Văn phòng không giấy – Xu hướng tương lai mà doanh nghiệp nên biết

Thống kê của IDC (Công ty hàng đầu thế giới về thông tin thị trường, dịch vụ tư vấn và sự kiện cho thị trường công nghệ thông tin, viễn thông và công nghệ tiêu dùng) đã cho thấy những con số khổng lồ về việc tiêu thụ văn phòng phẩm của văn phòng:

• Trung bình một nhân viên dùng hết 10.000 tờ giấy/ năm (tương đương 80$)
• 2. 70% trong số 10.000 tờ giấy đó được bỏ thùng rác sau đó khoảng 3 tháng
• Hàng năm, một công ty tại Mỹ mất 120 tỷ USD, một công ty tại Thụy Điển mất khoảng 850 – 1400 Sec cho chi phí văn phòng phẩm

Những con số này thực sự khiến chúng ta phải lo ngại về tác động môi trường do hoạt động kinh doanh gây ra. Chuyển sang mô hình văn phòng không giấy tờ chính là một giải pháp tuyệt vời để giảm thiểu những tác động xấu đó. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình tổ chức và tăng tính minh bạch trong các hoạt động hàng ngày. Để tạo ra một văn phòng không giấy tờ, các công cụ như phần mềm quản lý tài liệu điện tử là lựa chọn không thể thiếu.

Lợi ích của mô hình văn phòng không giấy tờ

Mặc dù việc chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy tờ không thể diễn ra trong một sớm một chiều, nhưng sự thay đổi này rất xứng đáng để các doanh nghiệp nỗ lực.

Tiết kiệm chi phí

Chi phí giấy, mực in và bảo trì máy in hoàn toàn có thể được tiết kiệm về lâu dài bằng cách chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy, hoặc ít nhất là một văn phòng gần như không có giấy chỉ với một máy in tập trung. Thêm vào đó, hiện nay rất nhiều giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử được cung cấp với mức giá cực kỳ phải chăng, giúp cho nhân viên dễ dàng truy cập tất cả tài liệu họ cần bất cứ lúc nào, trên mọi thiết bị.

Bảo mật thông tin tối đa

Bất kể nhân viên cần truy cập vào tài liệu của doanh nghiệp ở đâu hoặc khi nào, mô hình văn phòng không giấy tờ sẽ cho phép họ làm điều đó một cách dễ dàng. Nền tảng quản lý tài liệu điện tử có thể được đăng nhập từ bất kỳ vị trí nào vào bất kỳ lúc nào, chỉ với những thao tác hết sức đơn giản và nhanh chóng. Một tài khoản người dùng với mật khẩu mạnh cũng có thể an toàn hơn tủ tài liệu truyền thống, giữ cho các tài liệu quan trọng nhất không bị hư hại hay thất lạc.

Tiết kiệm diện tích văn phòng

Máy in và tủ tài liệu chiếm dụng phần lớn không gian văn phòng, ảnh hưởng tới việc di chuyển cũng như chất lượng công việc. Văn phòng không giấy tờ giúp loại bỏ những chướng ngại vật phổ biến này, giải phóng không gian nhường chỗ cho bất kỳ thứ gì khác mà nhân viên của bạn cần như phòng họp rộng rãi, khu vực ăn trưa, nghỉ ngơi, giải trí,…

Tự động hóa quy trình làm việc

Đã qua rồi cái thời bới tung tủ tài liệu để tìm tài liệu, chứng từ, hóa đơn, biên bản,… Với các phần mềm quản lý tài liệu điện tử, nhân viên của bạn có thể sắp xếp các tệp tài liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột và dễ dàng tìm thấy chính xác những gì họ cần.

Thân thiện với môi trường

Mọi hoạt động kinh doanh đều gây ra khí thải carbon ở một mức độ nào đó, hạn chế sử dụng nhiều giấy có nghĩa là công ty của bạn đã góp phần loại bỏ một yếu tố gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường. Hơn nữa, có không ít các hiệp ước thương mại quốc tế đã được áp dụng để thúc đẩy các giao dịch không giấy tờ vì lợi ích chung của môi trường. Với sự ra đời của các bộ luật và điều khoản như vậy, chắc chắn rằng một văn phòng không giấy tờ sẽ là xu hướng của các doanh nghiệp trong tương lai sắp tới.

5 cách để doanh nghiệp có thể chuyển sang mô hình văn phòng không giấy tờ

Để đạt được tất cả những lợi ích tuyệt vời đã nêu ở trên, tất cả những gì cần thiết để tạo ra một văn phòng không giấy tờ cho doanh nghiệp chỉ đơn giản là một phần mềm phù hợp và một chút công tác đào tạo. Dưới đây là một vài bước đơn giản để tạo một văn phòng không cần giấy tờ.

5 cách để doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy tờ

Đào tạo nhân viên sử dụng các phần mềm hỗ trợ

Đừng cho rằng mọi nhân viên đều sẵn sàng cho việc tìm hiểu và thực hiện các biện pháp giảm thiểu việc sử dụng giấy của họ. Họ cần được hướng dẫn rõ ràng để có thể làm quen với các công nghệ hỗ trợ. Tổ chức các buổi đào tạo bài bản hoặc tạo ra các bản hướng dẫn về cách hoạt động bằng văn bản có thể giúp nhân viên của bạn có thể thực hiện theo dễ dàng.

Chuyển từ tủ tài liệu sang hệ thống lưu trữ trực tuyến

Việc triển khai mô hình văn phòng không giấy tờ là một phần của quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư phần mềm quản lý tài liệu hiện đại thay thế các tủ đựng hồ sơ thủ công. Hệ thống lưu trữ trực tuyến an toàn hơn so với giấy vì nó có thể được truy cập ngay cả trong trường hợp xảy ra thảm họa. Người dùng không thể truy cập các tài liệu đã quét được tải lên hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp mà không có mật khẩu.

Tối ưu quy trình kinh doanh

Nhân viên sẽ tải các tài liệu gốc của họ trực tiếp lên phần mềm mà công ty sử dụng và tài liệu sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống lưu trữ tài liệu trực tuyến. Thông qua tài khoản người dùng được cấp, nhân viên có thể tra cứu tài liệu một cách thuận tiện chỉ với từ khóa và một cú click chuột . Bằng cách này, doanh nghiệp đã bước đầu tự động hóa quy trình làm việc của mình, dễ dàng lưu trữ tài liệu không cần giấy tờ và chia sẻ tài liệu an toàn, bảo mật, nhanh chóng thông qua môi trường internet trong cùng một nền tảng.

Di chuyển / tháo máy in và máy photocopy

Nếu nhân viên của bạn dễ dàng truy cập máy in, chúng vẫn sẽ tiếp tục được sử dụng bừa bãi. Nhưng nếu bạn tháo chúng khỏi máy tính để bàn và thay thế bằng máy in mạng tập trung được chuyển xuống các khu vực chuyên dụng trong văn phòng, doanh nghiệp có thể hạn chế việc in ấn một cách lãng phí.

Ngoài ra, hãy bật tính năng ghi nhật ký và truy cập mật khẩu để đảm bảo việc in ấn an toàn khi cần thiết. Điều đó cũng cho phép người quản lý theo dõi việc sử dụng và giải quyết các trường hợp lạm dụng máy in. Hoặc doanh nghiệp có thể thiết lập các chính sách hạn chế việc mua mực in và mực chỉ dành cho các thiết bị đã được phê duyệt.

Lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu điện tử phù hợp

DocEye giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn

Phần mềm quản trị tài liệu DocEye – giải pháp văn phòng điện tử không giấy tờ là hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin cấu trúc của doanh nghiệp, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp đó.

Với các tính năng vượt trội dưới đây, DocEye có thể linh hoạt tùy chỉnh được theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng:

• DocEye tích hợp tính năng tìm kiếm full text, tìm kiếm toàn văn (PDF searchable) và tìm kiếm nâng cao, giúp tra cứu tài liệu một cách thuận tiện chỉ với từ khóa và một cú click chuột. Không giới hạn nội dung tìm kiếm thuộc đoạn văn bản nào của tài liệu.
• DocEye tích hợp tính năng quản lý kho 3D, cho phép bạn biết chính xác tài liệu cứng bạn đang lưu trữ nằm trong ô giá kệ nào của tủ hồ sơ, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm, tiết kiệm chi phí nhân sự trong khâu lưu trữ.
• DocEye tích hợp tính năng bóc tách thông tin tự động giúp nhận dạng và phân loại thông tin nhanh chóng và dễ dàng

Nhìn chung, mô hình văn phòng không cần giấy tờ mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, khách hàng, doanh nghiệp mà cả môi trường xung quanh. Ngoài việc cho phép thực hiện giao dịch kinh doanh, truy xuất thông tin mọi lúc mọi nơi, Doceye hướng mô hình này còn giúp loại bỏ những vấn đề bất cập liên quan đến quy trình quản lý tài liệu thủ công lạc hậu, cồng kềnh và tốn kém.