Sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản, hình ảnh thông minh đang dần trở nên ưa chuộng bởi sự tiện ích, an toàn và tiết kiệm vì việc quản lý và lưu trữ hình ảnh, văn bản, thông tin trên các tài liệu giấy ngày càng gặp nhiều khó khăn do chi phí bảo quản cũng như tốn diện tích.
Hiện trạng quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm lưu trữ văn bản
Hiện trạng quản lý tài liệu khi chưa có phần mềm lưu trữ văn bản
Trước đây, cách bảo quản văn bản, hình ảnh thường được tiến hành theo cách thủ công như phân loại, sắp xếp giấy tờ, sổ sách…sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Cách làm này thường tốn nhiều thời gian, công sức cũng như tốn diện tích lưu trữ và chi phí bảo quản rất cao. Trong khi đó, việc áp dụng phần mềm lưu trữ văn bản, hình ảnh đang dần trở thành xu thế hiện nay trong việc xây dựng chính quyền điện tử. Mặt khác, phần mềm lưu trữ văn bản giúp các doanh nghiệp tiết kiệm về thời gian và cho phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp.
Đã có rất nhiều đơn vị, tổ chức áp dụng giải pháp số hóa công tác quản lý tài liệu tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần là do hệ thống phần mềm lưu trữ thiết kế chưa phù hợp với chính các đơn vị đó. Việc thiết kế, tính toán giao diện cũng như tính năng phần mềm để phù hợp với các doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, họ đều mong muốn có một hệ thống tích hợp các chức năng như phần mềm lưu trữ hồ sơ, phần mềm lưu trữ tài liệu và phần mềm lưu trữ dữ liệu.
Phầm mềm lưu trữ văn bản dữ liệu, hình ảnh
Vì vậy, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển phần mềm lưu trữ văn bản điện tử thông minh DocEye dựa trên các công nghệ quản lý văn bản tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:
– Thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và Quản lý những thông tin được thu nhận này.
– Quản lý luồng công việc, bảo mật thông tin người dùng, tạo báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
– Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin, định dạng tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt
– Tập trung và quy trình hóa việc quản lý văn bản, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,
– Tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp (nhân sự, quản lý, in ấn,…), nâng cao hiệu suất công việc.
– Giải pháp quản lý văn bản, tài liệu bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
– Hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng… giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không bị giới hạn không gian, thời gian.
– Phần mềm lưu trưc văn bản DocEye còn được tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (Mẫu form, mẫu từ hành chính,…)
– Quản lý, theo dõi văn bản, tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê
Bên cạnh đó, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên phần mềm lưu trữ hồ sơ tài liệu DocEye đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn tối ưu của khách hàng. Đặc biệt, phần mềm, hệ thống phần mềm lưu trữ văn bản thông minh DocEye vinh dự ba năm liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018 – Giải thưởng uy tín trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của Việt Nam do Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam trao tặng.
| Xem thêm: 4 lưu ý về hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho doanh nghiệp |
Tại sao nên lựa chọn phần mềm lưu trữ văn bản của FSI?
Phần mềm lưu trữ văn bản DocEye – hệ thống quản trị thông minh cho doanh nghiệp
Hiện nay FSI đang cùng với Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh triển khai chương trình khuyến mãi “Miễn phí phần mềm lưu trữ văn bản DocEye cho các doanh nghiệp khởi nghiệp”. Để trải nghiệm các tính năng của phần mềm lưu trữ văn bản thông minh DocEye, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử tại: https://doceye.vn hoặc liên hệ Công ty FSI để được hỗ trợ.
FSI cũng là doanh nghiệp uy tín với hơn 12 năm kinh nghiệm trên thị trường chuyển đổi số và là sự lựa chọn của nhiều khách hàng lớn như: Honda, FSI, VNPT, Citicom, Hội quốc tế ngữ Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Sở quy hoạch kiến trúc,…
Lựa chọn FSI bạn sẽ được:
– Làm việc với đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số
– Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm triển khai
– Đảm bảo về mức độ an toàn bảo mật theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
– Hỗ trợ tư vấn 24/7
– Trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí
