Trong thời đại công nghệ số, phần mềm lưu trữ tài liệu đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách khoa học, hiệu quả và bảo mật. Tuy nhiên, với sự đa dạng của các phần mềm lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên thị trường, việc lựa chọn được giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là không hề đơn giản. Bài viết này sẽ chia sẻ 5 tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp lưu trữ tài liệu “ưng ý” nhất.
Phần mềm lưu trữ tài liệu doanh nghiệp là gì?
Phần mềm lưu trữ tài liệu doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, chia sẻ tài liệu một cách khoa học, hiệu quả. Phần mềm này thường bao gồm các tính năng như: Lưu trữ tài liệu, tìm kiếm tài liệu, phân quyền truy cập, chia sẻ tài liệu và bảo mật dữ liệu.
Các tiêu chí cần biết khi lựa chọn phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất
Tính phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Trước khi lựa chọn phần mềm lưu trữ tài liệu, doanh nghiệp cần xác định quy mô của mình là nhỏ, vừa hay lớn. Mỗi quy mô doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau về tính năng, dung lượng lưu trữ,…
Đối với doanh nghiệp nhỏ, cần lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu có dung lượng lưu trữ vừa đủ, chỉ cần các tính năng cơ bản như lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu.
Đối với doanh nghiệp vừa và lớn, cần lựa chọn phần mềm có dung lượng lưu trữ lớn, có các tính năng nâng cao như bảo mật, phân quyền truy cập, tích hợp với các phần mềm khác, và có khả năng tùy biến theo nhu cầu, bài toán đặc thù của doanh nghiệp.
Đầy đủ tính năng cần thiết
Doanh nghiệp cần xác định các tính năng cần thiết mà mình mong muốn ở một phần mềm lưu trữ tài liệu. Các tính năng thường được quan tâm bao gồm:
- Lưu trữ tài liệu theo nhiều định dạng khác nhau
- Phân loại tài liệu theo các tiêu chí khác nhau
- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác
- Phân quyền truy cập tài liệu
- Chia sẻ tài liệu với người khác
- Bảo mật dữ liệu.
Khi lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu cho đơn vị mình, doanh nghiệp cần chú ý khi được tư vấn, demo về giải pháp, từ đó nắm rõ đâu là những tính năng mà công ty thực sự cần, tránh lãng phí, hay những tính năng của phần mềm được giới thiệu có đủ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, tránh việc đầu tư thiếu hiệu quả.
| Xem thêm: Cách bảo quản tài liệu lưu trữ tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp |
Khả năng bảo mật dữ liệu
Bảo mật dữ liệu là một trong những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu. Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có hệ thống bảo mật mạnh mẽ, đa lớp, phân quyền chặt chẽ nhằm bảo vệ dữ liệu quan trọng của tổ chức khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài, hoặc rò rỉ nội bộ.
Khả năng tùy biến và tích hợp
Không phải phần mềm lưu trữ tài liệu nào cũng có khả năng tùy biến và tích hợp linh hoạt với phần mềm, hệ thống CNTT hiện tại của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn các giải pháp lưu trữ tài liệu có khả năng tùy biến và tích hợp với các phần mềm khác phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình để lựa chọn phần mềm có khả năng tùy biến và tích hợp tốt.
Tính dễ sử dụng
Phần mềm quản lý tài liệu cho doanh nghiệp cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng để người dùng có thể dễ dàng thao tác và quản lý tài liệu, tránh tình trạng khi trang bị hệ thống mới tốn quá nhiều thời gian để làm quen và đưa vào sử dụng.
| Xem thêm: Phương pháp quản lý văn bản đi và đến hiệu quả nhất cho doanh nghiệp bạn |
Phần mềm lưu trữ tài liệu DocEye – Giải pháp quản lý tài liệu tốt nhất dành cho doanh nghiệp
Để tìm ra phần mềm lưu trữ tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp từ các nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và được nhiều doanh nghiệp sử dụng, đồng thời đáp ứng được nhu cầu, mục tiêu quản lý tài liệu trong thời điểm hiện tại.
Nổi bật trên thị trường hiện nay, hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye là giải pháp được nghiên cứu và phát triển bởi FSI – doanh nghiệp sở hữu hơn 16 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai các dự án công nghệ cao, chuyển đổi số, xử lý dữ liệu lớn cho đa ngành.
Tạo lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung với chi phí tối ưu cho mọi quy mô doanh nghiệp
Hệ thống DocEye sẽ tiếp nhận đa dạng các loại tài liệu phổ biến với nhiều định dạng và lưu trữ chúng trong kho tài liệu số tập trung. Với các tài liệu được tải lên hệ thống, người dùng dễ dàng lựa chọn vị trí, phân loại và ghi chú riêng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình truy xuất thông tin tài liệu sau này.
Ngoài ra, DocEye tính chi phí phụ thuộc vào số lượng người dùng nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể cân nhắc để triển khai.
Đầy đủ tính năng lưu trữ tài liệu và hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng chỉ với vài cú click chuột
Thông qua quá trình nghiên cứu, phát triển với trí tuệ tập thể của đội ngũ hơn 100 chuyên gia, kỹ sư công nghệ đầu ngành, DocEye sở hữu đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp cần ở một phần mềm lưu trữ tài liệu. Đặc biệt là khả năng lưu trữ, phân loại, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu hiệu quả, bên cạnh khả năng phân quyền và bảo mật chặt chẽ.
Nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, phần mềm quản lý tài liệu DocEye cho phép doanh nghiệp tìm kiếm toàn văn, để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất nội dung tài liệu được lưu trữ trên hệ thống. Chỉ cần một vài từ khóa chính liên quan tới tiêu đề hay nội dung trong tài liệu, doanh nghiệp có thể xác định tài liệu chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm tới 40% thời gian tìm kiếm so với phương pháp thủ công, để nhân viên hoàn thành nhiều tác vụ khác quan trọng hơn.
Tùy biến mạnh mẽ nhưng luôn đảm bảo bảo mật tài liệu quan trọng, dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp
Nhờ sở hữu công nghệ lõi cùng các nhân sự dày dặn kinh nghiệm, chuyên môn cao, phần mềm lưu trữ tài liệu DocEye có khả năng tùy biến và tích hợp linh hoạt với các hệ thống phần mềm hiện có của doanh nghiệp, giúp tăng hiệu quả sử dụng và giải quyết những bài toán đặc thù của tổ chức.
Không chỉ vậy, DocEye còn giúp doanh nghiệp phân quyền chi tiết xem, chỉnh sửa, xóa, tải xuống, chia sẻ tài liệu,… cho chi tiết từng người dùng, nhóm người dùng phù hợp trong công ty, nhằm bảo mật các dữ liệu quan trọng được lưu trữ trên kho tài liệu số dùng chung.
Ngoài ra, hệ thống DocEye cho phép thiết lập mật khẩu 2 lớp tới từng thư mục chung, từng file tài liệu giúp các doanh nghiệp an tâm bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, tài liệu mật. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng, phần mềm hỗ trợ nhân viên thực hiện đăng ký mượn trả tài liệu ngay trên hệ thống điện tử. Sau khi hết hạn mượn trả, tài liệu sẽ được tự động thu hồi, đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ và tiện lợi.
Dễ dàng sử dụng ngay từ những ngày đầu triển khai song hành cùng dịch vụ hỗ trợ 24/7
Phần mềm quản lý tài liệu DocEye được thiết kế với giao diện trực quan, thân thiện với người dùng phổ thông. Ngay khi mở phần mềm quản lý tài liệu này, nhân viên, ban quản lý của doanh nghiệp dễ dàng làm quen và sử dụng các tính năng mà không cần tốn nhiều thời gian đào tạo, hướng dẫn.
Khi có những sự cố phát sinh trong quá trình vận hành, doanh nghiệp luôn an tâm bởi DocEye cung cấp dịch vụ hỗ trợ tại chỗ, dịch vụ chăm sóc khách hàng 24/7, đảm bảo cho hệ thống của tổ chức luôn hoạt động trơn tru.
Lựa chọn được phần mềm lưu trữ tài liệu hiệu quả, điển hình như DocEye, sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách khoa học, tập trung, nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro thất thoát dữ liệu. Doanh nghiệp cần cân nhắc 5 tiêu chí vừa nêu để lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình.
