Theo thống kê từ M-Files, trung bình mỗi nhân viên văn phòng dành tới 50% thời gian làm việc để tạo và chuẩn bị các tài liệu nhưng lại có tới 25% các tài liệu trên sẽ bị thất lạc do thiếu các hệ thống và quy trình lưu trữ hồ sơ hiệu quả tại doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để nắm bắt và thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp bạn trong năm 2023? Cùng FSI khám phá ngay trong bài viết dưới đây.
Doanh nghiệp đã thực sự hiểu về công tác lưu trữ hồ sơ?
Hồ sơ là những giấy tờ mang thông tin quan trọng được hình thành xuyên suốt quá trình theo dõi và giải quyết những vấn đề phát sinh, chứa thông tin và tiến độ, báo cáo các dự án,… để phục vụ cho việc đối chiếu và tham khảo trong tương lai.
Nói theo một cách khác, hồ sơ chính là tổng hợp các tài liệu, giấy tờ có liên quan tới một hoặc nhiều đối tượng hoặc các vấn đề, vụ việc diễn ra một cách có hệ thống.
Như vậy, công tác lưu trữ trữ hồ sơ chính là một quy trình tiến hành lập kế hoạch để thu thập tổng hợp các loại hồ sơ tài liệu, phân loại và xử lý các hồ sơ quan trọng. Lưu trữ hồ sơ giúp tạo ra quy trình cụ thể cho việc tiếp nhận, phân loại hay đối chiếu và chỉnh lý tài liệu sau này. Quy trình tìm kiếm, tra cứu tài liệu theo đó mà trở nên rõ ràng và khoa học hơn trong các tổ chức doanh nghiệp.
Xem thêm >>> Giới thiệu “Top” dịch vụ lưu trữ hồ sơ tối ưu cho Doanh nghiệp <<<
Tầm quan trọng của lưu trữ hồ sơ theo quy trình chuẩn ISO tại doanh nghiệp
Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO sẽ giúp tối ưu hoạt động lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0 cụ thể như sau:
- Chứng minh dễ dàng hoạt động trong doanh nghiệp nhờ có thể cung cấp rõ ràng các giấy tờ liên quan trong xuyên suốt quá trình thành lập và phát triển nhiều năm: thông tin về dự án cũ, các buổi đấu thầu, kế hoạch giải ngân, thu chi của từng phòng ban.
- Sử dụng quy trình lưu trữ chuẩn ISO sẽ là cơ sở để xử lý dữ liệu cho việc thống kê quản lý sau này trong nội bộ doanh nghiệp.
- Khi cơ quan thẩm quyền yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin cần thiết.
- Nhờ quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được mức độ hiệu quả kinh doanh, từ đó xem xét những định hướng phát triển mới phù hợp hơn trong tương lai.
- Việc lưu trữ hồ sơ theo theo quy trình chuẩn ISO giúp tạo ra nguồn tài liệu đào tạo hội nhập, đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho các nhân sự mới.
- Quản lý khoa học hơn hồ sơ về nhân sự, kế toán,… phát sinh hàng ngày tại các phòng ban.
- Cung cấp số liệu và dữ liệu quan trọng phục vụ quá trình nâng cấp vận hành của doanh nghiệp.
Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO mà doanh nghiệp cần biết
Theo tiêu chuẩn ISO 90001, hay quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO, việc lưu trữ hồ sơ cần trải qua các bước: nhận biết và thu thập hồ sơ, hệ thống và sắp xếp, xác định thời gian lưu trữ, truy cập và sử dụng, bảo quản, và cuối cùng là hủy bỏ hồ sơ.
Nhận biết và thu thập hồ sơ
Theo tiêu chuẩn ISO thì việc lưu trữ hồ sơ cần phải tuân thủ quy định cụ thể về mô tả và nhận biết:
- Khi mô tả doanh nghiệp chú ý về: tiêu đề, thời gian, tác giả tài liệu, số tham chiếu hay định dạng hồ sơ, người xét duyệt,…
- Khi nhận biết doanh nghiệp cần chú ý tới quy định về mã ký hiệu của các biểu mẫu gốc, số định danh riêng của từng hồ sơ.
Mỗi phòng ban cần xây dựng danh mục phân loại các hồ sơ để quản lý tổng quan các loại hồ sơ còn giá trị và đang được lưu trữ.
Hồ sơ thường được tiến hành thu thập theo ngày, theo tuần, hoặc theo tháng hay theo quý định kỳ, phụ thuộc vào từng phòng ban. Hồ sơ cũng được thu thập dựa trên yêu cầu của công việc hoặc dựa trên yêu cầu cấp quản lý. Như vậy quy trình lưu trữ chuẩn ISO đã được thiết lập.
Hệ thống và sắp xếp hồ sơ
Với những hồ sơ thu thập ngắn hạn theo ngày hoặc theo tuần, ta cần tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO như sau:
- Hồ sơ sẽ được phân loại và sắp xếp gọn gàng theo thứ tự ngày trước để dưới, ngày sau để hàng trên.
- Bên ngoài bìa hồ sơ dán ký hiệu nhận diện, ngày tháng năm và tên gọi riêng của hồ sơ.
- Cuối tháng hoặc cuối quý, kiểm tra số lượng, sắp xếp và đóng vào các hộp tài liệu phân thành từng tháng.
Với những hồ sơ được thu thập dài hạn theo tháng, theo quý hoặc theo năm:
- Nhân viên phụ trách lưu trữ hồ sơ vào các hộp lưu trữ theo tháng, quý hoặc năm theo thứ tự cố định.
Với trường hợp thu thập hồ sơ theo nội dung công việc cụ thể, yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của cấp quản lý thì nhân viên tiến hành lưu trữ vào bìa lưu hồ sơ theo trình tự thời gian. Trong đó các đối tượng yêu cầu khác nhau cần được phân chia rõ ràng bằng những vách ngăn riêng để quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO diễn ra thuận lợi.
Xem thêm >>> Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp cho doanh nghiệp <<<
Xác định thời gian lưu trữ
Khi thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO thì thời gian lưu trữ cũng được quy định rõ ràng. Cụ thể thời gian ngắn nhất là lưu trữ một năm phục vụ cho quá trình đánh giá năng lực nội bộ, đánh giá các chứng nhận, đánh giá năng lực định kỳ.
Tùy thuộc vào quy định cụ thể của pháp luật nêu trong Luật Lưu trữ, mục đích của doanh nghiệp hay yêu cầu của khách hàng mà thời gian lưu trữ dao động trong khoảng 3 năm – 10 năm hoặc có một số tài liệu cần được lưu trữ vĩnh viễn. Một số doanh nghiệp quy mô lớn với lượng hồ sơ khổng lồ nên chú trọng xây dựng kho lưu trữ riêng.
Lưu trữ hồ sơ
Theo quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO thì mỗi loại tài liệu khác nhau sẽ có phương thức lưu trữ tương ứng:
Với tài liệu giấy:
- Để đảm bảo an toàn, nguyên vẹn và bảo mật cần bảo quản tốt trong bìa cứng, tủ đựng hồ sơ.
- Bên ngoài cần được dán nhãn cụ thể và đánh số theo quy định để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất sau này.
- Địa điểm lưu trữ an toàn, dễ dàng tiếp cận khi phát sinh nhu cầu sử dụng tài liệu.
- Danh mục hồ sơ lưu trữ phải quy định rõ ràng vị trí hồ sơ để tiết kiệm thời gian trích lục, tìm kiếm. Danh mục này cần được in ra và đặt riêng từng kệ ở nơi dễ thấy, chú ý thường xuyên cập nhật.
- Đánh số thứ tự cho từng tủ và các ngăn đựng hồ sơ. Với những hồ sơ, tài liệu mật, cần được lưu trữ riêng ở vị trí đặc biệt hoặc được áp dụng biện pháp bảo mật cụ thể.
Với tài liệu dạng dữ liệu:
- Các dữ liệu trên máy tính liên quan tới công việc chính là hồ sơ cần được sắp xếp, chú ý đặt tên và tiến hành phân loại theo từng thư mục rõ ràng.
- Có tệp danh mục các hồ sơ ghi chú cụ thể vị trí file lưu trữ.
- Với những hồ sơ mang nội dung nhạy cảm thì cần phải cài đặt mật khẩu và ứng dụng phương pháp mã hóa.
Truy cập và sử dụng hồ sơ
Trong quá trình xử lý công việc, hoàn thiện hồ sơ thầu, lên kế hoạch phát triển sản phẩm mới,… các bộ phận, phòng ban của doanh nghiệp cần tra cứu và khai thác nhằm phục vụ chuyên môn công việc. Việc truy cập, sử dụng hồ sơ cần phải được xét duyệt thông qua phiếu đề nghị và cần thông báo với trưởng phòng và nhân sự được ủy quyền.
Theo quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO thì dưới đây là một số quy định liên quan tới quá trình truy cập và sử dụng hồ sơ:
- Trường hợp mượn và trả ngay: nhân viên ngồi tại chỗ để tham khảo hồ sơ.
- Trường hợp cần nhiều thời gian nghiên cứu: nhân viên chủ động ký mượn với trưởng phòng, trưởng ban và nhân sự đã được ủy quyền.
- Trường hợp cần theo dõi hồ sơ để nắm bắt tiến độ công việc: nhân viên đề nghị với trưởng phòng, trưởng ban và nhân sự đã được ủy quyền cho phép photo hồ sơ để sử dụng.
- Trường hợp gửi hồ sơ ra ngoài phạm vi công ty: cần xin ý kiến của trưởng phòng, trưởng ban hoặc nhân sự được ủy quyền trước khi tiến hành.
- Với hồ sơ quan trọng, có tính bảo mật cao: nhân viên cần xin ý kiến trực tiếp của Giám đốc, ban ISO và lãnh đạo cấp cao có thẩm quyền.
Theo quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO thì người dùng phải có trách nhiệm bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ tài liệu quan trọng. Khi mượn hồ sơ cần hoàn trả lại cho trưởng phòng ban hoặc nhân sự được ủy quyền sau khi sử dụng xong.
Bảo quản hồ sơ
Để bảo quản tài liệu theo quy trình chuẩn ISO, doanh nghiệp cần ghi nhớ một số lưu ý sau:
- Để hồ sơ ở vị trí khô ráo, lý tưởng nhất là trong các kệ tủ để hạn chế tối thiểu nguy cơ mối mọt, thất lạc.
- Vị trí đặt hồ sơ cần căn cứ vào tần suất sử dụng: sử dụng thường xuyên hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm để sắp xếp phù hợp.
- Với dữ liệu số hàng tháng cần được sao lưu sang ổ cứng rời để bộ phận IT bảo quản lưu trữ.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng ngăn nắp trên bàn làm việc, ngăn kéo.
- Khi lưu trữ hồ sơ dữ liệu trên máy tính cần chủ động mã hóa và cài đặt mật khẩu an toàn.
- Nhân viên quản lý sắp xếp hồ sơ gọn gàng, đúng nơi quy định.
- Nhân sự được ủy quyền cần có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc mượn trả hồ sơ giữa cá nhân và các phòng ban.
Xem thêm >>> Cách bảo quản tài liệu lưu trữ đúng quy định quy trình <<<
Hủy bỏ hồ sơ
Trong quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO, việc hủy bỏ hồ sơ là một tác vụ cần thiết. Phụ thuộc vào mức độ quan trọng của hồ sơ mà các trưởng phòng ban và các cán bộ phụ trách có thể tiến hành tiêu hủy theo 2 trường hợp:
- Hồ sơ bình thường: Trưởng phòng, trưởng ban hoặc nhân sự phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra và hủy bỏ bằng máy cắt hoặc gạch bỏ, xé nhỏ,…
- Hồ sơ mật: Trưởng phòng, trưởng ban hoặc nhân sự phụ trách cần điền phiếu yêu cầu hủy hồ sơ trình lên Ban Giám đốc đợi phê duyệt. Sau đó tiến hành tiêu hủy bằng những phương thức đã kể trên.
Các lưu ý trong quá trình thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy trình chuẩn ISO
Xác định rõ mục tiêu của quản lý và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp trước khi áp dụng quy trình chuẩn ISO
Trước khi thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự xác định rõ mục tiêu trong quản trị hồ sơ của doanh nghiệp mình là gì. Công ty ban quy định, làm cải cách nhưng lan man, thiếu trọng tâm. Nhân viên các phòng ban có nỗ lực triển khai nhưng “nút thắt” cũ vẫn chưa được gỡ, dẫn tới lãng phí nguồn lực mà không đem lại hiệu quả.
Bởi vậy, trước tiên chúng ta cần xác định rõ xây dựng quy trình mới, tuân thủ quy trình lưu trữ hồ sơ theo chuẩn ISO nhằm mục đích gì? Ví dụ như để xây dựng văn phóng số thoát khỏi văn phòng giấy hay để xây dựng quy trình mới nhằm mượn trả tài liệu khoa học hơn,… Có xác định mục tiêu thì mới triển khai hành động đúng người đúng thời điểm, tối ưu hóa hiệu suất và giải quyết “nút thắt” trong quản lý, lưu trữ tài liệu.
Tận dụng phần mềm hỗ trợ để lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp tập trung, khoa học và đảm bảo đúng quy trình ISO
Thật khó nếu chỉ sử dụng sức người để đảm bảo được tất cả các yếu tố được nêu trong quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO dành cho doanh nghiệp, điển hình như việc ghi nhớ thời hạn lưu trữ của các tài liệu, hay kiểm soát chính xác công tác mượn trả tài liệu.
Đây là lúc các công ty cần đến sự hỗ trợ của công nghệ, hay các phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp.
Dựa trên nghiên cứu và trải nghiệm thực tế của nhiều tổ chức đang trên hành trình chuyển đổi số, phần mềm lưu trữ và quản lý hồ sơ DocEye hiện đang được sử dụng hiệu quả tại nhiều doanh nghiệp hoạt động trong đa lĩnh vực và ngành nghề khác nhau.
Hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI – doanh nghiệp top 10 trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tại Việt Nam. Với hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số và thấu hiểu những khó khăn trong quá trình lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp Việt, DocEye đã và đang cung cấp các tính năng thiết thực, hỗ trợ hơn 1500 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quản lý và sử dụng hồ sơ hiệu quả.
Nhận biết thu thập và sắp xếp hồ sơ chuẩn ISO
Trong nhận biết thu thập hồ sơ, doanh nghiệp lo lắng vì hồ sơ phát sinh thường xuyên, khối lượng lớn, khó cập nhật đánh số thủ công theo ngày tháng nếu các dự án đổ về dịp cao điểm. Trước thực tế này, phần mềm DocEye sẽ tự động cập nhật thời gian tải lên trên hệ thống, người dùng có thể dễ dàng thêm mô tả và mã ký hiệu đúng chuẩn quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO.
Sau khi tải lên người dùng chỉ cần click chọn vào trường tài liệu phù hợp và có thể phân loại chính xác tài liệu. Để nhận biết thời gian lưu trữ việc thêm thông tin lưu trữ vào trường mô tả cũng giúp xác định thời gian lưu trữ chính xác hơn.
Từ đó khâu nhận biết, thu thập, sắp xếp tài liệu theo quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn không còn là gánh nặng cho nhân sự hành chính.
Truy cập và sử dụng hồ sơ chuẩn ISO
Với bài toán về truy cập, sử dụng tài liệu, DocEye có tính năng phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu linh hoạt cho từng cá nhân, phòng ban. Số lượng nhân sự tiếp cận tài liệu sẽ được giới hạn, khoanh vùng rõ ràng nên có thể lên hệ thống là tìm được tài liệu.
Ngoài ra, DocEye cho phép quản lý dễ dàng quá trình mượn trả tài liệu. Người dùng có thể đăng ký mượn trên hệ thống trực tuyến, sau khi sử dụng đến đúng hạn tài liệu sẽ được thu hồi. Ban lãnh đạo có thể theo dõi, phê duyệt và kiểm soát toàn bộ quá trình từ xa.
Với bài toán tìm kiếm tài liệu, nhân sự chỉ cần đăng nhập hệ thống DocEye và tìm kiếm theo từ khóa (như tên thư mục, tên hồ sơ và các trường dữ liệu trong phần nội dung đã được bóc tách nhờ công nghệ OCR) hoặc tìm kiếm theo loại tài liệu, theo thời gian.
Tối giản khâu bảo quản và hủy bỏ hồ sơ hết hạn theo chuẩn ISO
Trong khâu bảo quản tài liệu, thay vì lo lắng về không gian văn phòng lãng phí do không được tận dụng triệt để, hay lo lắng về chi phí bảo quản tài liệu giấy cho kho bãi, thiết bị, nhân sự thì nay với kho lưu trữ tài liệu số tập trung của DocEye, được triển khai trên cloud hoặc on premise, doanh nghiệp dễ dàng tối ưu diện tích văn phòng và cắt giảm nhiều chi phí liên quan.
Đối với các tài liệu hết thời hạn lưu trữ, hệ thống DocEye sẽ gửi thông báo tự động tới người dùng để quyết định và thực hiện việc xóa bỏ, hủy tài liệu ngay trên hệ thống, giúp tiết kiệm công sức và đảm bảo sự chính xác trong quá trình hủy bỏ hồ sơ.
Như vậy để thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO thì doanh nghiệp Việt nên cân nhắc sử dụng phần mềm công nghệ phù hợp, vừa tối ưu hiệu năng, vừa tiết kiệm chi phí. Hy vọng với những hướng dẫn cụ thể trên đây, các doanh nghiệp đã có cái nhìn toàn diện về quy trình lưu trữ hồ sơ và sẵn sàng triển khai hành động ngay hôm nay.
