Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

6 Bước Tạo Lập Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

2940 Views
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc có thể gây tốn thời gian và gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây lại được coi là công việc gần như bắt buộc tại hầu hết các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc

Khái niệm quy trình làm việc

Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới.

Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch được đề ra. Dựa vào từng chức năng nhiệm vụ mà các quy trình làm việc trong công ty có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quy trình     quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Có thể nói quy trình làm việc là cách tốt nhất để thực hiện các công việc theo tổ chức và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Một quy trình “chuẩn mực” nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích. Trong đó có thể kể đến như:

-    Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp
-    Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện
-    Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành
-    Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới
-    Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các bước để xây dựng quy trình làm việc.

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc

Công việc đầu tiên để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác định nhu cầu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải làm rõ nhu cầu của của công việc cần xây dựng quy trình là gì: để nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,… 

Ngoài ra, xác định mục đích và phạm vi cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm tại bước này. Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát , thời gian thực hiện, tấn suất công việc,… Còn xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….

Bước 2: Xác định số bước của quy trình làm việc

Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào về số bước của một quy trình làm việc. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quá trình kiểm soát. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc.

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Xác định số bước của quy trình làm việc

Trong đó 5W-1H gồm:

-    What (là gì?): xác định nội dung công việc
-    Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
-    When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
-    Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
-    Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
-    How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc

Còn 5M là xác định nguồn lực bao gồm:

-    Man (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
-    Money (tiền bạc) : Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
-    Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu) : tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
-    Machine (máy móc/công nghệ) : Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
-    Method (phương pháp làm việc) : làm việc theo phương pháp nào

Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Mô hình lý thuyết là không để đảm bảo một quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nahf quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tr, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tổ:   

•    Đơn vị đo lường công việc
•    Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường
•    Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu 

Đối với xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:

•    Những bước cần thực hiện kiểm tra
•    Tần suất kiểm tra 
•    Người thực hiện kiểm tra
•    Những điểm trọng yếu cần kiểm tra

Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

-    Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
-    Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
-    Test trong quá trình thực hiện.
-    Đo lường tính khả thi của quy trình

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiếm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ…

Bước 5: Mô tả/diễn giải các bước công việc.

-    Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
-    Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?
-    Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Bước 6: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

-    Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
-    Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???

Ngoài ra, để công việc xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, doanh nghiệp cũng có thể nhở đến sự trợ giúp của những phần mềm tạo lập quy trình làm việc. Các phần mềm tạo lập quy trình làm việc có thể kể đến như: VT WFMS, DocEye, Workflow,....