Trong kỷ nguyên cách mạng công nghệ 4.0, nhiệm vụ xây dựng mô hình bệnh viện thông minh trở thành mục tiêu trọng tâm của nền y tế số. Trong đó, bài toán tìm kiếm phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án, đang là hòn đá ngáng đường, cản bước nhiều bệnh viện trên hành trình chuyển mình. Vậy đâu là giải pháp giúp các bệnh viện vượt qua thách thức? Cùng DocEye khám phá ngay giải pháp hữu ích trong bài viết dưới đây.
Phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án là gì?
Phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án là phần mềm giúp số hóa quy trình lưu trữ phân loại hay nói cách khác là số hóa quy trình quản lý kho hồ sơ bệnh án tại các bệnh viện nhằm phục vụ công tác tra cứu thông tin, xác định vị trí của hồ sơ bệnh án nhanh chóng, chính xác, tránh mất nhiều thời gian trong công tác tìm kiếm.
Thực trạng lưu trữ bệnh án – vắng bóng hệ thống quản lý văn bản y tế
Hiện nay, đa số các hồ sơ bệnh án được lưu trữ trong các bọc hồ sơ riêng trên các kệ tủ. Khi cần tìm kiếm, khai thác sử dụng cần phải trải qua quy trình xét duyệt nhiều bước để đảm bảo tính bảo mật, tránh sao chụp, lộ thông tin bệnh nhân. Hệ thống quản lý văn bản y tế vẫn còn nhiều hạn chế, nhiều bệnh viện chưa tích hợp công nghệ nên rất khó thực hiện mục tiêu chuyển đổi số mà Chính phủ đã đề ra, tạo ra nhiều rào cản trong quá trình xây dựng kho lưu trữ số.
Ngoài ra, vì lưu trữ, khai thác truyền thống qua các tài liệu giấy nên việc thất lạc bệnh án, rò rỉ dữ liệu cũng là mối đe dọa kề cận nhiều tuyến bệnh viện từ cơ sở cho tới trung ương. Cụ thể Bệnh viện Hoa Lư (Ninh Bình) đã từng làm 137 hồ sơ bệnh án bị thất lạc. Do vậy, phía Bảo hiểm xã hội đã quyết định không thanh toán 56 triệu đồng cho bệnh viện với những bệnh nhân không có giấy tờ.
Nhìn chung, bệnh án không được sắp xếp khoa học, thất lạc giấy tờ sẽ khiến nhiều bệnh nhân hoang mang vì không rõ phác đồ các loại thuốc cần cũng như tiến trình điều trị. Uy tín tại các bệnh viện theo đó mà sụt giảm.
| Xem thêm: Cách bảo quản tài liệu lưu trữ tối ưu nhất trong thời đại công nghệ |
Lợi ích của phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án
Với người bệnh
Nhờ phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án mà bệnh nhân không cần phải đem theo kết quả xét nghiệm, phiếu chẩn đoán hay đơn thuốc khi tái khám và điều trị. Những loại giấy tờ này hoàn toàn dễ dàng tìm kiếm, khai thác trực tiếp trên hệ thống. Tiền sử bệnh gia đình, tiền sử dị ứng thuốc, quá trình điều trị bệnh sẽ được lưu trữ, vừa giúp người bệnh so sánh trực quan các chỉ số xét nghiệm với kết quả khám tổng quát định kỳ, vừa chủ động chăm sóc sức khỏe bản thân.
Với bác sĩ nhân viên y tế
Sở hữu phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án dữ liệu bệnh nhân sẽ được cập nhật, truyền đi nhanh chóng giữa các khoa. Khả năng giao tiếp và tương tác giữa bác sĩ và bệnh nhân được cải thiện rõ. Thông tin y tế nếu được minh bạch hóa ở tất cả các tuyến, việc chẩn đoán và phối hợp điều trị theo đó sẽ diễn ra thuận lợi, dễ dàng hơn.
Với hình thức bệnh án giấy, tất cả thông tin liên quan đến việc khám và chẩn đoán, điều trị của bệnh nhân đều được ghi lại thủ công xuyên suốt quá trình điều trị. Tác vụ này làm tiêu tốn thời gian mà thông tin viết ra chưa được chính xác. Đối nghịch với thực trạng ấy tệp thông tin bệnh nhân điện tử được kết nối thống nhất trong tất cả các khoa của bệnh viện, mỗi bệnh nhân tương ứng với một mã số. Mọi thông tin khám chữa bệnh được số hóa và lưu trữ khoa học.
Ngoài ra, việc sử dụng đơn thuốc điện tử có thể giảm thiểu các sai sót về y tế (nhập lại, viết tay, v.v.). Theo đó, thời gian chờ đợi khám bệnh sẽ được rút ngắn. Các thủ tục khám bệnh rườm rà trở nên tối giản. Bác sĩ và bệnh nhân có thể chủ động truy cập mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị.
Với các cơ sở khám chữa bệnh
Phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án luôn sẵn sàng dữ liệu chăm sóc sức khỏe trên kho lưu trữ số dùng chung, minh bạch hóa mọi thông tin. Các y bác sĩ có thể dễ dàng tra cứu và tìm kiếm các dữ liệu lâm sàng cho mọi ca bệnh. Các bệnh viện cũng tối ưu được không gian lưu trữ bằng việc loại bỏ dần các kệ giá. Thời gian đăng ký khám sức khỏe, làm thủ tục nhập viện sẽ tối ưu chỉ còn 3-4 phút thay vì 15 – 20 phút như trước đây.
| Xem thêm: FSI chia sẻ giải pháp chuyển đổi số ngành y tế |
Phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án – chìa khóa nâng tầm dịch vụ chăm sóc y tế của bệnh viện Việt
Để nâng cao chất lượng công tác khám chữa bệnh trong các bệnh viện, đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số, việc sử dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án đóng vai trò vô cùng quan trọng. Thủ tục hành chính thông suốt, trơn tru, thời gian khám chữa bệnh sẽ được tối ưu. Hiểu được nhu cầu ấy, FSI với hơn 15 năm kinh nghiệm thực tế triển khai các giải pháp về chuyển đổi số đã nghiên cứu và phát triển thành công phần mềm quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye. Đây là phần mềm lưu trữ hồ sơ tài liệu với nhiều tính năng hữu dụng, hỗ trợ tối đa các bệnh viện trên hành trình chuyển đổi số.
Thiết lập kho hồ sơ bệnh án tập trung, tránh tình trạng thất lạc bệnh án
Phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án DocEye sẽ tiếp nhận thông tin liên quan tới hồ sơ bệnh án, lý lịch cùng các giấy tờ liên quan tới quá trình khám, điều trị của từng bệnh nhân để lưu trữ chúng trong kho lưu trữ. Nhờ có DocEye, các y tá, nhân viên phụ trách hành chính trong bệnh viện sẽ dễ dàng phân loại khoa học theo yêu cầu.
Các cán bộ, nhân viên y tế có thể cùng tiến hành truy cập, tìm kiếm, khai thác, hiệu chỉnh dễ dàng các loại văn bản nội bộ. Lịch sử các phiên bản sẽ được cập nhật, liên tục ngay trên phần mềm giúp người dùng dễ dàng nắm bắt. Với kho lưu trữ tại DocEye, các bệnh viện không lo tình trạng thất lạc bệnh án tiếp diễn. Việc kiểm soát lượng tài liệu lớn phát mỗi ngày từ hoạt động khám chữa bệnh chắc chắn không còn là áp lực đè nặng lên bộ phận hành chính.
Bảo vệ tài liệu quan trọng
Phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án DocEye sẽ tiến hành phân quyền chi tiết cho từng khoa, từng cán bộ nhân viên y tế đồng thời tạo lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng hồ sơ, tài liệu, bệnh án tạo ra hàng rào bảo vệ an toàn cho kho lưu trữ số. Những bệnh nhân đặc biệt cần hội chẩn, các bác sĩ hoàn toàn dễ dàng khai thác thông tin bệnh án thông qua tính năng đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống. Chúng sẽ được thu hồi tự động sau khoảng thời gian nhất định đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin bệnh nhân.
Tìm kiếm hồ sơ bệnh án trong tích tắc thay vì hàng giờ mò mẫm
DocEye là phần mềm cho phép mỗi cán bộ nhân viên y tế có thể tiến hành thực hiện tìm kiếm hóa đơn thanh toán, hồ sơ, bệnh án,… chỉ với 1 cú click chuột nhanh gọn. Nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR. DocEye còn cho phép tìm kiếm toàn văn, các y bác sĩ dễ dàng khai thác, truy xuất các tệp dữ liệu cần phục vụ công tác khám chữa bệnh hiệu quả.
Như vậy, phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án góp phần xây dựng bệnh viện thông minh, cũng như nâng cao chất lượng khám chữa bệnh trong thời kỳ số. Để thay đổi, phát triển và tối ưu tác vụ lưu trữ hồ sơ, bệnh án, việc ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ là nước đi cần triển khai trên tiến trình chuyển đổi số ngành y tế Việt.
