nay phải đối diện với thực trạng chỉ dành 5-15% thời gian đọc thông tin để nắm bắt nội dung văn bản nhưng lại tiêu tốn 50% thời gian để tìm kiếm tài liệu. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp tăng tốc độ tìm kiếm các tệp tài liệu. Chỉ với một từ khoá hoặc một cụm từ khoá ta có thể tìm ra nhanh chóng văn bản mình cần thay vì lục tung nhiều đống giấy lớn xếp chồng lên nhau trên các giá, kệ, tủ. Bạn hoàn toàn có thể truy xuất, tìm kiếm ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào thay vì bó buộc mình trong các kho tài liệu bụi bặm và ẩm thấp.
Tăng tốc tìm kiếm, truy xuất tài liệu nhờ hệ thống quản lý công văn đi đến
- Tăng cường khả năng bảo mật tài liệu
Tài liệu trên hệ thống quản lý văn bản sẽ được bảo mật bằng mật khẩu. Tài liệu mật sẽ được phân quyền rõ ràng. Quyền xem và quyền chỉnh sửa văn bản cũng có thể thiết lập linh hoạt theo yêu cầu của mỗi phòng ban, mỗi doanh nghiệp.
>>>>>> Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tốt nhất hiện nay <<<<<
- Giảm thiểu lãng phí giấy, mực in, máy fax
Lựa chọn quản lý văn bản bằng phần mềm chuyên biệt là một lựa chọn xanh cho các tổ chức doanh nghiệp. Hoạt động này giúp hạn chế tình trạng lãng phí giấy, mực máy in, fax tài liệu, tiết kiệm một lượng lớn chi phí. Có trách nhiệm với môi trường đang trở thành một trong những mục tiêu quan trọng của nhiều tổ chức và khách hàng. Do đó, việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản có thể giúp nâng cao nhận thức về giảm thiểu ô nhiễm và chất thải tài liệu trong môi trường công sở.
Phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp bảo vệ môi trường, cắt giảm chi phí
DocEye – Phần mềm quản lý văn bản đi và đến tốt nhất cho cơ quan, tổ chức trong kỷ nguyên số
Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và hỗ trợ quản lý văn bản đi đến hiệu quả. Đây là một lựa chọn tối ưu, phù hợp với mọi quy mô cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn.
Phần mềm DocEye đưa tới nhiều tính năng ưu việt giúp tổ chức quản lý văn bản đến và đi hiệu quả hơn
DocEye sở hữu giao diện tiếng Việt, đơn giản, trực quan và dễ dùng, phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp Việt. Ngoài ra, phần mềm còn có các phiên bản trên mọi thiết bị: máy tính, điện thoại (iOS, Android). Khi sử dụng phần mềm DocEye tổ chức doanh nghiệp sẽ sở hữu trong tay nhiều tính năng quản lý văn bản đi đến nổi trội:
- Thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp
- Lưu trữ tài liệu tập trung trên một hệ thống, lưu trữ mọi lịch sử phiên bản của 1 tài liệu tại cùng 1 vị trí, cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi.
- Phân loại tài liệu khoa học theo mục đích, nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp
- Số hóa tài liệu vật lý với độ chính xác cao và upload trực tiếp từ máy scan lên hệ thống của DocEye
- Đồng bộ tài liệu hàng loạt và cấu trúc thư mục từ máy tính hay máy trạm lên hệ thống của DocEye
- Bảo mật dữ liệu chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu.
- Tra cứu tài liệu bất kỳ trong 3 giây với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao
- Quản lý mượn trả các tài liệu quan trọng thông qua đăng ký trực tiếp trên hệ thống DocEye tiện lợi, minh bạch và nhanh chóng, các tài liệu được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.
- Thống kê trực quan về số lượng và tình trạng, mục đích sử dụng các tài liệu của doanh nghiệp
Là phần mềm đạt giải thưởng Sao Khuê danh giá trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017 và 2018, DocEye chính là một lựa chọn tối ưu với những cơ quan, tổ chức đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công văn đi đến phù hợp, hiệu quả.
Như vậy, với phần mềm quản lý văn bản đến và đi, các cơ quan, tổ chức vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu suất. Trong kỷ nguyên số, làm chủ công nghệ là bí quyết để xây dựng những cơ quan số, tổ chức số và việc nhanh chóng triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ dẫn lối tổ chức của bạn đi tới thành công. Chính bởi vậy, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn DocEye ngay hôm nay!
>>> Bài viết liên quan:
