Trong vô vàn sản phẩm phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp được “lên kệ” trong thị trường công nghệ, không phải phần mềm nào cũng đạt hiệu quả khi đưa vào ứng dụng. Vậy phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp như thế nào mới đáp ứng được nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp và xứng đáng nắm giữ “vận mệnh” của doanh nghiệp? Dưới đây là một số phần mềm tiêu biểu được ưa chuộng
Phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp trên thị trường hiện nay
Trong thời đại công nghệ số 4.0 bùng nổ trên mọi lĩnh vực như hiện nay, việc công nghệ hóa những cơ chế hoạt động trong mỗi tổ chức được coi là tất yếu.
Việc sử dụng các phần mềm quản lý không chỉ tiết kiệm đến 60% thời gian, tối ưu hóa hiệu quả và tăng độ chính xác cho hoạt động mà điều đó còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tính hệ thống của các cơ quan hành chính sự nghiệp, các tổ chức. Nắm bắt được tính thiết yếu và mong muốn tìm kiếm giải pháp tin học hóa hiệu quả công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay, không ít những phần mềm đã được tạo ra nhằm hỗ trợ hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Cùng với sự phát triển của công nghệ, vô số những phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp đã được ra đời. Mỗi một phần mềm của lý tài liệu doanh nghiệp lại có những ưu điểm nổi bật và đặc tính khác nhau. Tuy nhiên, trong vô vàn sản phẩm được “lên kệ” trong thị trường công nghệ, không phải phần mềm nào cũng đạt hiệu quả khi đưa vào ứng dụng.
Vậy phần mềm quản lý tài liệu như thế nào mới đáp ứng được nhu cầu của tổ chức và xứng đáng nắm giữ “vận mệnh” của doanh nghiệp?
Xem thêm: Phần mềm quản lý văn bản nội bộ tốt nhất 2024
Top 3 phần mềm quản lý tài liệu tiêu biểu được ưa chuộng
Phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp DocEye
DocEye là phiên bản nâng cấp của Docpro – sản phẩm của công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI. FSI được biết đến với tư cách là nhà cung cấp số hóa uy tín hàng đầu với những phần mềm công nghệ và giải pháp công nghệ tại Việt Nam.
Phần mềm DocEye được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản lý văn bản tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam. Tích hợp sẵn hệ thống nhận dạng văn bản tiếng việt, các tài liệu khi scan và lưu trữ trên hệ thống có thể được nhận dạng, tự động sửa lỗi; tích hợp hệ thống bóc tách thông tin tự động, theo form hoặc thủ công giúp các thông tin được thu thập nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, phần mềm này sở hữu những tính năng và tiện ích như: kiểm tra giám sát; quản trị tài liệu thông minh với các ứng dụng thao tác quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử chuyên dụng,…
DocEye giúp quá trình quản lý,tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng , không giới hạn thời gian và không gian; dễ dàng tạo lập quy trình làm việc và đảm bảo độ bảo mật của dữ liệu.
Ngoài ra, DocEye còn giúp người dùng quản lý tài liệu theo yêu cầu. Người dùng có thể sắp xếp mọi tài liệu của mình theo dự án, theo loại tài liệu, theo phòng ban, theo thời gian hay bất cứ một mục đích sử dụng nào khác giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hơn.
DocEye được nghiên cứu và phát triển bới FSI – công ty có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số, đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp: 2016. 2017, 2018, giải thưởng Vietnam Digital Award 2019, đội ngũ nhân sự triển khai chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, bảo mật an toàn theo chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và ISO 9001:2015
Phần mềm Cloudoffice
• Phần mềm CloudOffice cho phép người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt.
• Phần mềm CloudOffice cho phép lưu trữ các hồ sơ, tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người.
• CloudOffice còn cho phép quản lý các loại tài liệu đặc thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện.
Có thể nói, phần mềm này xây dựng tính năng quản lý hồ sơ tài liệu một cách khá khoa học và chặt chẽ.
| Xem thêm: Phần mềm quản lý công văn giấy tờ HIỆU QUẢ TOP 1 |
Phần mềm Fditech
Phần mềm quản lý tài liệu từ FDI giúp tìm kiếm tra cứu nhanh chóng: giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu kịp thời văn bản khi có yêu cầu. Cho phép người quản lý có thể phân loại hồ sơ tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt.
Sắp xếp hồ sơ theo sự kiện: Các sự kiện có thể được quản lý thành 1 hồ sơ theo dõi diễn tiến từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện..
Toàn bộ tài nguyên về hồ sơ, dữ liệu của đơn vị sẽ được điện tử hóa để lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu một cách hiện đại.
DocEye là phiên bản nâng cấp của Docpro – sản phẩm của công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI. FSI được biết đến với tư cách là nhà cung cấp số hóa uy tín hàng đầu với những phần mềm công nghệ và giải pháp công nghệ tại Việt Nam.
DocEye được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản lý văn bản tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam.Tích hợp sẵn hệ thống nhận dạng văn bản tiếng việt, các tài liệu khi scan và lưu trữ trên hệ thống có thể được nhận dạng, tự động sửa lỗi; tích hợp hệ thống bóc tách thông tin tự động, theo form hoặc thủ công giúp các thông tin được thu thập nhanh chóng, chính xác.Bên cạnh đó, phần mềm này sở hữu những tính năng như: kiểm tra giám sát; quản trị văn bản thông minh với các ứng dụng thao tác quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử chuyên dụng,…
Phần mềm giúp quá trình quản lý,tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng , không giới hạn thời gian và không gian;dễ dàng tạo lập quy trình làm việc và đảm bảo độ bảo mật của dữ liệu.
Tuy các phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp trên đều là công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ văn bản hiệu quả hơn nhưng bạn cũng nên xem xét đến tính phù hợp với doanh nghiệp. Bất kỹ một phần mềm nào đều phải được dựa trên tiêu chí phù hợp với quy mô hay hình thức vận hành của doanh nghiệp vì rất có thể một số công cụ phù hợp với doanh nghiệp này nhưng lại không hiệu quả với doanh nghiệp khác khi áp dụng. Chính vì vậy tính “phù hợp” phải được tôn trọng.
