Theo một cuộc khảo sát do IDC thực hiện, việc lưu trữ tài liệu không tiến hành hiệu quả có thể khiến các công ty thiệt hại tới 30% doanh thu hàng năm. Bởi vậy tìm kiếm giải pháp lưu trữ tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu suất là nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây cùng khám phá ngay lưu ý và giải pháp hiệu quả để lưu trữ hồ sơ tài liệu không còn là bài toán khó.
Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu doanh nghiệp
Khối lượng giấy lớn, khó quản lý cả bản cứng lẫn bản mềm
Theo một khảo sát năm 2022 của CMF Business Supplies, dù tiến hành số hóa, 10.000 tờ là số lượng giấy mà một doanh nghiệp cỡ vừa sử dụng mỗi năm. Trung bình cứ 12 – 15 phút tại nửa kia bán cầu một nhân viên văn phòng bỏ đi tờ giấy nào đó tại nơi làm việc.
Như vậy dù ứng dụng công nghệ, gánh nặng về bản cứng và bản mềm vẫn đè nén nhiều doanh nghiệp trên hành trình chinh phục công nghệ số. Tình trạng văn bản giấy vẫn được tạo ra hàng ngày và cách lưu trữ hiệu quả cả tài liệu giấy lẫn tài liệu điện tử là bài toán khó giải với nhiều doanh nghiệp.
Chi phí thuê kho bãi rút dần tài chính doanh nghiệp
Trong thời kỳ kinh tế suy thoái khi các doanh nghiệp đều đang loay hoay tìm biện pháp tinh gọn bộ máy vận hành để tối ưu chi phí. Nếu mãi cố thủ với việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy trong các kho bãi thì trung bình doanh nghiệp phải chi trả 15.000 – 20.000 đồng/ thùng tài liệu và 130.000 đồng/một mét khối diện tích hàng tháng. Ngoài ra chưa kể các chi phí phát sinh khác liên quan tới bốc dỡ, vận chuyển,…
Như vậy lượng tài liệu giấy càng lớn thì số tiền cần chi trả nhân lên sẽ càng nhiều.
Bội thực công nghệ lưu trữ tài liệu
Tìm kiếm trên Google với cụm từ khóa “công nghệ lưu trữ tài liệu hiệu quả nhất” ta thu được tới 192.000.000 kết quả. Có thể thấy trong kỷ nguyên số, có cầu ắt có cung. Nhận thầy “cầu” xuất phát từ các doanh nghiệp đang có cần số hóa, nguồn “cung” ngay lập tức xuất hiện với vô vàn giải pháp cùng đa dạng công nghệ lưu trữ tài liệu.
Việc bội thực công nghệ khiến doanh nghiệp cảm thấy hoang mang, khó khăn trong việc chọn lựa ra một phần mềm phù hợp nhất, vượt trội nhất tương thích với vận hành của các doanh nghiệp mình.
| Xem thêm: Nguyên tắc quản lý văn bản đến hiệu quả nhất 2023 |
Những lưu ý khi triển khai lưu trữ tài liệu doanh nghiệp
Cần đảm bảo quy định của pháp luật
Nhà nước quy định cụ thể về thời gian lưu trữ tài liệu với chi tiết từng loại và từng nhóm tài liệu: nhóm tài liệu khoa học công nghệ, nhóm tài liệu thi đua khen thưởng, nhóm tài liệu pháp chế, nhóm tài liệu hành chính,…
Các điều luật cũng quy định rõ ràng về quá trình xây dựng và cải tạo các kho lưu trữ, việc trang bị các thiết bị cũng như kỹ thuật bảo quản, việc xử lý kỹ thuật bảo quản hay việc tổ chức các tài liệu trong kho lưu trữ,…
Doanh nghiệp cần bám sát các điều luật do Bộ Nội vụ ban hành cùng các văn bản, thông tư liên quan nhằm lưu trữ tài liệu hiệu quả, khoa học.
Cần chỉnh lý, phân loại tài liệu khoa học
Với các kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu lâu năm, không có ai phụ trách thì tài liệu sẽ được đóng gói sơ sài trong nhiều hộp, lộn xộn. Để tìm kiếm, trích xuất thông tin là vô cùng khó khăn. Ngoài ra trong số các tài liệu lưu trữ sẽ tồn tại cả những giấy tờ, hồ sơ đã hết hạn lưu trữ, không còn giá trị khai thác.
Bởi vậy, công tác chỉnh lý phân loại tài liệu sẽ giúp tài liệu được phân loại khoa học, gọn gàng, dễ dàng khai thác nhằm tối ưu tác vụ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp. Vừa mở rộng kho lưu trữ vừa tiết kiệm chi phí.
Cần xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp khi lưu trữ tài liệu
Chúng ta cần hiểu rõ được nhu cầu của doanh nghiệp khi tiến hành lưu trữ hồ sơ tài liệu nhằm đảm bảo đạt được kết quả lưu trữ tốt nhất. Để xác định được vướng mắc, vấn đề trong lưu trữ tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, chúng ta có thể áp dụng một số phương pháp sau:
- Quan sát thực tế: những bất tiện, thuận lợi trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu: có dễ dàng truy xuất hay không, có dễ dàng tìm kiếm hay không,…
- Phỏng vấn chuyên sâu: với trưởng bộ phận, với nhân sự trong từng bộ phận để nắm được những vấn đề cần khắc phục trong quá trình lưu trữ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp.
- Phỏng vấn nhóm: doanh nghiệp có thể mở các buổi trò chuyện, các buổi tọa đàm để thu nhận đóng góp hai chiều từ phía nhân sự liên quan tới vấn đề lưu trữ tài liệu. Sau thu thập, ban lãnh đạo có thể ngồi lại bàn bạc, tìm ra giải pháp
- Khảo sát bằng bảng hỏi: đây là giải pháp dễ triển khai và có thể thu được những thông tin cần thiết nhằm nâng cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu
Như vậy, trên đây là một vài cách thức gợi ý giúp doanh nghiệp xác định được rõ nhu cầu và vấn đề của mình khi tiến hành lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu.
Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm uy tín
Để lưu trữ tài liệu hiệu quả doanh nghiệp việc loay hoay tự mình tìm kiếm giải pháp trong ngõ cụt không phải là một lựa chọn thông minh. Trước tình thế ấy, nhiều doanh nghiệp đã quyết định hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp uy tín, có thương hiệu trên thị trường để tìm ra biện pháp tối ưu, phù hợp.
Đây là giải pháp an toàn, thông minh bởi lý do khi tiến hành lưu trữ, doanh nghiệp vừa được tư vấn công nghệ phù hợp, hỗ trợ triển khai miễn phí, vừa được lựa chọn phần mềm thích hợp để ứng dụng rộng rãi,… Trong quá trình số hóa, chuyển đổi số, nhiều công ty, doanh nghiệp Việt đã quyết định bắt tay hợp tác với đơn vị cung cấp giải pháp, phần mềm lưu trữ tài liệu.
| Xem thêm: Khám phá phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt |
DocEye – Giải pháp lưu trữ tài liệu doanh nghiệp thông minh, tiết kiệm và uy tín hàng đầu thị trường
Để tìm ra giải pháp lưu trữ hồ sơ tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần tìm giải pháp vừa tuân thủ đúng quy định của pháp luật vừa đáp ứng được nhu cầu, mục tiêu lưu trữ trong thời điểm hiện tại. Hiểu được nhu cầu ấy, hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye đã được FSI – doanh nghiệp sở hữu hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số nghiên cứu và phát triển.
Tạo lập kho lưu trữ số thông minh, tiết kiệm
Hệ thống DocEye sẽ tiếp nhận đa dạng các loại tài liệu phổ biến với nhiều định dạng và lưu trữ chúng trong kho tài liệu số tập trung. Ngay khi tải tài liệu lên hệ thống dễ dàng lựa chọn vị trí, phân loại và ghi chú riêng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình truy xuất thông tin tài liệu sau này, tuân thủ nghiêm ngặt quy định liên quan về lưu trữ tài liệu.
Ngoài ra, DocEye hỗ trợ đa dạng quy mô doanh nghiệp từ nhỏ cho tới lớn với mức chi phí phụ thuộc vào số lượng người dùng nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng phù hợp.
Bảo vệ hiệu quả tài liệu mật, dữ liệu nhạy cảm
DocEye sẽ giúp doanh nghiệp phân quyền chi tiết xem, chỉnh sửa, xóa, tải xuống, chia sẻ,… cho chi tiết từng người dùng, nhóm người dùng phù hợp trong quá trình triển khai các dự án mà vẫn muốn bảo mật dữ liệu trên kho lưu trữ số dùng chung.
Ngoài ra, DocEye cũng được bảo vệ bởi mật khẩu 2 lớp tới từng thư mục chung, từng file tài liệu riêng giúp các doanh nghiệp an tâm bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, tài liệu mật. Khi cần sử dụng, phần mềm hỗ trợ nhân viên thực hiện đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống. Sau khi được ban lãnh đạo phê duyệt, có thể tự động thu hồi sau khoảng thời gian đã ấn định, tài liệu tự động được thu hồi.
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng chỉ với vài cú click chuột
Nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye cho phép doanh nghiệp tìm kiếm toàn văn, để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất nội dung tài liệu lưu trữ trên hệ thống. Chỉ cần một vài từ khóa chính liên quan tới tiêu đề hay nội dung trong tài liệu, doanh nghiệp 40% thời gian thời gian làm việc sẽ được tối ưu, giúp nhân viên hoàn thành nhiều tác vụ khác quan trọng hơn.
Như vậy, với nội dung trên chúng ta đã tìm ra giải pháp để tận dụng công nghệ để tối ưu chi phí và hiệu suất trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp. Làm chủ công nghệ và tìm được đối tác cung cấp phần mềm uy tín sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng trên hành trình tìm kiếm giải pháp lưu trữ tài liệu hiệu quả. Công nghệ hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động thông suốt, cập nhật thông tin nhanh chóng, tối ưu thời gian làm việc của tất cả các bộ phận. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí!
