Trong thời đại công nghệ 4.0 việc quản lý tài liệu theo phương pháp thủ công được đánh giá là lỗi thời đối với các doanh nghiệp hiện nay, bởi nó gây ra nhiều khó khăn, thậm chí rủi ro cho doanh nghiệp khi: tổng hợp tài liệu, báo cáo minh bạch, rõ ràng, bảo mật thông tin, tốn thời gian xử lý hay nhân sự tham gia,….
Khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý tài liệu
Tài liệu, thông tin không đồng bộ
Với các phương pháp quản lý tài liệu thủ công, thông tin tài liệu không được lưu thông xuyên suốt giữa các nhân viên và bộ phận khác nhau trong công ty. Điều này gây khó khăn trong việc đối chiếu thông tin, tổng hợp tài liệu và nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty. Mặt khác, thông tin không đồng bộ, không thống nhất còn dẫn đến việc giảm khả năng tương tác giữa các nhất viên, từ đó làm giảm năng suất làm việc và mức độ hiệu quả của công việc
Tốn thời gian trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin
Nguồn tài liệu không đồng bộ và xuyên suốt trong quá trình sử dụng gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình kiểm soát, tìm kiếm và khai thác thông tin. Theo đó, một nhân viên tốn từ 30 – 40% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin, thời gian trung bình để tìm kiếm một tài liệu là 18 phút. Điều này đang ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Lãnh đạo gặp khó khăn trong công tác quản lý
Một trong những khó khăn cơ bản nhất mà doanh nghiệp thường hay gặp phải khi thực hiện quản lý tài liệu trên giấy tờ là việc kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên và tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó đưa ra công tác điều hành chính xác, nhanh chóng. Bởi lẽ các con số ghi nhận trên giấy nhiều khi không thể phản ánh hết toàn bộ và hoàn toàn chính xác với thực tế. Đồng thời, người quản lý cũng mất nhiều thời gian, công sức cho việc tổng hợp những thông tin cần thiết.
Khó khăn bảo mật thông tin tài liệu
Đối với tài liệu giấy, tình trạng thất thoát thông tin tài liệu là vấn đề thường xuyên xảy ra do không kiểm soát được hết tình trạng sử dụng tài liệu của các nhân viên, phòng ban. Việc này gây khá nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi muốn bảo mật thông tin tài liệu.
| Xem thêm: Hệ thống quản lý văn bản điện tử đáng sử dụng nhất cho doanh nghiệp |
Giải pháp dành cho doanh nghiệp
Để khắc phục những khó khăn trên, không có cách nào ngoài việc doanh nghiệp cần thay đổi phương thức hoạt động và tìm kiếm một biện pháp tối ưu, chuyên nghiệp hơn. Trong thời đại mà tài liệu được xem là vàng như hiện nay, điều mà doanh nghiệp cần làm ngay bây giờ là xây dựng một hệ thống cơ sở tài liệu lớn phục vụ xuyên suốt cho quá trình hoạt động.
Để làm được điều đó, việc áp dụng những công nghệ mới để quản lý hệ thống thông tin tài liệu được xem là tối ưu hơn cả. Chúng ta có thể bắt gặp rất nhiều những dịch vụ, phần mềm của nhiều đơn vị khác nhau trên thị trường nhằm giải quyết nỗi lo cho doanh nghiệp. Và DocEye chính là một trong những vị cứu tinh đó.
DocEye là phần mềm quản trị tài liệu thông minh do FSI – Công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam hiện nay cung cấp. Phần mềm được xây dựng theo chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và đạt nhiều giải thưởng danh giá: Sao khuê 2016, 2017, 2018 và giải thưởng công nghệ số tiêu biểu Việt Nam 2019, đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp về:
- Quản lý tìm kiếm, chia sẻ thông tin tài liệu dễ dàng
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm
- Quản lý thông tin tài liệu hiệu quả
- Bảo mật an toàn
Quản lý tìm kiếm chia sẻ tài liệu, tài liệu không giới hạn không gian, thời gian, khoảng cách
DocEye có cơ chế chia sẻ tài liệu an toàn, nhanh chóng thông qua môi trường Internet. Nhân viên có thể chia sẻ tài liệu không giới hạn thời gian, địa điểm dễ dàng, nhanh chóng. Thông tin được lưu thông xuyên suốt giữa các phòng ban giúp nâng cao hiệu quả công việc (việc tổng hợp tài liệu, lập báo cáo minh bạch, dễ dàng hơn) và đẩy mạnh sự tương tác giữa các bộ phận.
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu
DocEye tích hợp tính năng tìm kiếm toàn văn (PDF Searchable) cho phép tìm kiếm được toàn bộ nội dung văn bản và tìm kiếm nâng cao giúp tra cứu tài liệu một cách thuận tiện chỉ với từ khóa, giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm xuống mức tối đa. Đồng thời các tài liệu được quản lý liên kết linh hoạt với nhau giúp người dùng dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin trên nhiều nguồn tài liệu.
Dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu
Khắc phục những khó khăn mà những người quản lý thường gặp phải khi sử dụng phương pháp quản lý tài liệu truyền thống, DocEye giúp lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê. Từ đó theo dõi được sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Bảo mật thông tin an toàn
Phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocEye hoạt động theo cơ chế bảo mật nhiều lớp và phân quyền chi tiết đến từng người dùng, đảm bảo an ninh an toàn thông tin theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 giúp tài liệu được bảo mật an toàn trong quá trình vận hành.
Với những tiện ích thiết thực và lợi ích nổi trội, DocEye đã và đang trở thành người đồng hành giúp nhiều đơn vị, doanh nghiệp giải quyết bài toán khó khăn mang tên tài liệu. Là một doanh nghiệp trong thời đại số, đừng để mình trở thành người đến sau vì không theo kịp bước tiến của công nghệ. Là một nhà quản lý thông mình, bạn đang chần chờ điều gì mà không thay đổi phương thức làm việc để nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
