Quản lý tài liệu không hiệu quả là một trong những nguyên nhân chính làm giảm 30% lợi nhuận doanh nghiệp mỗi năm. Vậy làm thế nào để thiết lập quy trình lưu trữ tài liệu hiện đại giúp đảm bảo lợi nhuận doanh nghiệp? Đọc ngay bài viết dưới đây để khám phá ngay 5 lưu ý quan trọng trên hành trình thiết lập kho lưu trữ số cho doanh nghiệp thời 4.0.
Lưu ý 01: Xác định 1 quy trình lưu trữ tài liệu chuẩn cho doanh nghiệp
Chúng ta có thể xây dựng quy trình lưu trữ tài liệu dựa trên một tiêu chuẩn cụ thể. Dưới đây là quy trình lưu trữ tài liệu theo chuẩn ISO 9001 doanh nghiệp Việt có thể tham khảo:
Bước 1: Xác định mức độ ưu tiên của các hồ sơ
Trong bước này doanh nghiệp cần phải xác định rõ các loại hồ sơ quan trọng cần lưu trữ. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của sản phẩm mà chọn ra các tài liệu cần trong vận hành và kinh doanh như brochure sản phẩm, tài liệu về quy trình sản xuất, thông tin khách hàng cùng các hồ sơ liên quan tới quản lý chất lượng.
Bước 2: Tạo lập quy trình lưu trữ tài liệu
Doanh nghiệp cần tạo lập quy trình lưu trữ hồ sơ cụ thể chi tiết để đảm bảo dù có những thay đổi về mặt nhân sự nhưng quy trình vẫn vận hành và phổ biến được kể cả với người mới.
Cụ thể một quy trình lưu trữ tài liệu cần nêu rõ:
- Các bước phân loại tài liệu cùng với các tiêu chí phân loại cụ thể: theo từng dự án, theo từng chủ đề, theo thời gian lưu trữ
- Các bước sắp xếp hồ tài liệu có thể được trình bày chi tiết dưới dạng sơ đồ: Thông thường, chúng ta có thể lựa chọn sắp xếp hồ sơ theo thời gian, theo tính chất của hồ sơ hoặc sắp xếp theo từng phòng ban, lĩnh vực
- Cách thức lập danh mục quản lý hồ sơ: trong đó nêu rõ các thông tin cần khi tạo danh mục, thời gian cập nhật danh mục, cách thức cập nhật, thời gian rà soát và bổ sung, chỉnh sửa,…
- Các bước lưu trữ tài liệu: Chúng ta có thể nêu chi tiết các bước lưu trữ: bao gồm quy định khu vực để từng loại tài liệu, thời gian và các bước để cập nhật tài liệu mới, thời gian và các bước tiêu hủy tài liệu,…
- Các bước bảo quản tài liệu cụ thể: nếu doanh nghiệp sở hữu các kho lưu trữ tài liệu vật lý, còn với các doanh nghiệp lưu trữ tài liệu số thì cần bảo quản hiệu quả bằng cách đầu tư, cải tiến hệ thống bảo mật.
| Xem thêm: Hệ thống quản lý văn bản điện tử đáng sử dụng nhất cho doanh nghiệp |
Bước 3: Xác định rõ ràng thời gian lưu trữ
Thông thường các loại tài liệu sẽ được lưu trữ theo hai cách thức: lưu trữ theo thời hạn và lưu trữ vĩnh viễn. Để hiểu hơn về thời hạn bảo quản của hơn 200 loại tài liệu và yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo Thông tư số 09/2011/TT-BNV.
Bước 4: Tiến hành lưu trữ và bảo quản
Doanh nghiệp có thể sử dụng cách thức lưu trữ phù hợp với điều kiện doanh nghiệp như lưu trữ trong các kệ tủ, trên máy chủ hay trên Cloud. Đặc biệt nếu lưu trữ tài liệu giấy theo cách thức truyền thống cần chú trọng vấn đề liên quan tới nhiệt độ, độ ẩm và cách thức bảo quản khỏi ẩm mốc, côn trùng. Còn nếu doanh nghiệp lưu trữ trên các kho lưu trữ số thì cần chú trọng vấn đề bảo mật tránh tình trạng rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.
Bước 5: Tiến hành sử dụng tài liệu
Sau khi tạo lập quy trình lưu trữ tài liệu, chúng ta có thể tiến hành sử dụng trong việc tra cứu thông tin, xác minh quy trình và sản phẩm cũng như cung cấp thông tin gửi tới khách hàng, đối tác.
Bước 6: Tiến hành kiểm định và bảo quản tài liệu
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hồ sơ bảo quản phù hợp để tránh tình trạng hư hỏng, mối mọt nếu lưu trữ truyền thống. Khi lưu trữ trên kho lưu trữ số, doanh nghiệp cần rà soát đối chiếu cẩn thận với tài liệu gốc và định kỳ nâng cao mức độ bảo mật.
Bạn có thể xem thêm về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ đúng chuẩn tại đây.
Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ
Khi hồ sơ đã hết thời gian lưu trữ, chúng ta cần phải tuân thủ đúng quy định pháp luật đã nêu ra. Doanh nghiệp cần chú trọng việc đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ tài liệu ngay cả khi tiến hành hủy bỏ.
Lưu ý 02: Đảm bảo quy trình lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp đáp ứng đúng các quy định pháp lý hiện hành
Khi tiến xây dựng quy trình lưu trữ tài liệu, doanh nghiệp cần phải đảm bảo quy trình đó tận dụng được tối đa nguồn lực, phù hợp với tính chất doanh nghiệp đặc biệt phải tuân thủ quy định của pháp luật.
Một số quy định của pháp luật mà doanh nghiệp cần chú ý có thể kể đến như sau:
- Điều 15 Luật Giao dịch điện tử quy định về thông điệp của dữ liệu
- Điều 17 Luật Công nghệ thông tin quy định về lưu trữ tạm thời các thông tin số
- Điều 18 Luật Công nghệ thông tin quy định về việc thuê chỗ lưu trữ thông tin
- Điều 6 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về việc ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước và về quy định liên quan tới số hóa và lưu trữ dữ liệu
- Điều 38 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định việc tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ
- Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 trong đó quy định cụ thể về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
- Điều 6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào
- Điều 10 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định về bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định rõ ràng về các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào cũng như yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV cũng quy định chi tiết, các trường thông tin và cách biên mục dữ liệu đặc tả của phông, sưu tập, hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ đối với tài liệu lưu trữ
Lưu ý 03: Đầu tư và nghiêm túc với khâu chỉnh lý tài liệu
Công tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình lưu trữ tài liệu. Thông thường dịch vụ chỉnh lý tài liệu cần được thực hiện định kỳ 1 năm 1 lần với những doanh nghiệp sở hữu khối lượng lớn tài liệu.
Hoạt động chỉnh lý bao gồm việc tiến hành phân loại, hoàn thiện hoặc tạo lập hồ sơ, tài liệu mới. Nhờ vậy mà xác định lại giá trị tài liệu đang lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu sẽ giúp các doanh nghiệp:
- Sắp xếp lại một cách khoa học hệ thống hồ sơ tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, khai thác và bảo quản tài liệu
- Phát hiện kịp thời các tài liệu cũ hỏng, mối mọt để có biện pháp xử lý kịp thời
- Loại bỏ các tài liệu hết giá trị sử dụng
- Góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu số cho doanh nghiệp
Lưu ý 04: Phổ biến và thống nhất quy trình lưu trữ tài liệu trên quy mô toàn doanh nghiệp
Sau khi đã xây dựng quy trình lưu trữ tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần phổ biến rộng rãi khắp các phòng ban. Phương thức phổ biến thường dùng là gửi mail tới từng nhân viên cũng như đẩy mạnh các hoạt động truyền thông nội bộ, đảm bảo mỗi nhân viên đều nắm bắt được quy trình mới và thực hiện chúng hiệu quả trong quá trình hoàn thành công việc.
Sau khi phổ biến và được ứng dụng rộng rãi, doanh nghiệp cần triển khai các hoạt động khảo sát nội bộ để có thể cải thiện và hoàn thiện hơn quy trình ban đầu định kỳ 3-6 tháng sau khi áp dụng. Qua các khảo sát bảng hỏi hay phỏng vấn sâu trưởng ban từng bộ phận, ban lãnh đạo có thể hiểu rõ điểm tối ưu, hạn chế từ đó đề xuất biện pháp cải tổ quy trình lưu trữ tài liệu phù hợp.
Lưu ý 05: Ứng dụng công nghệ phù hợp để triển khai quy trình lưu trữ tài liệu doanh nghiệp hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Để xây dựng quy trình lưu trữ tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn “đúng công nghệ, đúng thời điểm” để tạo ra sự cải tiến đồng bộ. Bởi vậy, công nghệ hiện đại đến từ doanh nghiệp uy tín, từng triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp Việt sẽ hạn chế tối đa rủi ro liên quan.
FSI với hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số đã nghiên cứu và phát triển Hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye. Đây là hệ thống đã nhận được sự tín nhiệm của hơn 5500 khách hàng trên hành trình xây dựng quy trình lưu trữ tài liệu hiệu quả.
Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số hiện đại
DocEye sẽ thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu phổ biến hiện nay. Chúng ta có thể dễ dàng phân loại tài liệu khoa học và tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp. Các kho tài liệu cá nhân cũng sẽ được thiết lập phục vụ quá trình giải quyết của từng nhân viên xuyên suốt các dự án. Danh mục quản lý tài liệu tự động được thiết lập khi ta tiến hành tải tài liệu lên hệ thống. DocEye sẽ là công nghệ đồng hành hiệu quả với mọi doanh nghiệp trên hành trình thiết lập quy trình lưu trữ tài liệu hiện đại.
Tìm kiếm, khai thác tài liệu nhanh chóng chỉ với vài cú click chuột
Nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye cho phép tìm kiếm toàn văn, dễ dàng truy xuất tài liệu cần thiết chỉ trong vài giây ngắn ngủi. Chỉ với một vài từ khóa cùng thao tác click chuột, chúng ta dễ dàng sở hữu tài liệu mình cần một cách tiện lợi. Mọi nhân viên khi có nhu cầu truy xuất, chỉnh sửa tài liệu đều có thể truy cập, khai thác mọi lúc, mọi nơi một cách thuận tiện ngay trên hệ thống.
Bảo vệ tài liệu quan trọng hiệu quả
Hệ thống DocEye sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu an toàn, bảo mật bằng cách cho phép phân quyền chi tiết: xem, chỉnh sửa, tải xuống, xóa tệp,… với từng người dùng trong hệ thống dựa trên chức vụ và quyền hạn trong công việc. Điều này sẽ giúp đảm bảo an toàn cho các dữ liệu số được lưu trữ.
Ngoài ra, hệ thống DocEye còn thiết lập mật khẩu đa lớp: thiết lập mật khẩu tại từng tài khoản truy cập trên hệ thống, thiết lập mật khẩu tại từng thư mục, từng tài liệu. Bởi vậy người dùng yên tâm lưu trữ những dữ liệu nhạy cảm mà không sợ rò rỉ dữ liệu hay các lượt truy cập trái phép.
Như vậy, với những thông tin trên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin thiết lập quy trình lưu trữ tài liệu hiện đại. Có thể thấy, dưới sự hậu thuẫn của công nghệ cụ thể là DocEye việc tạo ra quy trình lưu trữ tài liệu hiệu quả sẽ không còn là trở ngại lớn trên hành trình số hóa, chuyển đổi số trong mỗi doanh nghiệp Việt. Đăng ký ngay để được tư vấn miễn phí!
Có thể bạn quan tâm:
Khám phá phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt
