Ngày nay, phần mềm quản lý văn bản đến và đi đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành của các cơ quan, tổ chức. Nếu những giá tài liệu và những xấp giấy dày “ngột thở” đang dần trở thành nỗi ám ảnh mỗi khi cần kiếm tìm văn bản thì một phần mềm quản lý công văn đi đến chính là sự lựa chọn hoàn hảo để giải quyết thực trạng trên.
Hiện trạng việc quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt vẫn ưu tiên sử dụng quy trình quản lý văn bản đi và đến truyền thống. Bởi vậy văn bản đến và đi dễ bị thất lạc, chuyển đến muộn, xử lý muộn thậm chí là ùn ứ ở phòng hành chính, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc. Theo McKinsey, 70% giao dịch sẽ thất bại nếu không cung cấp đủ tài liệu, giấy tờ ngay khi cần. Bạn có thể xem thêm về thời hạn lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp tại đây
Việc quản lý văn bản, công văn đi và đến đóng vai trò quan trọng để tạo nên một doanh nghiệp chuyên nghiệp. Doanh nghiệp nếu làm theo đúng bộ nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến sẽ là chất xúc tác giúp các văn bản không bị dồn ứ mà lưu chuyển nhanh chóng tới bộ phận chuyên môn, xử lý kịp tiến độ.
Trước thực trạng các văn bản đi và đến đang không được quản lý một cách tối ưu, các cơ quan, tổ chức đã và đang tìm kiếm các giải pháp công nghệ phù hợp, điển hình như phần mềm quản lý văn bản đi đến để giải quyết triệt để bài toán trên.
| Xem thêm >>> Lỗi sai thường gặp khi quản lý văn bản đi và đến <<< |
Ứng dụng của phần mềm quản lý văn bản đến và đi vào các cơ quan, tổ chức bạn như thế nào?
Môi trường số luôn phát triển với một nhịp độ nhanh, nếu không nhanh nhạy, cập nhật các công nghệ mới, các doanh nghiệp sẽ bị đối thủ cạnh tranh bỏ xa. Theo Business.com, nhân viên sẽ giảm 21,3% năng suất làm việc bởi những thách thức liên quan tới các văn bản, tài liệu. Mỗi nhân sự có thể tiêu tốn 50% thời gian chỉ cho việc tìm kiếm, truy xuất các loại tài liệu. Bởi vậy việc triển khai các phần mềm quản lý văn bản đi đến không còn là một nhu cầu xa xỉ mà là một nhu cầu thiết yếu để tạo ra hệ thống quản lý văn bản hiệu quả hơn.
Cụ thể, hệ thống quản lý văn bản đi và đến sẽ thay đổi cách vận tổ chức bạn theo chiều hướng tích cực:
- Tài liệu sẽ được quản lý tập trung
Thời đại giữ một chồng tài liệu trong văn phòng và cất chúng vào các ngăn tủ lưu trữ, dán nhãn thủ công đang dần chìm vào quá khứ. Hệ thống quản lý văn bản sẽ giúp doanh nghiệp bạn sắp xếp tệp dễ dàng hợp vào từng phân loại phù hợp ngay trên hệ thống. Chúng hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp hợp lý, khoa học mọi loại tài liệu như hợp đồng, dự án, hồ sơ,… Khi tìm kiếm một tệp cụ thể, phần mềm sẽ hỗ trợ sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm và lọc kết quả.
- Cải thiện sự hợp tác giữa nhân viên các phòng ban
Cải thiện sự hợp tác giữa nhân viên các phòng ban là một trong những chức năng cốt lõi mà phần mềm quản lý văn bản đến và đi đưa tới. Hệ thống quản lý văn bản có thể giúp mọi người cùng xem và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc mọi nơi, giảm thời gian chuyển tiếp và cập nhật bản sửa theo thời gian thực. Nhân viên các phòng ban hoàn toàn có thể cùng truy xuất tài liệu, chuyển tiếp và theo dõi ngay trên hệ thống quản lý văn bản. Các thành viên giữa các phòng ban hoặc cùng phòng ban có thể cộng tác dễ hơn trong vấn đề tìm kiếm, sửa đổi, khai thác các văn bản, tài liệu.
- Tăng tốc độ tìm kiếm, truy xuất tài liệu
Nhiều doanh nghiệp hiện nay phải đối diện với thực trạng chỉ dành 5-15% thời gian đọc thông tin để nắm bắt nội dung văn bản nhưng lại tiêu tốn 50% thời gian để tìm kiếm tài liệu. Do đó việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp tăng tốc độ tìm kiếm các tệp tài liệu. Chỉ với một từ khóa hoặc một cụm từ khóa ta có thể tìm ra nhanh chóng văn bản mình cần thay vì lục tung nhiều đống giấy lớn xếp chồng lên nhau trên các giá, kệ, tủ. Bạn hoàn toàn có thể truy xuất, tìm kiếm ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào thay vì bó buộc mình trong các kho tài liệu bụi bặm và ẩm thấp.
- Tăng cường khả năng bảo mật tài liệu
Tài liệu trên hệ thống quản lý văn bản sẽ được bảo mật bằng mật khẩu. Tài liệu mật sẽ được phân quyền rõ ràng. Quyền xem và quyền chỉnh sửa văn bản cũng có thể thiết lập linh hoạt theo yêu cầu của mỗi phòng ban, mỗi doanh nghiệp.
- Giảm thiểu lãng phí giấy, mực in, máy fax
Lựa chọn quản lý văn bản bằng phần mềm chuyên biệt là một lựa chọn xanh cho các tổ chức doanh nghiệp. Hoạt động này giúp hạn chế tình trạng lãng phí giấy, mực máy in, fax tài liệu, tiết kiệm một lượng lớn chi phí. Có trách nhiệm với môi trường đang trở thành một trong những mục tiêu quan trọng của nhiều tổ chức và khách hàng. Do đó, việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản có thể giúp nâng cao nhận thức về giảm thiểu ô nhiễm và chất thải tài liệu trong môi trường công sở.
DocEye – Phần mềm quản lý văn bản đến và đi hàng đầu cho cơ quan, tổ chức trong kỷ nguyên số
Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và hỗ trợ quản lý văn bản đi đến hiệu quả. Đây là một lựa chọn tối ưu, phù hợp với mọi quy mô cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn.
DocEye sở hữu giao diện tiếng Việt, đơn giản, trực quan và dễ dùng, phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp Việt. Ngoài ra, phần mềm còn có các phiên bản trên mọi thiết bị: máy tính, điện thoại (iOS, Android). Khi sử dụng phần mềm DocEye tổ chức doanh nghiệp sẽ sở hữu trong tay nhiều tính năng quản lý văn bản đi đến nổi trội:
- Thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp
- Lưu trữ tài liệu tập trung trên một hệ thống, lưu trữ mọi lịch sử phiên bản của 1 tài liệu tại cùng 1 vị trí, cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi.
- Phân loại tài liệu khoa học theo mục đích, nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp
- Số hóa tài liệu vật lý với độ chính xác cao và upload trực tiếp từ máy scan lên hệ thống của DocEye
- Đồng bộ tài liệu hàng loạt và cấu trúc thư mục từ máy tính hay máy trạm lên hệ thống của DocEye
- Bảo mật dữ liệu chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu.
- Tra cứu tài liệu bất kỳ trong 3 giây với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao
- Quản lý mượn trả các tài liệu quan trọng thông qua đăng ký trực tiếp trên hệ thống DocEye tiện lợi, minh bạch và nhanh chóng, các tài liệu được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.
- Thống kê trực quan về số lượng và tình trạng, mục đích sử dụng các tài liệu của doanh nghiệp
Là phần mềm đạt giải thưởng Sao Khuê danh giá trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017 và 2018, DocEye chính là một lựa chọn tối ưu với những cơ quan, tổ chức đang tìm kiếm một phần mềm quản lý công văn đi đến phù hợp, hiệu quả.
Như vậy, với phần mềm quản lý văn bản đến và đi, các cơ quan, tổ chức vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu suất. Trong kỷ nguyên số, làm chủ công nghệ là bí quyết để xây dựng những cơ quan số, tổ chức số và việc nhanh chóng triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ dẫn lối tổ chức của bạn đi tới thành công. Chính bởi vậy, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn DocEye ngay hôm nay!
