Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

6 tiện ích nổi bật của phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocEye

849 Views
Là phần mềm quản lý tài liệu thông minh do FSI – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam nghiên cứu và phát triển, DocEye giúp người dùng giải quyết được các bài toán về tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian xử lý thông tin, bảo mật thông tin an toàn,... 

Giới thiệu chung về DocEye

Phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocEye

Phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocEye

DocEye là hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin văn bản tài liệu, video, audio, email, báo cáo,... của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Bên cạnh đó, DocEye linh hoạt tùy chỉnh được theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng với quá trình lưu trữ tài liệu, bóc tách thông tin gần như tự động hoàn toàn.

Đăng ký ngay để được dùng thử miễn phí: https://doceye.vn/dang-ky.html.

Tiện ích nổi bật

1. Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian

DocEye giúp người dùng tra cứu tài liệu chỉ trong vài giây so với hàng giờ đồng hồ theo cách truyền thống do thông tin được sắp xếp hợp lý, hiệu quả. Mặt khác, việc tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự IONE trong hệ thống DocEye giúp người dùng tìm kiếm đầy đủ các nội dung văn bản thay vì chỉ nội dung tiêu đề như các phần mềm quản lý khác cũng giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin.

Phần mềm có cơ chế chia sẻ thông tin tài liệu an toàn, nhanh chóng thông qua môi trường Internet. Người dùng có thể chia sẻ thông tin dễ dàng mà không bị giới hạn bởi không gian, địa điểm chỉ với một click chuột. Việc này không chỉ giúp cho quá trình vận hành, chia sẻ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp diễn ra xuyên suốt, hiệu quả mà còn thuận tiện cho việc chuyển tiếp thông tin đến đối tác, khách hàng và giải quyết nhiều vấn đề nghiệp vụ khác.

2. Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả

DocEye giúp quản lý tài liệu chuyên nghiệp hơn

DocEye giúp quản lý tài liệu chuyên nghiệp hơn

DocEye giúp người dùng quản lý tài liệu theo yêu cầu. Người dùng có thể sắp xếp mọi tài liệu của mình theo dự án, theo loại tài liệu, theo phòng ban, theo thời gian hay bất cứ một mục đích sử dụng nào khác giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hơn.

3. Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê

Giải quyết được bài toán khó của các nhà quản lý khi đang phải đau đầu với những số liệu thống kế không rõ ràng và sai lệch trên giấy tờ, DocEye cho phép họ theo dõi tài liệu, báo cáo của doanh  nghiệp theo bảng thống kê. Từ đó dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp và hiệu suất làm việc của nhân viên để đưa ra cách điều chỉnh, chỉ đạo hợp lý.

4. Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý,…)

Hiện nay có đến 90% thông tin quan trọng của doanh nghiệp được thể hiện trên giấy và lưu trữ theo phương pháp truyền thống. Việc lưu trữ tài liệu giấy dễ dẫn đến việc  tài liệu có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan như: nhiệt độ, độ ảm, côn trùng, mối mốc,…

Theo nghiên cứu của PWC (PricewaterhouseCoopers – một trong bốn công ty kiểm toán lớn nhất thế giới), chi phí từ nhân lực đến mực, giấy và các chi phí khấu hao vật tư khác khi in tài liệu, bảo quản và lưu trữ thì mỗi văn phòng cần 20$ để tạo ra một tài liệu, 120$ để tìm một tài liệu sắp xếp sai và mất 220$ nữa để tạo lại một tài liệu bị mất hoặc bị hư hỏng. Do đó, doanh nghiệp đang phải bỏ ra một số tiền khá lớn để quản lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu.

DocEye chính là “cứu tinh” giúp doanh nghiệp thoát khỏi hoàn cảnh này. Với DocEye, toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang bản mềm và được sao lưu ngay trên hệ thống vào máy tính của khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí cho việc quản lý và bảo quản quản tài liệu như trước đây.

5. Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính,..)

Hệ thống phần mềm của DocEye được tích hợp sẵn bộ mẫu form, mẫu từ hành chính,… giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác tạo lập thông tin.

Ngoài ra, DocEye còn được tích hợp với công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE, giúp người dùng trích xuất các trường thông tin cần lấy từ văn bản hành chính như tờ trình, công văn, quyết định,… như: cơ quan ban hành, trích yếu nội dung, ngày tháng, số kí hiệu, nơi nhận, người ký,… để đưa vào phần mềm quản lý văn bản hoặc phiếu trình.

6. Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng

Cơ chế phân quyền giúp bảo mật thông tin an toàn

Cơ chế phân quyền giúp bảo mật thông tin an toàn

Phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocEye hoạt động theo cơ chế bảo mật nhiều lớp và phân quyền chi tiết đến từng người dùng, đảm bảo an ninh an toàn thông tin theo tiêu chuẩn an ninh an toàn thông tin theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 giúp tài liệu được bảo mật an toàn trong quá trình vận hành.

Phần mềm quản trị tài liệu thông minh DocEye được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam hiện nay. Phần mềm đã được ứng dụng tại nhiều dự án chuyển đổi số lớn trong nước và nhận được đánh giá cao của người dùng và giới chuyên môn.

Tại sao nên chọn DocEye?

  • Được nghiên cứu và phát triển bới FSI - công ty có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số.

  • Đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp: 2016. 2017, 2018.

  • Giải thưởng Vietnam Digital Award 2019.

  • Đội ngũ nhân sự triển khai chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.

  • Bảo mật an toàn theo chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và ISO 9001:2015.