Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Chuyển sang Phòng họp không giấy tờ: Những thách thức và cách tiếp cận

105 Views
Các phần mềm, giải pháp phòng họp không giấy tờ đã và đang giúp các cơ quan hành chính cũng như doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Tuy vậy, giai đoạn chuyển tiếp là phần khó khăn nhất khi thực hiện thay đổi, và bạn sẽ phải đối mặt với không ít những thách thức. Nhưng hãy coi những trở ngại này là thử thách cần vượt qua chứ không phải là bất lợi. Dưới đây là một số thách thức bạn có thể gặp phải khi bước đầu chuyển sang các cuộc họp không giấy - cùng với một số gợi ý về cách xử lý chúng.

Phòng họp không giấy tờ đang trở thành xu hướng tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Chi phí để thiết lập một phòng họp không giấy tờ không hề nhỏ

Các mô hình phòng họp điện tử về lâu dài sẽ giúp tiết kiệm một khoản chi phí khá lớn. Tuy nhiên, chi phí ban đầu để ứng dụng nó cũng không hề nhỏ. Chúng ta phải chi ra một phần ngân sách hiện tại của tổ chức để thiết lập hệ thống điện thoại thông minh, máy tính bảng và phần mềm. Các tài nguyên như tài liệu, hồ sơ,... cũng cần tốn chi phí để số hóa và tích hợp vào phần mềm .

Phương pháp tiếp cận: Phòng họp không giấy tờ không chỉ tiết kiệm các khoản chi phí đầu tư trang thiết bị mà nó còn giúp các tổ chức tối ưu các khoản như vé máy bay, vé tàu và phòng khách sạn cho những người tham gia đến, đồ ăn và thức uống, phòng họp nếu văn phòng không thể tạo điều kiện cho tất cả các giám đốc,... Bên cạnh đó, các tổ chức hãy đem so sánh chi phí dự kiến cho các cuộc họp truyền thống và cuộc họp không giấy tờ trong vài năm tới để thấy sự khác biệt. Về vấn đề thiết bị thông minh, ban đầu, nếu chưa thể đủ chi phí đầu tư đồng bộ, các tổ chức có thể khuyến khích những người tham gia sử dụng chính thiết bị của mình. 

Kỹ năng Công nghệ thông tin

Kỹ năng công nghệ là rào cản lớn nhất khi chúng ta bước đầu thực hiện chuyển đổi sang phòng họp không giấy

Điều này sẽ không thể tránh khỏi khi chúng ta bắt đầu áp dụng công nghệ. Sẽ có rất nhiều người còn hạn chế về mặt ứng dụng công nghệ. Họ có thể là những nhà kỹ thuật sợ thử công nghệ mới, hoặc họ có thể muốn tìm hiểu nhưng chưa bao giờ có lý do để làm như vậy trước đây. Họ cũng có thể được thiết lập theo cách của họ và không cảm thấy cần phải cập nhật thói quen mới. Dù lý do của họ là gì, những người này nhìn chung sẽ khó tiếp cận được phòng họp không giấy tờ nếu chưa có sự học tập và tìm hiểu kỹ lưỡng.

Phương pháp tiếp cận: Cung cấp đào tạo thực hành cho tất cả mọi người, sau đó cho phép họ có nhiều thời gian để điều chỉnh trước khi bạn hoàn thành quá trình chuyển đổi sang các cuộc họp không giấy. Những người gặp vấn đề khi sử dụng công nghệ mới thường không tiếp xúc với nó, vì vậy hãy để họ luyện tập một chút và sẵn sàng giải đáp những thắc mắc của họ. Thông thường khi các tổ chức mua phần mềm hoặc giải pháp này sẽ đi kèm với gói hỗ trợ và bảo trì, do đó bạn sẽ không phải lo lắng về việc thiết lập nhóm hỗ trợ kỹ thuật từ đầu.

Lo ngại vấn đề bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin là yếu tố hàng đầu cần cân nhắc khi tìm hiểu các phần mềm phòng họp không giấy tờ.

Các tổ chức doanh nghiệp cũng như cơ quan nhà nước có rất nhiều tài liệu, hồ sơ cần sự bảo mật thông tin gần như tuyệt đối. Chính vì vậy, đây là mối quan tâm hàng đầu khi họ bắt đầu ứng dụng các giải pháp công nghệ trong quy trình làm việc của mình.  Hiện nay, tin tặc có khả năng khai thác các lỗ hổng trong hệ thống máy tính, điện thoại thông minh và các tệp mất tính toàn vẹn của chúng trên Internet. 

Phương pháp tiếp cận: Các ứng dụng phòng họp số thường sẽ được thiết lập các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu, vì vậy hãy hỏi nhà cung cấp của bạn về chúng. Ví dụ, Phần mềm họp không giấy P-IONE của FSI sẽ tuân thủ an toàn bảo mật thông tin theo Nghị định 85/2016/NĐ-CP đã ban hành. Đồng thời các tổ chức cũng sẽ nhận được các tính năng bổ sung như quản lý người dùng bằng mã QR code, chính sách mật khẩu, theo dõi kiểm tra, kiểm soát quyền truy cập, mã hóa tài liệu, mã hóa mạng và các kiểm soát bảo mật di động khác. 

Vấn đề tương thích 

Mọi người có các sở thích khác nhau trong hệ điều hành điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ: Windows, Android hoặc iOS. Chúng ta không thể bắt buộc họ đổi qua sử dụng thống nhất một phần mềm được. Và nếu đầu tư đồng bộ thiết bị để cung cấp cho đại biểu thì sẽ là một khoản chi phí khá lớn.

Cách tiếp cận: Hãy tìm kiếm một phần mềm phòng họp không giấy tờ chạy trên nhiều nền tảng như Windows, Android và iOS. P-IONE có các phiên bản cho cả ba hệ thống có thể hoạt động cùng nhau trong một cuộc họp. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm trên nhiều thiết bị chạy hệ điều hành khác nhau. 

Các cuộc họp không giấy tờ không phải là một tương lai phù du mà chúng ta có thể thấy một ngày nào đó. Chúng đã là được áp dụng rộng rãi trong thực tế. Rất nhiều công ty, tổ chức trên thế giới áp dụng phần mềm phòng họp không giấy tờ và chuyển tài liệu của họ lên đám mây an toàn để giúp chúng có thể truy cập và bảo vệ.

Xem thêm: Tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm Phòng họp không giấy tại Việt Nam