Trong thời đại 4.0, phần mềm quản lý văn bản sẽ là lựa chọn thông minh, giải phóng doanh nghiệp khỏi bài toán lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Vậy phần mềm quản lý văn bản đưa tới những lợi ích cụ thể nào? Lựa chọn phần mềm quản lý văn bản ra sao? Cùng DocEye khám phá ngay trong bài viết dưới đây
Phần mềm quản lý tài liệu sẽ thay đổi doanh nghiệp bạn ra sao?
Về cốt lõi, hệ thống quản lý tài liệu là phần mềm có chức năng đồng bộ, lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất và phân phối các loại tài liệu, văn bản. Phần mềm quản lý tài liệu sẽ thay đổi đáng kể quá trình vận hành của các tổ chức, doanh nghiệp như sau:
Tối ưu không gian lưu trữ
Nếu doanh nghiệp ngày càng nới rộng về quy mô thì chi phí để lưu trữ tài liệu cũng bị kéo lên nhanh chóng. Diện tích văn phòng làm việc thu hẹp lại bởi các hộp, thùng, kệ, giá đựng tài liệu. Một báo cáo đã chỉ ra rằng việc lưu trữ tài liệu vật lý chiếm khoảng 15% tổng diện tích văn phòng. Số liệu thống kê từ Hiệp hội Bất động sản Việt Nam giá thuê văn phòng hạng A sẽ dao động trong khoảng từ 350.000 – 950.000 đồng trên một mét vuông mỗi tháng. Với mức giá đó, mỗi một mét vuông chứa tài liệu chính là một mét vuông lãng phí.
Nếu sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu thì 100% diện tích văn phòng sẽ được sử dụng đúng mục đích. Không còn tình trạng các kho lưu trữ chiếm dụng phần lớn văn phòng. Xấp tài liệu dày cộm, các thùng, kệ giấy tờ sẽ không còn là nỗi ám ảnh của bao tổ chức, doanh nghiệp hiện đại.
Bảo vệ tài liệu an toàn trước thiên tai
Lưu trữ tài liệu vật lý không chỉ tốn kém mà còn tồn đọng rất nhiều rủi ro. Nếu doanh nghiệp bạn đặt tại miền trung, chỉ cần một cơn bão mạnh như cơn bão Noru quét qua, thông tin có giá trị lưu trữ trong hàng năm trời có thể bị phá hủy hoàn toàn. Theo thống kê, có tới 40 đến 60% tổng số doanh nghiệp nhỏ không bao giờ mở cửa trở lại sau thảm họa.
Nhưng bằng việc lưu trữ điện tử các văn bản lên phần mềm quản lý tài liệu, dù mưa bão, thiên tai, giấy tờ của bạn vẫn sẽ được bảo vệ an toàn. Ngoài ra phần mềm sẽ giúp sao lưu dễ dàng văn bản gốc. Nhờ lớp mật khẩu, các tài liệu mật sẽ được bảo vệ tuyệt đối, tránh được tình trạng đánh cắp thông tin, ảnh hưởng tới giá trị của tổ chức, doanh nghiệp.
Cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất
Trong một cuộc khảo sát gần đây của Nintex với 1.000 người được hỏi, 49% cho biết họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, 43% gặp phải rào cản khi chia sẻ tài liệu.
Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu sẽ tạo thành một quy trình làm việc hiện đại hơn. Nhờ có hệ thống lưu trữ tài liệu chung, quá trình tìm kiếm, chia sẻ cũng được thực hiện dễ dàng. Nhờ công nghệ hiện đại, phần mềm sẽ giúp tìm kiếm tài liệu thông qua các từ khoá. Việc mượn, trả tài liệu cũng được thực hiện trực tuyến, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, thuận tiện.
Cập nhật các phiên bản tài liệu mới nhất một cách nhanh chóng
Theo khảo sát của Nitex 33% nhân sự gặp vấn đề với việc cập nhật các phiên bản tài liệu mới của công ty. Thực trạng này sẽ gây ra nhầm lẫn và những sai sót không đáng có liên quan tới các công việc, dự án đang triển khai. Hậu quả gây ra có thể gây tổn thất về danh tiếng, uy tín hoặc tổn thất về mặt tài chính, doanh thu tùy thuộc vào mức độ nhầm lẫn.
| Xem thêm: Dịch vụ quản lý tài liệu doanh nghiệp tiết kiệm và hiệu quả nhất |
Nhiều người có thể truy cập, khai thác cùng một tài liệu
Vấn đề lớn nhất khi lưu trữ tài liệu truyền thống đó chính là một tài liệu trong một thời điểm, không gian cụ thể chỉ duy nhất 1 người có thể khai thác. Sự xuất hiện của một phần mềm lưu trữ tài liệu sẽ giải quyết triệt để tình trạng này. Cùng một tài liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại thông minh, máy tính để bàn, máy tính xách tay, nhiều nhân viên thuộc các phòng ban khác nhau có thể cùng nhau truy cập, khai thác 1 tài liệu. Hiệu suất làm việc nhờ đó mà tăng lên đáng kể, giải phóng hiệu quả lượng “thời gian chết” nơi công sở.
Bảo mật tài liệu tốt hơn
Hiện nay có tới 41% các công ty có chưa có phương án bảo vệ an toàn với những thông tin nhạy cảm như số thẻ tín dụng, hồ sơ sức khỏe,… Nếu để lộ và bị đánh cắp thông tin hậu quả gây ra là vô cùng nghiêm trọng, gây tổn hại về uy tín, danh tiếng thậm chí là doanh thu. lợi nhuận của công ty.
Một phần mềm quản lý tài liệu sẽ giúp hồ sơ, tài liệu được bảo mật tuyệt đối bằng mật khẩu. Tài liệu quan trọng sẽ được thiết lập phân quyền, hạn chế số người, chức vụ truy cập, sửa đổi. Nhờ vậy hiện tượng đánh cắp thông tin, để lọt tài liệu mật ra bên ngoài sẽ được giảm thiểu.
Tiết kiệm thời gian, tiền bạc của mọi tổ chức doanh nghiệp
Nhờ sự hiện diện của các phần mềm quản lý tài liệu mà 40% nhân viên văn phòng dành cho tác vụ tìm kiếm tài liệu trên các giá kệ sẽ được loại bỏ. Thay vào đó, nhân viên có thể dùng 40% thời gian ấy hoàn thành các tác vụ quan trọng khác, nâng cao hiệu suất làm việc.
Quá trình tìm kiếm theo từ khóa diễn ra nhanh chóng chỉ trong vài giây. Chi phí đầu tư về không gian, giá kệ, tủ, nhân viên quản lý sẽ trở nên vô nghĩa. Chỉ với một phần mềm quản lý tài liệu thời gian, tiền bạc của mọi tổ chức, doanh nghiệp được tiết kiệm đáng kể.
Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp?
Quản lý tài liệu giấy hoặc đã triển khai quản lý tài liệu số nhưng tổ chức kém, không đảm bảo chất lượng chỉ gây tốn lãng phí thời gian, tiền bạc và làm tổ chức, doanh nghiệp thêm đau đầu. Tìm hiểu kỹ và nghiêm túc đầu tư vào một phần quản lý tài liệu chất lượng chính là một lựa chọn thông minh.
Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye chính là một lựa chọn tuyệt vời cho những doanh nghiệp cần tìm lời giải cho bài toán quản lý tài liệu. DocEye giúp thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ có DocEye, mọi loại tài liệu đều được lưu trữ tập trung trên cùng một hệ thống. Mọi lịch sử phiên bản của 1 tài liệu tại cùng 1 vị trí, cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi. Phân loại tài liệu khoa học theo mục đích, nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp.
Ngoài ra, DocEye còn hỗ trợ:
- Số hóa tài liệu vật lý với độ chính xác cao và upload trực tiếp từ máy scan lên hệ thống của DocEye
- Tra cứu tài liệu bất kỳ trong 3 giây với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao (theo bộ lọc, mã barcode, …)
- Tìm kiếm tài liệu bản cứng nhanh chóng nhờ tính năng xây dựng kho 3D, giúp đối chiếu vị trí tài liệu trên kho điện tử với kho vật lý
- Đồng bộ tài liệu hàng loạt và cấu trúc thư mục từ máy tính hay máy trạm lên hệ thống của DocEye
- Bảo mật dữ liệu chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu.
- Quản lý mượn trả các tài liệu quan trọng thông qua đăng ký trực tiếp trên hệ thống DocEye tiện lợi, minh bạch và nhanh chóng, các tài liệu được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.
- Thống kê trực quan về số lượng và tình trạng, mục đích sử dụng các tài liệu của doanh nghiệp
Lựa chọn DocEye chính là giải pháp quản lý, lưu trữ tài liệu hiệu quả trên tiến trình phát triển của mọi tổ chức doanh nghiệp thời 4.0.
Như vậy, đầu tư vào một phần mềm lưu trữ quản lý tài liệu chất lượng như DocEye là một sự đầu tư thông minh. Công nghệ hiện đại sẽ giúp giải phóng doanh nghiệp bạn khỏi mọi tác vụ tìm kiếm, quản lý thủ công nặng nề. Các kho, giá, kệ, xấp tài liệu dày cộm sẽ được giải phóng và nằm yên ở quá khứ. Mong những thông tin trên của DocEye sẽ giúp mỗi doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả, thuận tiện hơn.
