Phân loại văn bản là khía cạnh đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin trong kỷ nguyên số. Tác vụ này giúp các doanh nghiệp Việt, tối ưu quy trình làm việc các phòng ban, bảo mật thông tin và ra quyết định dựa dữ liệu. Trong bài viết dưới đây, cùng DocEye khám phá để hiểu hơn về lợi ích và giải pháp hiện đại giúp phân loại văn bản hiệu quả trong môi trường kinh doanh.
Khái niệm chính xác về phân loại văn bản
Văn bản được hiểu là hình thức sử dụng ngôn ngữ để diễn đạt suy nghĩ, mong muốn, kế hoạch,…. tới một chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận cần phải thực hiện hành vi nhất định để đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo. Đây là phương tiện để lưu giữ, truyền đạt thông tin nhờ hệ thống ký hiệu và hệ thống ngôn ngữ.
Phân loại là phương pháp chia sự vật, con người, sự kiện nào đó thành từng nhóm dựa trên hệ thống đặc điểm, tiêu chí khác nhau. Như vậy, phân loại văn bản là quá trình tiến hành chia văn bản thành từng nhóm riêng biệt dựa trên tiêu chí cụ thể sao cho khoa học, phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong các tổ chức, doanh nghiệp.
Các loại văn bản được sử dụng phổ biến trong môi trường kinh doanh
Với khối lượng văn bản tăng dần theo cấp số nhân cùng các dự án thì việc tiến hành phân loại văn bản đóng vai trò quan trọng. Dưới đây cùng DocEye điểm qua một số loại văn bản phổ biến, mang tính ứng dụng cao trong tác vụ quản lý hồ sơ, tài liệu.
- Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản sử dụng phổ biến nhất trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Đây là văn bản mang thông tin quy phạm nhà nước, giúp giải quyết các vụ việc trong quản lý nhà nước, quản lý tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản hành chính thường chia làm hai loại bao gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
Văn bản hành chính cá biệt là khái niệm dùng để gọi chung các quyết định, chỉ thị của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm quyết định tăng lương, quyết định bổ nhiệm nhân sự mới, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật,… Văn bản thông thường bao gồm những văn bản chứa thông tin giải quyết những công việc cụ thể như trao đổi chi tiết tiến độ công việc, phản ánh tình hình triển khai dự án (báo cáo, phiếu gửi, thông báo,…)
- Hợp đồng
Đây là bản thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên khác nhau về việc tiến hành xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt công việc cụ thể trong hoạt động hợp tác, hỗ trợ, kinh doanh, mua bán,…
Hóa đơn là khái niệm dùng phổ biến hàng ngày trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ cũng như hoạt động kinh doanh. Hóa đơn do người bán lập để ghi nhận lại thông tin về số lượng, giá cả hàng hóa theo quy định của pháp luật.
- Chứng chỉ, văn bằng
Chứng chỉ, văn bằng là văn bản chứng nhận của cơ sở, hệ thống giáo dục cấp cho người học sau khi đã hoàn thành một cấp học hoặc một trình độ đào tạo, bồi dưỡng học vấn hay nghề nghiệp.
Xem thêm >>> Hướng dẫn lựa chọn hệ thống quản lý tài liệu tối ưu nhất cho Doanh nghiệp <<<
Phân loại văn bản khoa học doanh nghiệp Việt nhận lại gì?
Phân loại văn bản vốn là một tác vụ cần làm trong mọi tổ chức, doanh nghiệp vì những lợi ích thiết thực chúng diễn ra trong quá trình vận hành.
- Tìm kiếm, truy xuất dễ dàng hơn
Theo nghiên cứu của PWC, một nhân viên mất khoảng 5 – 15% quỹ thời gian làm việc để đọc 1 tài liệu và mất tới 50% thời gian để tìm ra tài liệu đó. Bởi vậy nếu các tài liệu đều được phân loại ngăn nắp thì khi cần sẽ dễ dàng tìm kiếm, dễ dàng khai thác, truy xuất, đặc biệt là khi cần để phục vụ các dự án, các kế hoạch của công ty.
- Dễ dàng chỉnh lý, chỉnh sửa khi cần cập nhật
Nếu văn bản được sắp xếp khoa học, phân loại rõ ràng, khi doanh nghiệp cần cập nhật kế hoạch, báo cáo, quy định, thông báo có thể dễ dàng chỉnh sửa, thay thế giúp tối ưu hiệu suất, thời gian làm việc của cán bộ, nhân viên hành chính phụ trách.
- Tăng độ chính xác cho các quyết định kinh doanh
Việc phân loại tài liệu theo từng đầu mục sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp thu thông tin và dữ liệu một cách cụ thể để tìm kiếm và truy xuất dễ dàng hơn. Tác vụ quản lý tài liệu như hợp đồng, báo cáo tài chính, hồ sơ khách hàng cùng nhiều tài liệu pháp lý sẽ được tối ưu. Nhờ phân loại tốt mà doanh nghiệp luôn nhanh chóng nắm bắt được những thông tin, nắm rõ những tài liệu quan trọng hỗ trợ tối đa các quyết định kinh doanh.
- Bảo mật thông tin:
Việc tiến hành phân loại tài liệu sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng xác định rõ cấp độ bảo mật cần thiết cho tài liệu quan trọng, mang thông tin nhạy cảm. Nhờ phân loại khoa học mà các tài liệu mật sẽ được bảo vệ khỏi những truy cập trái phép.
Cách thức phân loại tài liệu, phân loại hồ sơ phổ biến và hiệu quả
Cách phân thủ công, lãng phí nhân lực
Đây là cách thức phân loại tài liệu được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng. Tuy nhiên đây là cách làm chưa thực sự hiệu quả, đôi khi gây lãng phí nguồn nhân lực và không tối ưu về hiệu suất làm việc. Với kho tài liệu khổng lồ thì mỗi thao tác dưới đây có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian làm việc.
- Xác định mục tiêu phân loại hồ sơ, tài liệu
Chúng ta cần xác định rõ mục tiêu của việc phân loại văn bản là gì. Đó là mục tiêu nâng cao khả năng tìm kiếm, tổ chức lại hệ thống tài liệu hay là để ưu tiên nhiệm vụ rà soát lại nhằm thực thi tốt các quy định pháp luật về quản lý thông tin.
- Xác định tiêu chí phân loại
Nhân viên hành chính cần đặt ra các tiêu chí cụ thể cùng những quy tắc xác định để phân loại chính xác từng loại tài liệu vào danh mục phù hợp. Dựa trên sự khác biệt về chức năng văn bản, ngày tạo, nội dung tài liệu,… để có thể xây dựng bộ chi tiết cụ thể. Công việc này đòi nhân viên rà soát tổng quan nhiều tài liệu và tìm ra điểm chung, điểm riêng để xây dựng tiêu chí.
- Kiểm tra và cập nhật định kỳ
Tác vụ kiểm tra cần tiến hành cập nhật định kỳ và thường xuyên để đảm bảo việc phân loại văn bản vẫn đang được tiến hành khoa học. Để giảm bớt gánh nặng, nhân viên hành chính cần loại bỏ định kỳ những tài liệu không cần thiết và cập nhật, phân loại các tài liệu mới. Việc tiến hành thủ công sẽ khiến kéo dài thời gian thực hiện tác vụ này và không đảm bảo về mặt hiệu suất.
- Bảo mật thông tin đúng cách
Với những tài liệu nhạy cảm trong doanh nghiệp cần đảm bảo các biện pháp bảo mật thích khỏi những truy cập trái phép tránh tình trạng rò rỉ thông tin, ảnh hưởng nghiệm trọng tới uy tín hình ảnh và dễ dẫn tới những rắc rối về pháp lý không đáng có.
Cách phân loại nhờ công nghệ tối ưu hiệu suất
Phân loại các văn bản bằng công nghệ sẽ giúp đẩy nhanh tiến trình, tối ưu nguồn lực và tiết kiệm đáng kể thời gian triển khai. Hiện nay các công nghệ phổ biến thường được sử dụng bao gồm trí tuệ nhân tạo AI và các công nghệ liên quan giúp tối ưu hóa quá trình này. Cụ thể:
- Trí tuệ nhân tạo (AI): Sử dụng các mô hình học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tự động phân loại tài liệu sao cho phù hợp với nội dung và ngữ cảnh.
- Công nghệ OCR (Optical Character Recognition): Công nghệ này giúp chuyển đổi các tài liệu giấy thành dạng điện tử. OCR sẽ dựa vào nội dung để tiến hành phân loại một cách chính xác nhất.
- Công nghệ gắn thẻ (tagging): Sử dụng hệ thống gắn thể để phân loại văn bản dựa trên các từ khóa, thẻ hoặc danh mục.
- Công nghệ Blockchain: Doanh nghiệp sử dụng Blockchain để đảm bảo tính bảo mật và kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ cùng những thông tin cơ bản của tài liệu.
Tiến hành phân loại tài liệu bằng công nghệ có thể giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao mức độ hiệu quả của quá trình phân loại. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ và đào tạo nhân viên để sử dụng chúng một cách hiệu quả. Để tối ưu quá trình sử dụng công nghệ trong phân loại văn bản, nhiều doanh nghiệp, tập đoàn sử dụng những hệ thống, phần mềm đã được tích hợp sẵn những công nghệ kể trên.
Xem thêm >>> Hướng dẫn Tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ: tạo đà bứt phá phát triển doanh nghiệp <<<
DocEye – Giải pháp phân loại văn bản 4.0 tối ưu dành cho tổ chức doanh nghiệp Việt
Trong năm 2023, khi số hóa đang là xu thế và chuyển đổi số là mục tiêu ưu tiên thì việc quản lý văn bản, tài liệu thông minh trở nên cần thiết nếu doanh nghiệp phấn đấu trở thành doanh nghiệp số. Các tác vụ liên quan như phân loại tài liệu, phân loại hồ sơ có thể tối ưu bằng cách sử dụng hệ thống công nghệ hiện đại.
Hiểu được khó khăn ấy, FSI – nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai thực tế đã nghiên cứu và phát triển Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye. Phần mềm sở hữu những tính năng riêng biệt giúp doanh nghiệp, tập đoàn dễ dàng giải quyết bài toán phân loại văn bản giúp tối ưu nguồn lực.
DocEye phục vụ việc phân loại văn bản nhờ tính năng và công nghệ thông minh:
- Phần mềm tích hợp công nghệ lõi tiên tiến OCR: cho phép tạo file PDF 2 lớp giúp phủ lớp text nhận dạng lên phía trên văn bản. Người dùng có thể tiến hành phát hiện và trích xuất thông tin, dữ liệu quan trong hiển thị bên trong văn bản. Từ đó, người dùng dễ dàng tiến hành phân loại tài liệu một cách nhanh chóng.
- DocEye hỗ trợ tìm kiếm thông minh: cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu linh hoạt dựa trên từ khóa, loại tài liệu, ngày tạo,… Tính năng này giúp nhân viên hành chính tiết kiệm tới 30 – 40% thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất, dễ dàng phân loại văn bản.
- Hỗ trợ người dùng tiến hành gắn nhãn thủ công: Với các loại tài liệu cần phân loại thủ công, DocEye sở hữu những tính năng tối ưu quy trình này. Ngay sau khi đăng tải tài liệu lên hệ thống, người dùng có thể gán nhãn tài liệu vào các danh mục đã được thiết lập. Nếu là loại hồ sơ mới, hệ thống hỗ trợ tạo loại tài liệu mới linh hoạt, đáp ứng nhu cầu quản trị hồ sơ, tài liệu của các doanh nghiệp hiện nay.
Như vậy, phân loại văn bản là một khía cạnh quan trọng trong quản lý thông tin kỷ nguyên 4.0. Trong môi trường số hóa với lưu lượng thông tin ngày càng tăng lên, hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh như DocEye là một lựa chọn đúng đắn giúp mỗi doanh nghiệp dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thời gian lãng phí.
