Theo Xerox, hiện có tới 46% nhân viên của các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện đang lãng phí thời gian vào các thủ tục quản lý tài liệu thủ công với giấy tờ hỗn độn, không đạt chuẩn. Bởi vậy việc lựa chọn một phần mềm quản lý tài chính là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp Việt. Trong bài viết đọc ngay để khám phá 5 bí kíp chọn phần mềm quản lý tài liệu ISO hiệu quả cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý tài liệu ISO là gì?
Phần mềm quản lý tài liệu ISO là phần mềm tích hợp công nghệ với nhiều tính năng ưu việt với nền tảng công nghệ hiện đại cho phép các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện thao tác lưu trữ, tìm kiếm, phân loại tài liệu dễ dàng.
Những phần mềm này sẽ tạo ra quy trình kiểm duyệt tài liệu chuẩn ISO và giúp lưu trữ đa dạng các loại tài liệu biểu mẫu thường dùng trong tổ chức. Việc chia sẻ, thảo luận sẽ diễn ra một cách dễ dàng nhanh chóng, tự động gửi thông báo đảm bảo nhân viên luôn tiếp cận được kho tài liệu cập nhật.
Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý tài liệu ISO?
Quản lý tài liệu hiệu quả
Phần mềm quản lý tài liệu chuẩn ISO sẽ hợp lý hóa quá trình tạo, xem xét, phê duyệt, lưu trữ tài liệu. Nhờ vậy các tác vụ thủ công liên quan tới quản lý, xử lý tài liệu sẽ được loại bỏ. Nó sẽ giúp quá trình lưu trữ quản lý tài liệu hoạt động nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Với những doanh nghiệp sở hữu khối tài liệu lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu ISO là vô cùng cần thiết.
Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ mà công tác quản lý tài liệu trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn
Hợp tác dễ dàng, tương tác hiệu quả.
Việc hợp tác giữa các phòng ban và giữa các nhóm nhân sự trở nên hiệu quả. Phần mềm quản lý tài liệu ISO sẽ giúp các bên liên quan có thể truy cập vào các phiên bản tài liệu mới nhất, hạn chế sai sót.
Phần mềm cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác và đánh giá quy trình quản lý tài liệu theo thời gian thực. Việc chỉnh sửa, cập nhật tài liệu có thể diễn ra thuận tiện, đáp ứng nhu cầu chỉnh lý, sửa đổi thông tin của phòng ban, doanh nghiệp.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các tổ chức, doanh nghiệp phải có sẵn quy trình thủ tục quản lý văn bản đạt yêu cầu. Phần mềm kiểm soát tốt các phiên bản tài liệu, đảm bảo tính cập nhật, tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn ISO 9001 tránh những rắc rối liên quan.
Kiểm soát tốt phiên bản tài liệu
Phần mềm quản lý tài liệu ISO giúp truy xuất phiên bản tài liệu và quy trách nhiệm rõ ràng khi có sai sót xảy ra. Tổ chức dễ dàng nắm được nhân sự nào tự y sửa đổi, chính lý tài liệu, thời điểm thay đổi. Tính năng này đặc biệt phù hợp với những ngành đặc thù như y tế và hàng không.
| Xem thêm: Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp cho doanh nghiệp |
Cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc
Bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công liên quan đến quản lý tài liệu, phần mềm quản lý tài liệu ISO sẽ cải thiện năng suất làm việc.
Quy trình quản lý thủ công như tìm kiếm hồ sơ, nộp hồ sơ, in tài liệu, trình ký văn bản sẽ được giải phóng. Nhân sự tối ưu thời gian làm việc, dành thời gian hoàn thành những tác vụ quan trọng cần ưu tiên trong ngày. Với doanh nghiệp quy mô lớn, để hạn chế tình trạng quá tải hồ sơ thì trang bị phần mềm quản lý tài liệu ISO sẽ là giải pháp phù hợp.
Hỗ trợ quá trình đánh giá nội bộ
Đánh giá nội bộ là một phần quan trọng trong việc duy trì chứng nhận ISO 9001. Chúng giúp các tổ chức đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và xác định các khía cạnh cần cải tiến. Phần mềm quản lý tài liệu ISO hỗ trợ kiểm toán nội bộ bằng cách cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào tất cả các tài liệu liên quan, tiết kiệm thời, nâng cao hiệu suất làm việc.
Nhờ vậy, quản lý tài liệu không còn là tác vụ gây ảnh hưởng tới chất lượng cũng như việc duy trì chứng nhận ISO 9001.
Tăng cường bảo mật dữ liệu
Phần mềm quản lý tài liệu chuẩn ISO giúp bảo mật dữ liệu bằng cách tạo ra một kho lưu trữ số an toàn cho mọi loại hồ sơ, tài liệu. Tính năng xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu và kiểm soát phiên bản sẽ đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm như dữ liệu cá nhân và thông tin bí mật của doanh nghiệp.
5 bí kíp khi lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu ISO cho doanh nghiệp
Xác định rõ nhu cầu
Về cơ bản, hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu đều giống nhau: giúp lưu trữ tài liệu điện tử cấp quyền truy cập chúng để dễ dàng xem hoặc tải xuống. Doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu dựa trên các loại tài liệu, hồ sơ thường xuyên cần lưu trữ, truy xuất.
Sau đó tính tới nhu cầu cụ thể ví dụ như cần phần mềm hỗ tợ lưu trữ hiệu quả các loại hóa đơn kinh doanh theo từng quý, lưu trữ hồ sơ kế toán hay cần phải hỗ trợ quá trình gửi email cho khách hàng.
Ngoài ra việc có bao nhiêu nhân viên sử dụng hệ thống cũng sẽ là yếu tố để doanh nghiệp cân nhắc.
Dễ sử dụng
Doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý tài liệu ISO có giao diện thân thiện với đa số người dùng sở hữu trình độ kỹ thuật khác nhau. Nhân sự có thích ứng nhanh, dễ dàng ứng dụng thì hiệu suất mới được cải thiện, thời gian làm việc mới được tối ưu mà không trở nên lãng phí.
Bảo mật dữ liệu
Vấn đề bảo mật dữ liệu cần được ưu tiên trong quá trình lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu ISO. Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm có tính năng phân quyền linh hoạt, có hàng rào bảo mật tốt giúp ngăn chặn các cuộc tấn công vào hệ thống nội bộ. Việc trao đổi và cập nhật liên tục về vấn đề bảo mật là thực sự cần thiết khi chọn lựa.
Chế độ bảo hành, hỗ trợ
Phần mềm có thể xảy ra lỗi hệ thống, virus khiến hệ thống đình trệ bởi vậy một công ty có chế độ chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp vấn đề phát sinh nhanh chóng được hỗ trợ, xử lý, hạn chế tối thiểu việc rò rỉ dữ liệu và những thiệt hại về mặt tài chính.
Khả năng tích hợp với hệ thống bên ngoài
Điều này đóng vai trò quan trọng bởi nó sẽ đảm bảo việc đồng bộ tài liệu, hỗ trợ kết nối phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình các doanh nghiệp. Trong trường hợp phần mềm quản lý tài liệu hoạt động độc lập, không hỗ trợ khả năng kết nối với phần mềm khác sẽ tạo ra nhiều bất tiện trong việc đồng bộ tài liệu.
| Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản đến và đi hữu hiệu nhất |
Đi tìm phần mềm quản lý tài liệu ISO tối ưu cho doanh nghiệp >> DocEye
Hiểu được nhu cầu của doanh nghiệp trong việc cần tìm kiếm phần mềm quản tài liệu ISO hiệu quả, FSI với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số, thành công nhận được sự tín nhiệm của 5500 khách hàng đã tích cực nghiên cứu và phát triển hệ thống lưu trữ tài liệu và quản lý quy trình DocEye.
Hiện DocEye là phần mềm quản lý tài liệu ISO nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp hoạt động trong đa dạng lĩnh vực, ngành nghề.
Giao diện thân thiện, hỗ trợ quản lý tài liệu hiệu quả nhất
Giao diện DocEye thân thiện với người dùng, phần mềm tiếng Việt, dễ dàng sử dụng, phù hợp với đa dạng các đối tượng nhân sự ở các phòng ban.
DocEye sẽ thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu khác nhau, lưu trữ trong kho tập trung, phân loại tài liệu một cách khoa học tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng. Bên cạnh đó, các kho tài liệu cá nhân cũng có thể được tạo lập nhằm phục vụ mỗi nhân viên xuyên suốt quá trình hoàn thiện công việc.
Bảo mật tài liệu hiệu chuẩn ISO
DocEye sở hữu tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu. Hệ thống vận hành hiệu quả đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật chặt chẽ.
Những tài liệu quan trọng, khi cần, nhân viên có thể linh hoạt thực hiện đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống DocEye. Các tài liệu cho mượn sẽ được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.
Ngoài ra phần mềm hoạt động linh hoạt theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 là một phần mềm quản lý tài liệu chuẩn ISO nên doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn và ứng dụng vào vận hành.
Được hỗ trợ của đội ngũ nhân sự chất lượng
FSI hiện sở hữu hơn 100 chuyên gia đầu ngành nghiên cứu phát triển phần mềm quản lý tài liệu ISO DocEye. Với kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn cao chắc chắn sẽ hỗ trợ hiệu quả xuyên suốt quá trình cài đặt, sử dụng phần mềm, hỗ trợ khách hàng 24/7.
Như vậy, DocEye là phần mềm quản lý tài liệu ISO hiện đại, đáp ứng được linh hoạt đa dạng nhu cầu của mỗi doanh nghiệp trong quá trình vận hành và hiện là phần mềm uy tín được hơn 5500 khách hàng tin tưởng. Nếu muốn tìm kiếm giải pháp lưu trữ chuẩn ISO liên hệ đăng ký ngay để được tư vấn!
