Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Có Gì Đặc Biệt Ở Dịch Vụ Số Hóa Tài Liệu Của FSI?

69 Views
FSI là nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp, tổng thế hàng đầu Việt Nam hiện nay. Giải pháp số hóa tài liệu của FSI đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu về loại hình, kích thước, chất lượng,… của tài liệu. 

Dịch vụ số hóa tài liệu của FSI có gì đặc biệt?

Dịch vụ số hóa tài liệu của FSI có gì đặc biệt?

FSI cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện

Dịch vụ số hóa tài liệu của FSI là giải pháp an toàn giúp các doanh nghiệp vừa đưa được thông tin tài liệu lên nền tảng số để thuận tiện cho quá trình quản lý vừa đáp ứng được yêu cầu về bảo mật mà nhiều doanh nghiệp còn đang lo ngại.

FSI mang đến một giải pháp số hóa tài liệu toàn diện dành cho các doanh nghiệp tổ chức từ khâu cung cấp thiết bị cho đến quá trình thực hiện và bàn giao. Là doanh nghiệp số hóa tài liệu hàng đầu Việt Nam hiện nay, FSI sở hữu nhiều lợi thế nổi bật như:

-    Là nhà phân phối độc quyền của hàng loạt những thương hiệu máy scan nổi tiếng: FSI hiện là đối tác, nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu máy scan tên tuổi như Plustek, SMA, Canon, Kodak, Contex,… Nhờ đó, FSI có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu về thiết bị số hóa cho doanh nghiệp từ các tài liệu số hóa thông thường như tài liệu văn phòng, sổ sách, cho đến số hóa các tài liệu khổ lớn như bản đồ, bản vẽ xây dựng, giản đồ,....

-    Sở hữu kinh nghiệm triển khai phong phú, dày dặn: FSI có kinh nghiệm hơn 12 năm hoạt động trong lĩnh vực số hóa. Công ty đã và đang triển khai nhiều dự án số hóa tiêu biểu cho các tập đoàn lớn, các Bộ - Ban – Ngành trên cả nước. Ngoài ra đội ngũ nhân sự của công ty cũng được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm triển khai thực tế nhiều dự án lớn nhỏ.

-    Ứng dụng các phần mềm, công nghệ số hóa hiện đại trong quá trình triển khai: Ưu điểm nổi trội khác của dịch vụ số hóa tài liệu của FSI là sử dụng những phần mềm công nghệ hiện đại do công ty tự mình nghiên cứu và phát triển. Nhờ đó tạo nên một mô hình giải pháp số hóa tổng thể khép kín mà không phải phụ thuộc vào nhiều bên, đảm bảo được yếu tố bảo mật cho dự án của khách hàng. 

Xem thêm: Giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp của FSI

Quy trình và các gói dịch vụ số hóa tài liệu của FSI

Quy trình và các gói dịch vụ số hóa tài liệu của FSI

FSI cung cấp 2 hình thức số hóa online và offline

Dịch vụ số hóa tài liệu của FSI được chia làm 2 gói chính bao gồm: số hóa tài liệu online và số hóa tài liệu offline.

Đối với số hóa tài liệu online, FSI sẽ mang máy scan đến văn phòng hoặc địa điểm được khách hàng chỉ định và thực hiện scan, số hóa tài liệu. Quy trình tiến hành triển khai số hóa online thông thường bao gồm 5 bước: 

-    Nhận tài liệu: Nhân viên FSI tiếp nhận tài liệu cần số hóa của khách hàng tại văn phòng hoặc địa điểm khách hàng yêu cầu. Để đảm bảo tính bảo mật thông tin và tránh làm thất thoát tài liệu trong quá trình triển khai, toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình số hóa sẽ ký một cam kết bảo mật các thông tin mà họ xử lý theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013.

-    Chuẩn bị tài liệu: Gỡ bỏ các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp ra khỏi tài liệu. Đồng thời, tiến hành kiểm tra chất lượng tài liệu để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.

-    Tiến hành scan: Toàn bộ tài liệu tiếp nhận từ khách hàng sẽ được đưa vào scan bởi các thiết bị máy scan nổi tiếng như plustek, HP, Kodak.... Công suất tối đa có thể đạt được là 100,000 tờ/ngày. Ảnh scan sẽ được đặt tên tự động theo đúng yêu cầu của khách hàng và được định dạng với PDF, JPEG, TIFF, RTF hoặc Searchable PDF. 

Ngoài ra, phần mềm này cũng thực hiện việc phân loại và thiết lập hệ thống ảnh scan theo các mã vạch (barcode), mã phân tách (patch code), vùng nhận dạng ký tự quang học (OCR, bao gồm cả MICR) và hoàn toàn không giới hạn số lượng vùng, ký tự.

-    Kiểm tra chất lượng bản scan: FSI tiến hành kiểm tra ảnh scan theo tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị scan (12% trên tổng số ảnh hiện có). Những thủ tục kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện và duy trì trong suốt quá trình scan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2013.

Đối với hình thức số hóa tài liệu offline, FSI sẽ đến địa điểm của khách hàng nhận tài liệu cần số hóa, đem về phòng dịch vụ và thực hiện scan hoặc nhập liệu tùy theo yêu cầu của khách hàng. Quy trình scan cũng sẽ được thực hiện tương tự như scan tại địa điểm của khách hàng và thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối.

Sau khi các bước của quy trình scan hoàn tất, FSI cũng sẽ thực hiện giao trả CD, DVD chứa ảnh scan cùng tài liệu giấy tận địa điểm của khách hàng. Ngoài ra, FSI có thể giao trả bằng phương thức tải tập tin chứa ảnh scan lên FTP Server hoặc trang web mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và quy trình làm việc  bảo mật của FSI.

Ưu điểm của dịch vụ số hóa tài liệu của FSI

Ưu điểm của dịch vụ số hóa tài liệu của FSI

Dịch vụ số hóa của FSI được triển khai theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013

-    Cung cấp giải pháp số hóa tài liệu tổng thể theo yêu cầu của khách hàng, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả hoạt động

-    Triển khai số hóa theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015

-    Đội ngũ chuyên gia được đào tạo bài bản tại nước ngoài, có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án số hóa lớn

-    Ứng dụng các công nghệ số hóa tiên tiến đã giành nhiều giải thưởng công nghệ lớn (giải ba cuộc thi nhân tài đất Việt 2019, giải thưởng Vietnam Digital Award 2019, Sao khuê 2016, 2017, 2018,…) như: công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE, phần mềm số hóa D-IONE, phần mềm quản trị tài liệu DocEye,…. 

-    Hỗ trợ tư vấn và giải đáp thắc mắc miễn phí 24/7

Để nhận đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ, hãy điền vào đơn đăng ký theo link: Linh đăng ký

Hoặc liên hệ FSI ngay theo hotline để nhận tư vấn số hóa miễn phí: 0904 805 255