Theo M-files, 83% nhân viên sẽ tạo ra tài liệu mới nếu không thể tìm thấy chúng từ kho lưu trữ. Như vậy việc nếu tác vụ tìm kiếm tài liệu không hiệu quả sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, công sức từ đội ngũ nhân sự. Từ đó ta thấy việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử rất quan trọng. Vậy làm thế nào để xây dựng chúng hiệu quả? Đọc ngay bài viết dưới đây để khám phá câu trả lời.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là hệ thống được thiết lập nhằm mục đích tối ưu tác vụ lưu trữ, quản lý, phân phối tài liệu trong nội bộ tổ chức doanh nghiệp. Hệ thống sẽ đảm bảo hiệu suất vận hành, tiết kiệm chi phí lưu trữ và góp phần xây dựng văn phòng số hiện đại trong tương lai.
Hệ thống lưu trữ điện tử đủ điều kiện sử dụng cần đảm bảo khả năng chuyển đổi tài liệu, xem tài liệu, in tài liệu, tìm kiếm, lưu trữ, sao lưu tài liệu cùng khả năng tích hợp với hệ thống sẵn có.
Phân hệ chính của kho lưu trữ điện tử:
– Phân hệ lưu trữ, đăng tải tài liệu
– Phân hệ làm việc với tài liệu
– Phân hệ quản lý và kiểm soát quy trình nghiệp vụ
– Phân hệ tìm kiếm và phân tích thông tin
– Phân hệ quản trị và tùy chỉnh tiêu chuẩn.
Hệ thống quản lý tài liệu giúp nhân sự có thể check hồ sơ, sửa tài liệu, tìm kiếm nhanh chóng, tiện lợi
Lưu ý 01: Tầm quan trọng của hệ thống quản lý tài liệu điện tử đối với doanh nghiệp trong kỷ nguyên số
Nhiều doanh nghiệp cảm thấy việc quản lý tài liệu giấy không phải vấn đề và họ vẫn ổn với cách vận hành cũ trên giá, tủ. Tuy nhiên, khi văn phòng trở nên lộn xộn, ngập tràn giấy tờ, việc tìm kiếm một bộ hồ sơ trở thành một nhiệm vụ khó khăn thì đó chính là dấu hiệu cho thấy việc xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu điện tử là điều cần thiết trong thời điểm hiện tại.
Biến thủ tục, giấy tờ trở thành chuyện nhỏ trong vận hành
Thủ tục giấy tờ vốn là gánh nặng đè lên phòng hành chính và nhiều bộ phận khác trong quá trình vận hành. Các tài liệu, hồ sơ được tạo lập, ký và trao đổi giữa các phòng ban hàng ngày cần nơi lưu trữ an toàn.
Chúng nằm rải rác trên bàn làm việc. Chúng bị bỏ lại trong các dãy hồ sơ dài. Chúng bị lãng quên trong kho tài liệu. Nếu muốn tìm kiếm ta lại phải bỏ phí cả buổi thậm chí cả một ngày làm việc dài.
Trong thời đại 4.0 chỉ với máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh, việc quản lý tài liệu được giải quyết. Tài liệu được tìm thấy chỉ với một vài từ khóa ngắn. Ta dễ dàng trích xuất và sửa đổi thông tin linh hoạt ngay trên hệ thống. Phiên bản mới được cập nhật nhanh chóng tới toàn bộ phòng ban,…
Chỉ với máy tính xách tay nhỏ gọn, việc tìm kiếm, xử lý tài liệu không con là gánh nặng trong quá trình giải quyết công việc của nhiều nhân sự
Tiết kiệm chi phí quản lý và nhân sự giữa bão suy thoái
Khi khối lượng tài liệu tăng dần theo sự phát triển của doanh nghiệp, nhiều nhà quản lý đau đầu tìm giải pháp xử lý: mở rộng kho lưu trữ, mua thêm tủ, tuyển thêm nhân sự. Giải pháp này khả thi nhưng tổn kém đồng thời chưa thực sự tối ưu trong kỷ nguyên công nghệ lên ngôi.
Nhân viên có thể gặp sai sót trong quản lý, sắp xếp thống kê. Tài liệu nhạy cảm chứa dữ liệu quan trọng vẫn có thể thất lạc, hư hỏng khi không động tới trong thời gian dài. Vì thế với kho lưu trữ số tập trung, ta sẽ dễ dàng tìm kiếm, không sợ tài liệu thất lạc.
Tạo hàng rào bảo mật cho hồ sơ tài liệu doanh nghiệp
Bài toán bảo mật luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm đặc biệt là với những hồ sơ, hợp đồng dự án quy mô lớn. Khi sở hữu hệ thống quản lý tài liệu điện tử, việc sắp xếp tài liệu khoa học trở nên dễ dàng. Doanh nghiệp tránh được lỗi trùng lặp, sai lệch thông tin, gây khó khăn khi chọn lọc hay tìm kiếm, cập nhật phiên bản mới cho tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp.
Đặc biệt, việc bảo mật sẽ được thắt chặt bởi nhiều hệ thống cho phép phân quyền chi tiết tới từng nhân sự, phòng ban. Tài liệu sẽ được mã hóa và bảo vệ đa lớp giúp doanh nghiệp an tâm trong quá trình lưu trữ.
Doanh nghiệp yên tâm khi gửi gắm dữ liệu nhạy cảm, hồ sơ dự án quan trọng
Lưu ý 02: Những nguyên tắc cần tuân thủ của hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại doanh nghiệp
Để xây dựng hệ thống quản lý một cách khoa học, hiệu quả, doanh nghiệp Việt thường lắng nghe lời tư vấn từ các chuyên gia và triển khai nhờ các công ty số hóa tài liệu chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm.
Theo điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, nguyên tắc để xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu điện tử mà doanh nghiệp cần tuân thủ bao gồm:
- Luôn đảm bảo công tác quản lý các văn bản, tài liệu cùng hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị, tổ chức được thực hiện đúng theo quy định.
- Luôn đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu theo đúng quy định của pháp luật hiện hành
- Tiến hành phân quyền chi tiết cho các cá nhân truy cập trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử
- Đảm bảo về độ tin cậy, độ chính xác của mọi dữ liệu được lưu hành trong hệ thống
Từ những nguyên tắc trên, hiện nhiều doanh nghiệp đã tuân thủ bộ nguyên tắc cụ thể sau trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý:
- Nguyên tắc bảo mật:
Thông tin khi lưu trữ trên hệ thống cần phân quyền, hạn chế lượt truy cập trái phép làm rò rỉ dữ liệu nhạy cảm. Nguyên tắc này áp dụng cho hệ thống quản lý tài liệu điện tử cả trong và ngoài tổ chức, doanh nghiệp.
Khi triển khai, việc chú ý phân quyền chi tiết cho từng phòng ban, thậm chí là từng cá nhân cần được chú trọng để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp
- Nguyên tắc tin cậy
Dữ liệu trong các hồ sơ, tài liệu, văn bản được đẩy lên hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải được xác thực kỹ lưỡng qua nhiều bộ phận. Tính chính xác phải được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo chất lượng quá trình lưu trữ không làm ảnh hưởng tới tiến độ dự án và các công việc liên quan của nhiều bộ phận, phòng ban.
Thông tin tin cậy sẽ giúp nhân sự có cơ sở để xử lý nhanh chóng các dự án và công việc liên quan
- Nguyên tắc thống nhất
Khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tính thống nhất của hệ thống cần được đảm bảo. Doanh nghiệp cần có sự thống nhất trong việc đặt tên file lưu trữ, thống nhất trong định dạng tài liệu, thống nhất vị trí lưu trữ tài liệu phù hợp,… Điều này sẽ hỗ trợ tối đa người dùng trong quá trình tìm kiếm, truy xuất hồ sơ, tài liệu sau này. Việc bàn giao công việc của nhân viên phụ trách cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Xem thêm về Hướng dẫn phân loại văn bản tài liệu doanh nghiệp khoa học tại đây.
- Nguyên tắc thân thiện
Giao diện hệ thống quản lý tài liệu tử cần phải thân thiện với người dùng đảm bảo mọi nhân viên đều có thể truy cập, tìm kiếm tài liệu kể cả những nhân sự lớn tuổi, sử dụng công nghệ hạn chế.
- Nguyên tắc kịp thời:
Các loại tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời: kịp thời cập nhật, kịp thời update đặc biệt với những thông tin, quy định mới từ Nhà nước, quy định nội bộ mới của doanh nghiệp, cần phổ biến gấp tới toàn thể cán bộ công nhân viên
- Nguyên tắc ghi nhận, thống kê
Tài liệu được lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu cần phải được ghi nhận và thống kê chi tiết cụ thể. Có thể biểu diễn trực quan kho tài liệu qua biểu đồ để nhà quản lý dễ theo dõi, theo dõi được tổng quan quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu.
Thống kê chi tiết sẽ giúp việc quản lý tài liệu được tối ưu
Lưu ý 03: Những yêu cầu cần đạt khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại doanh nghiệp
Yêu cầu kinh doanh
Mục đích cao nhất khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là phục vụ quá trình kinh doanh, phục vụ cho việc hoàn thiện hợp đồng, thủ tục ký kết. Bởi vậy một hệ thống quản lý tài liệu tốt là một hệ thống giúp bộ phận kinh doanh và các bộ phận liên quan dễ dàng tra cứu hồ sơ, dự án cũ, tìm kiếm quy định pháp lý liên quan đã được ban hành,…
Theo đó, tiến độ triển khai dự án theo đó được đảm bảo, không bị ngắt quãng do thiếu hồ sơ, giấy tờ,.. và nâng cao hiệu suất vận hành toàn doanh nghiệp. Bởi vậy mỗi hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần phải đảm bảo tốc độ xử lý dữ liệu, dung lượng lưu trữ phù hợp với yêu cầu đặc thù về kinh doanh của từng ngành, từng lĩnh vực.
Yêu cầu về kỹ thuật
Doanh nghiệp từng ngành khác nhau sẽ có yêu cầu về mặt kỹ thuật khác nhau. Do đó, theo thời gian, đặc tính kỹ thuật của phần mềm cần phải được phát triển với chức năng chuyên sâu để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Giao diện phải tối ưu cho người dùng.
Việc đảm bảo đầy đủ yêu cầu về kỹ thuật khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là để giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi nâng cấp phần mềm, mở rộng quy mô lưu trữ.
Yêu cầu về chức năng
Khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử những yêu cầu về chức năng đóng vai trò quan trọng. Một số chức năng cần được đảm bảo như sau:
- Tiếp nhận, lưu trữ đa dạng tài liệu dưới những định dạng phổ biến
- Lập danh mục tài liệu tự động
- Có khả năng bóc tách nội dung để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất, phân phối tài liệu
- Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác
- Kiểm soát tốt các phiên bản tài liệu khác nhau
- Bảo mật tốt toàn bộ dữ liệu trên hệ thống
- Kiểm soát truy cập, phân quyền chi tiết cho từng vị trí, phòng ban
Dựa trên danh sách vừa liệt kê, ta dễ dàng phát hiện tính năng còn thiếu và cân nhắc lựa chọn công nghệ, phần mềm hỗ trợ phù hợp nhằm xây dựng hệ thống quản lý tài liệu uy tín, chất lượng, đảm bảo yêu cầu.
Hệ thống cần đáp ứng được các yêu cầu về chức năng để giúp tối ưu trải nghiệm người dùng trên hệ thống
Yêu cầu về kiến trúc
Kiến trúc của một hệ thống quản lý tài liệu điện tử là yếu tố quan trọng khi tiến hành tích hợp vào vận hành của doanh nghiệp. Do đó, nó cho phép giảm thiểu rủi ro khi triển khai. Những yêu cầu cụ thể dưới đây sẽ không khiến doanh nghiệp mông lung xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử:
- Hệ thống phải đảm bảo tính linh hoạt đáp ứng đa dạng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
- Không gian lưu trữ dữ liệu đủ lớn để có thể lưu trữ tài liệu trong thời gian dài
- Cần lựa chọn hệ thống có kiến trúc chia thành nhiều thành phần để dễ dàng điều chỉnh, triển khai, hỗ trợ khi cần
- Kiến trúc hệ thống cho phép tạo bản sao lưu và khắc phục các thảm họa để tránh mất dữ liệu trong trường hợp khẩn cấp
- Đảm bảo hệ thống quản lý tài liệu điện tử được nhà phát triển tạo ra các mô-đun tùy chỉnh cần thiết cho vận hành và phát triển của doanh nghiệp
- Hỗ trợ được việc thiết lập và tự động hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
| Xem thêm: Hệ thống quản lý văn bản điện tử đáng sử dụng nhất cho doanh nghiệp |
Lưu ý 04: Khám phá hệ thống quản lý tài liệu điện tử thông minh dành cho doanh nghiệp
Đảm bảo được những yêu cầu và nguyên tắc trên, doanh nghiệp mới có thể xây dựng hệ thống quản lý tài liệu đạt chuẩn, đáp ứng nhu cầu lưu trữ thời đại số. Hiểu được nhu cầu cấp thiết ấy, FSI đã nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ và số hóa quy trình thông minh DocEye.
Đây là sản phẩm công nghệ tiêu biểu Make in Vietnam đạt giải thưởng Sao Khuê danh giá trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018, hỗ trợ mọi doanh nghiệp Việt trên hành trình xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
DocEye sở hữu tính năng nổi trội giúp quản lý tài liệu điện tử hiệu quả, khoa học
Giao diện dễ dàng sử dụng với tính bảo mật cao
DocEye là một sản phẩm Make in Vietnam bởi vậy 100% phần mềm là tiếng Việt, rất dễ sử dụng. Quy trình kéo thả linh hoạt, dễ dàng phổ biến rộng khắp với đa dạng đối tượng nhân sự. Doanh nghiệp đẩy tài liệu lên hệ thống nhanh chóng bằng thao tác đồng bộ tài liệu từ máy tính.
Hồ sơ, tài liệu vừa lưu trữ linh hoạt vừa dễ dàng phân quyền, xem sửa xóa linh hoạt cho từng cá nhân, từng phòng ban. Bảo mật 2 lớp sẽ giúp dữ liệu nhạy cảm được bảo mật tuyệt đối, xây dựng hàng rào bảo mật chắc chắn.
Lưu trữ tài liệu tập trung, khoa học, tiết kiệm tối đa chi phí
Hệ thống DocEye lưu trữ đa dạng các loại tài liệu lưu hành trong kho tập trung, dễ dàng phân loại một cách khoa học, tùy chỉnh theo nhu cầu. Nhân viên có thể truy cập kho tài liệu chung dễ dàng, tìm kiếm và tùy chỉnh văn bản nội bộ khi được yêu cầu. Các kho lưu trữ tài liệu cá nhân cũng được tạo lập giúp mỗi nhân viên quản lý, hoàn thiện công việc thuận tiện hơn.
Với dung lượng lưu trữ không giới hạn, bài toán quản lý tài liệu mở rộng quy mô lưu trữ sẽ được giải quyết nhờ sự hiện diện của DocEye.
Như vậy, doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử dễ dàng hơn với phần mềm DocEye. Việc thiết lập kho lưu trữ số tập trung, lựa chọn hệ thống tiết kiệm đáp ứng nguyên tắc, thống nhất, bảo mật, đảm bảo tính linh hoạt của người dùng sẽ không còn là vật cản. Dám thay đổi, ứng dụng công nghệ hiệu quả, doanh nghiệp ắt sẽ thành công.
