Cách thống kê tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ hiệu quả nhất

Thống kê tài liệu lưu trữ là một tác vụ luôn hiện hữu tại nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Những con số trong quá trình thống kê dễ nhầm lẫn, việc mượn trả tài liệu nhiều làm sai sót nảy sinh. Vậy làm thế nào để thống kê tài liệu không còn là một gánh nặng? Cùng DocEye khám phá ngay bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết. 

Thống kê tài liệu lưu trữ là gì? 

Thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ yêu cầu thu thập, ghi chép số liệu định kỳ về tài liệu lưu trữ. giúp cơ quan tổ chức nắm được số lượng, thể loại và báo cáo thống kê theo quy định của Nhà nước.

Như vậy, thống kê lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, giúp nâng cao chất lượng công tác báo cáo thống kê, công tác văn thư lưu trữ định kỳ hàng năm.  

Điều kiện để thống kê tài liệu lưu trữ

Sổ nhập tài liệu lưu trữ

 Đây là loại sổ dùng để thống kê theo dõi hiện trạng nhập tài liệu của các kho lưu trữ. Quá trình thống kê vào sổ nhập liệu cần phải tuân thủ những quy định sau: 

• Mọi loại tài liệu đều phải được thống kê vào sổ này khi chúng được nhập kho 
• Mỗi lần nhập kho phải đánh số thứ tự dù số lượng nhiều hay ít
• Tài liệu được nhập vào trong kho lưu trữ cần phải được tập hợp thống kê đầy đủ để nắm được thực tế nhập tài liệu vào kho lưu trữ 

Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp việc thống kê được đơn giản hóa. Các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp có thể nắm được chi tiết và đầy đủ những cá nhân giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu và cách thức để xây dựng kế hoạch công tác trong thời gian tới sao cho phù hợp. 

Sổ xuất tài liệu lưu trữ

Sổ xuất tài liệu lưu trữ được chia ra gồm hai loại: 

Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: 

• Dùng để thống kê những tài liệu chuyên dùng để cho mượn, chỉnh lý, phục chế, tu bổ hoặc sao chụp. 
• Số xuất tạm thời tài liệu lưu trữ giúp phản ánh rõ những biến động tài liệu trong kho để theo dõi và thu về các tài liệu hết thời hạn mượn mà vẫn chưa được hoàn trả từ đó đưa ra kế hoạch bổ sung, hoàn chỉnh phông lưu trữ. 
• Số xuất hẳn tài liệu lưu trữ

• Sổ này dùng để thống kê tình hình xuất vĩnh viễn ra khỏi kho lưu trữ, không thu hồi lại
• Sổ này sẽ giúp cơ quan lưu trữ có thể quản lý sát sao tình hình tài liệu chuyển khỏi kho lưu trữ để cán bộ lưu trữ đề ra kế hoạch, biện pháp thích hợp trong công tác quản lý, bảo quản 

Sổ đăng ký các phông lưu trữ

Sổ đăng ký các phông lưu trữ được sử dụng với mục đích thống kê số lượng các phông lưu trữ cùng nhiều thông tin khác liên quan để giao nộp chúng vào trong kho. Sổ này cơ bản giúp quy trình thống kê tài liệu lưu trữ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn và thương bao gồm 4 cột: 

• Cột 1: Thống kê các phông trong lưu trữ
• Cột 2: Ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho
• Cột 3: Tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông
• Cột 4: Nếu là phông đóng phí thì bổ sung thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc. Nếu là phông mở thì chỉ ghi thời gian bắt đầu. 

Phiếu phông lưu trữ

Loại phiếu này dùng để ghi chép lại những thay đổi trong tên gọi của phông. Nhờ vậy, người quản lý có nắm rõ được số lượng, thành phần, thay đổi về số lượng thành phần của phông . Trong đó, tên phông cần được liệt kê theo trình tự thời gian hình thành của tên gọi đơn vị.  

Sổ mục lục hồ sơ

Đây chính là một trong những công cụ tra cứu cơ bản của kho lưu  trữ dùng để thống kê, tài liệu, hồ sơ. Nhờ đó, trật tự hồ sơ được giữ gìn và phản ánh được tổng quan nội dung hồ sơ của phông lưu trữ

Sổ mục lục sẽ giới thiệu được thành phần nội dung của tài liệu và cố định trật tư hệ thống hóa hồ sơ trong phông. Nhờ vậy việc thống kê lưu trữ sẽ được quản lý chặt chẽ hơn, tra tìm văn bản lưu trữ sau chỉnh lý cũng dần trở nên dễ dàng. 

 Cấu tạo bản mục lục của hồ sơ bao gồm: tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê hồ sơ, bảng chỉ dẫn, phần kết thúc.

Những yêu cầu để thống kê tài liệu lưu trữ

Để việc thống kê tài liệu đơn giản hơn, quản lý kho cần phải nghiêm ngặt thực hiện một số lưu ý sau đây:

1. Các loại số sách thống kê đều phải được đánh số trang, số quyển, đóng dấu giáp lai.
2. Mọi tài liệu, ghi chép liên quan không được tẩy xoá, sửa chữa. Khi cần chỉ người có trách nhiệm mới được thực hiện những thao tác này. Ngoài ra quá trình sửa chữa cũng cần phải tuân thủ một số nguyên tắc:
   • Không dùng bút xoá
   • Chỉ gạch ngang, hoặc gạch chéo
   • Sửa chỗ nào phải ký ra ngoài lề cạnh chỗ sửa
3. Sổ có nhiệm vụ thống kê tài liệu phải được bảo quản riêng. Chìa khoá trong tủ để sổ sách thống kê phải giao cho người có trách nhiệm giữ.
4. Tuyệt đối không đem sổ sách thống kê tài liệu quan trọng ra khỏi nơi làm việc, giao cho người không có trách nhiệm giữ
5. Các loại sổ sách thống kê tài liệu chỉ có người có trách nhiệm mới được sử dụng. Không tuỳ tiện cho người khác xem hoặc sử dụng làm công cụ tra cứu cho người mượn, sử dụng tài liệu. 
6. Sử dụng phần mềm lưu trữ hiện đại để có thể dễ dàng thống kê văn bản trong kho lưu trữ với từng phân loại khác nhau, cụ thể như phần mềm DocEye.

DocEye – Giải pháp thống kê tài liệu lưu trữ hiệu quả cho doanh nghiệp, tổ chức

Khi tải tài liệu lên hệ thống, số liệu sẽ được cập nhật theo thời gian thực, quá trình mượn trả tài liệu cũng trở nên dễ dàng qua đăng ký trực tiếp trên hệ thống DocEye tiện lợi, minh bạch và nhanh chóng, các tài liệu được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.  DocEye sẽ giúp thống kê trực quan về số lượng và tình trạng, mục đích sử dụng các tài liệu của doanh nghiệp. Nhờ vậy quá trình thống kê tài liệu sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết. 

Công tác thống kê tài liệu lưu trữ luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận. Bởi vậy hy vọng rằng với một số chia sẻ trên, việc sử dụng DocEye sẽ là gợi ý hoàn hảo cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn.