Khám phá phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt

Trước bối cảnh lượng hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp ngày càng tăng theo cấp số nhân, việc quản lý hồ sơ theo phương thức truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế, gây lãng phí thời gian và chi phí. Chính bởi vậy, nhiều doanh nghiệp đang ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ thông minh, với khả năng tùy biến theo nhu cầu của đơn vị.  

Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp mang lại lợi ích gì?  

Chi phí vận hành thấp hơn 

Trong một cuộc khảo sát của Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế (IDC) đã cho thấy rằng tài liệu giấy sẽ làm tăng đáng kể chi phí vận hành của các công ty hiện nay. Việc lãng phí này có thể khiến tổ chức tiêu tốn 19.732 đô cho mỗi nhân viên và làm giảm tới 21,3% hiệu suất của toàn tổ chức. Vì vậy việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu sẽ giảm tối thiểu lượng tài liệu giấy cần in ấn, giúp tối ưu hóa chi phí vận hành.   

Quản lý thời gian hiệu quả hơn 

Với những hợp đồng, báo cáo tài chính, hồ sơ nội bộ cùng nhiều văn thư khác phát sinh liên tục mỗi ngày, nhân viên cần dành thời gian để tạo, sắp xếp và tìm kiếm giấy tờ khi cần đối chiếu, phân tích. Theo khảo sát của IDC, đa số những nhân viên được hỏi đã trả lời rằng họ dành ít nhất 2 giờ mỗi tuần chỉ để tìm kiếm hồ sơ. Thời gian kể trên vô cùng lãng phí, gây tốn kém tiền bạc của công ty và làm giảm hiệu suất làm việc mỗi ngày.   

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, nhân viên hoàn toàn có thể dễ dàng định vị, thậm chí là tìm kiếm toàn văn các văn bản được lưu trữ, giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ tìm kiếm tốn kém thời gian, nhàm chán, nâng cao độ tập trung và cải thiện hiệu suất làm việc.  

Báo cáo nhanh chóng, kiểm tra dễ dàng hơn 

Khi các tài liệu đều được lưu trữ tập trung trên phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, việc tìm kiếm và báo cáo, giám sát trở nên dễ dàng hơn. Chỉ cần vài cú click chuột là nhân viên có thể tra cứu ngay tài liệu cần, chia sẻ hồ sơ tới sếp còn sếp có thể xem báo cáo của nhân viên mọi lúc mọi nơi. 

Chia sẻ dữ liệu linh hoạt hơn 

Phương pháp quản lý hồ sơ giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng, cải thiện khả năng truy cập. Nhân viên trong công ty bao gồm cả những nhân sự làm việc từ xa và ở các địa điểm văn phòng khác nhau có thể dễ dàng truy cập vào cùng một tệp hồ sơ. Công việc có thể được hoàn thành linh hoạt, không bị giới hạn về thời gian, địa điểm.  

8 tiêu chí quan trọng khi sử dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ

Tính bảo mật và quyền riêng tư

Phương pháp quản lý hồ sơ bao gồm việc bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi truy cập trái phép. Điều này bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và theo dõi hoạt động người dùng. Quyền riêng tư đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào phần mềm lưu trữ hồ sơ.

Dễ sử dụng và tích hợp

Giao diện phần mềm quản lý hồ sơ cần dễ sử dụng và tích hợp tốt giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các tác vụ. Sử dụng giao diện thân thiện và mượt mà với các công cụ khác mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý hồ sơ.

Sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Khả năng quản lý hồ sơ hiệu quả là trọng tâm. Phần mềm lưu trữ tài liệu cần cung cấp cách thức hiển thị, lưu trữ, sắp xếp và tìm kiếm hồ sơ một cách có logic để người dùng có thể nhanh chóng xác định, truy xuất và sử dụng thông tin.

Hỗ trợ đa nền tảng

Sự hỗ trợ đa nền tảng đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng, giúp họ có thể truy cập và quản lý thông tin từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, hoặc máy tính bảng.

Hiệu suất và tốc độ

Hiệu suất và tốc độ xử lý dữ liệu đồng bộ với khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người dùng. Điều này đảm bảo rằng hệ thống hoạt động ổn định và nhanh chóng trong mọi tình huống.

Tính năng hợp lý

Các tính năng cần phải được thiết kế sao cho hữu ích và dễ sử dụng, giúp người dùng thực hiện công việc một cách hiệu quả. Ví dụ, tính năng chia sẻ tài liệu, lịch sử chỉnh sửa, hoặc tìm kiếm nâng cao.

Tích hợp bảo mật và sao lưu

Tích hợp bảo mật bao gồm cơ chế mã hóa dữ liệu, xác thực đáng tin cậy và kiểm soát quyền truy cập. Sao lưu tự động đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng luôn được sao lưu thường xuyên và an toàn.

Tính khả đoán và mở

Tính khả đoán đảm bảo rằng hệ thống linh hoạt và có thể thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi. Tính mở mang lại khả năng mở rộng và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hồ sơ nào phù hợp với các doanh nghiệp Việt? 

So với những dịch vụ lưu trữ hồ sơ thì những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ mang lại là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, để lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ cần thiết cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ. Theo nghiên cứu và trải nghiệm thực tế của nhiều tổ chức, doanh nghiệp đang tiến hành chuyển đổi số thì phần mềm DocEye đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp hoạt động đa lĩnh vực, ngành nghề. 

Hệ thống quản lý hồ sơ và số hóa quy trình thông minh DocEye được phát triển bởi công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tại Việt Nam. Với hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số, DocEye ra đời nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, quản lý tài liệu hiệu quả và tối ưu hiệu suất làm việc của nhân sự.  

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye bao gồm các tính năng chính:  

• Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung 

DocEye sẽ thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu khác nhau, lưu trữ trong kho tập trung, phân loại một cách khoa học. Ngoài ra, các kho tài liệu cá nhân cũng có thể được tạo lập nhằm phục vụ mỗi nhân viên xuyên suốt quá trình hoàn thiện công việc. 

• Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng 

Với phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu DocEye, mọi nhân viên đều có thể thực hiện tìm kiếm hợp đồng, chứng từ cùng nhiều văn thư khác chỉ với 1 cú click chuột. Đặc biệt, nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye còn cho phép tìm kiếm toàn văn, giúp dễ dàng truy xuất các tệp cần thiết.    

• Chia sẻ tài liệu linh hoạt, bảo mật an toàn 

DocEye giúp chia sẻ tài liệu dễ dàng, cho phép nhiều người có thể cùng truy cập vào một file tài liệu từ nhiều địa điểm, nhiều thiết bị, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả. Các tài liệu mật được phân quyền xem, chỉnh sửa, xóa, tài về,… cho từng cá nhân và từng phòng ban.

Đảm bảo những thông tin mật được lưu trữ an toàn tuyệt đối. Phần mềm lưu trữ hồ sơ Doceye còn giúp đặt mật khẩu 2 lớp nâng cao mức độ bảo mật an toàn thông tin cho các doanh nghiệp sử dụng. Bên cạnh đó, DocEye còn hỗ trợ tính năng quản lý, mượn trả tài liệu, giúp dễ dàng quản lý các tài liệu quan trọng.  

• Thống kê chi tiết và trực quan 

DocEye hỗ trợ thống kê chi tiết về số lượng và dung lượng các loại tài liệu được lưu trữ, thống kê người dùng, tình trạng sử dụng tài liệu. Từ đó giúp người phụ trách quản lý dễ dàng nắm bắt được thực tế lưu trữ cùng những rủi ro liên quan để đưa ra giải pháp phù hợp.  

Tạm kết 

Giải quyết bài toán về quản lý tài liệu, hồ sơ, chứng từ trong doanh nghiệp là bước đi nền tảng cho mọi doanh nghiệp hiện đại trên hành trình chuyển đổi số và bứt phá về hiệu suất vận hành. 

Nhờ tận dụng các giải pháp công nghệ như DocEye, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tạo lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, giúp các nhân sự tại doanh nghiệp bạn có thể nhanh chóng truy cập, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, tăng khả năng phối hợp và kết quả công việc.  

Đồng thời, việc sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu cũng góp phần cắt giảm nhiều chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản hồ sơ, chứng từ của doanh nghiệp, qua đó, giúp tối ưu ngân sách của công ty cho những hạng mục khác quan trọng hơn. 

Tóm lại, việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình DocEye là lựa chọn thông minh, giúp doanh nghiệp, tổ chức tránh được khủng hoảng trong quản lý hồ sơ giấy tờ. Triển khai và ứng dụng DocEye thành công sẽ thúc đẩy doanh nghiệp đạt được hiệu suất vận hành cao hơn, đồng thời, tăng tốc trên hành trình chuyển đổi số toàn diện.