Phần mềm quản lý hồ sơ dự án là một yếu tố quan trọng kiến tạo tới 30% thành công của một dự án. Bởi vậy nhu cầu tìm hiểu về lợi ích của phần mềm hay băn khoăn nên sử dụng phần mềm miễn phí hay trả phí luôn được nhiều tổ chức, doanh nghiệp quan tâm. Ngay trong bài viết dưới đây, cùng DocEye khám phá ngay lời giải đáp cho nỗi băn khoăn ấy chỉ trong vòng 5 phút ngắn ngủi.
Phần mềm quản lý hồ sơ dự án là gì?
Phần mềm quản lý hồ sơ dự án là công cụ cho phép các tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu điện tử thuộc dự án hiệu quả. Một phần mềm quản lý hồ sơ, dự án vận hành hiệu quả sẽ hỗ trợ người dùng phân loại tài liệu theo chủ đề, tối ưu công tác quản lý hồ sơ, dễ dàng tìm kiếm, khai thác hiệu quả mà không sợ rò rỉ dữ liệu quan trọng của dự án.
Thực tiễn công tác quản lý hồ sơ dự án
Trong xu hướng toàn cầu hóa, Việt Nam đang là điểm vàng đầu tư trên bản đồ của nhiều thương hiệu quốc tế như Lotte – Hàn Quốc; Uniqlo – Nhật Bản; Foxconn – Đài Loan,… Hàng loạt dự án đầu tư trên nhiều lĩnh vực thương mại, thời trang, công nghệ,… đang được triển khai rộng rãi.
Tuy nhiên, để quản lý hiệu quả một dự án, chúng ta cần tiến hành xử lý rất nhiều loại tài liệu, bao gồm kế hoạch dự án, báo cáo tiến độ và hồ sơ liên lạc,… Quản lý những tài liệu này có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt khi làm việc với các nhóm lớn hoặc các dự án phức tạp có yêu cầu về độ chính xác cao.
Bởi thế, chỉ cần dự án phát sinh một số nhầm lẫn, chậm trễ trong lưu trữ, tìm kiếm và khai thác tài liệu, đó có thể là nguyên nhân kéo dài thời gian thực hiện so với kế hoạch, gây tổn thất không nhỏ về tài chính và uy tín của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Nghiêm trọng hơn, nếu quá trình bảo mật có lỗ hổng phát sinh không kịp phát hiện, dữ liệu trong dự án sẽ bị rò rỉ, dễ gây ra rắc rối về pháp lý dẫn đến mệt mỏi không đáng có và quá trình triển khai bị đình trệ vô thời hạn.
Theo một nghiên cứu của PMI – tổ chức danh tiếng thế giới nghiên cứu sâu về quản lý dự án, trung bình cứ 1 tỷ đô la đầu tư vào các dự án thì có tới 97 triệu đô la bị lãng phí bởi sai lầm trong quản lý, trong đó có quản lý tài liệu. Bởi vậy vai trò của phần mềm quản lý hồ sơ dự án sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ dự án
Giám sát hồ sơ suốt vòng đời dự án
Vòng đời dự án gồm có bốn giai đoạn riêng biệt: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc. Một lượng lớn hồ sơ, tài liệu sẽ phát sinh xuyên suốt vì vậy quá trình triển khai cần có sự quản lý đồng bộ, khoa học những tài liệu, hồ sơ dự án đầu vào.
Khi các đầu việc tăng lên, lượng hồ sơ, giấy tờ, công văn, hóa đơn, quy định,… cũng tăng lên theo cấp số nhân. Khi ấy, hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ dự án miễn phí không thể đủ dung lượng lưu trữ, làm gián đoạn quá trình triển khai dự án.
Phần mềm uy tín hỗ trợ công tác lưu trữ và quản lý sẽ là cứu tinh tiếp nhận đa dạng các loại tài liệu, mà không tiêu tốn nhiều thời gian. Khi tiếp nhận, người dùng dễ dàng phân loại tài liệu theo từng nhóm theo nhu cầu. Đồng thời khi cần tiêu chí dễ dàng tìm kiếm, truy xuất, lưu chuyển hồ sơ thuận tiện giữa các bộ phận trong dự án.
Tiêu chuẩn hóa tài liệu đăng tải
Khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ dự án, mọi người trong tổ chức sẽ dễ dàng xử lý hồ sơ, chứng từ,… theo tiêu chuẩn chung về tác vụ đặt tiêu đề, phân loại thư mục, phân mục cho từng nhóm nhân viên, từng nhiệm vụ cụ thể. Nhờ vậy quá trình quản lý toàn bộ dự án và theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng hơn.
Các doanh nghiệp, tổ chức có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc xuyên suốt quá trình triển khai. Việc bàn giao nhiệm vụ khi phát sinh nhân sự nghỉ việc cũng trở nên thuận tiện, nhanh chóng, hạn chế rò rỉ dữ liệu.
>>> Khám phá dịch vụ lưu trữ tài liệu doanh nghiệp: muôn vàn lợi ích trong kỷ nguyên số <<<
Cộng tác hiệu quả hơn
Phần mềm quản lý hồ sơ dự án giúp cải thiện quá trình giao tiếp giữa nhân viên và người quản lý. Khi lưu trữ chung trong hệ thống và phân loại khoa học theo từng nhiệm vụ, theo từng nhóm phụ trách, từng đầu việc, hệ thống sẽ tối ưu công tác quản lý hồ sơ. Chúng cho phép mỗi nhân viên phụ trách hiểu rõ hơn về nhiệm vụ cũng như hồ sơ, tài liệu tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ ấy.
Giao tiếp giữa quản lý và nhân viên cũng trở nên hiệu quả hơn, không tốn nhiều thời gian trao đổi tài liệu qua tin nhắn làm trôi công việc, hạn chế nhầm lẫn giữa các file tài liệu quan trọng. Sếp giao việc nhanh, nhân viên tiếp nhận đủ, giải quyết nhanh gọn nhờ kho tài liệu số tập trung. Hiệu suất làm việc theo đó tăng lên đáng kể.
Tiết kiệm thời gian, nguồn lực
Khi sở hữu một phần mềm quản lý hồ sơ dự án hiệu quả, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian triển khai cũng như nguồn lực (nhân lực, tiền bạc,…) đầu tư. Mỗi nhân viên, bộ phận của dự án có thể hiểu rõ những thư mục tài liệu quan trọng cần truy cập một cách minh bạch. Thay vì tiêu tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu, họ tập trung phát hiện, giải quyết vấn đề tồn đọng, tìm ra lỗi sai trước khi chúng phát triển những vấn đề lớn.
Tăng cường hàng rào bảo mật
Phần mềm quản lý hồ sơ dự án sẽ giúp bảo mật thông tin nhờ xác thực đa yếu tố cùng hệ thống mã hóa dữ liệu giúp tài liệu, hồ sơ, hóa đơn được bảo vệ an toàn trong quá trình triển khai dự án. Ngoài ra, việc phân quyền chi tiết cho từng nhóm nhân viên, từng nhân viên cũng là yếu tố giúp việc quản lý hồ sơ trở nên dễ thở xuyên suốt quá trình triển khai. Công tác quản lý tổng thể cũng trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn bao giờ hết.
Doanh nghiệp Việt có nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí?
Trên thị trường hiện nay xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý hồ sơ dự án miễn phí đem tới khoản hời cho doanh nghiệp đến từ việc tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, việc “chọn mặt gửi vàng” các dự án trọng điểm cho những phần mềm này sẽ tiềm tàng những mối nguy hiểm mà các doanh nghiệp Việt khó có thể lường trước.
Với hệ thống bảo mật lỏng lẻo, các hacker dễ dàng mở khóa và đi sâu vào đánh cắp dữ liệu các dự án. Ngoài ra, với các phần mềm miễn phí, doanh nghiệp thường không thể sử dụng đầy đủ tính năng cần đáp ứng nhu cầu phát sinh với khối lượng dữ liệu khổng lồ không thể tạo các kho lưu trữ tối ưu dành cho cá nhân hay phân loại hồ sơ, tài liệu,…
Bên cạnh đó, hiệu suất vận hành cũng sẽ thấp hơn, dễ phát sinh lỗi, ảnh hướng xấu tới tiến độ triển khai dự án. Như vậy với những dự án quy mô lớn, quản lý lượng hồ sơ, chứng từ khổng lồ, lựa chọn các phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí là một hành động mạo hiểm.
>>> Khám phá phần mềm quản lý hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp việt <<<
DocEye – Giải pháp tối ưu công tác quản lý hồ sơ dự án trong thời đại số
Trong năm 2023 – năm của dữ liệu số, việc sử phần mềm quản lý hồ sơ dự án đóng vai trò quan trọng thúc đẩy tổ chức, doanh nghiệp có những bước phát triển vững chắc, tối ưu các nguồn lực và hạn chế tối thiểu các nhầm lẫn không đáng có.
Hiểu được nhu cầu ấy, FSI – nhà cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai thực tiễn đã nghiên cứu và cho ra đời hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye. Phần mềm ra đời nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên trong quá trình triển khai dự án.
Tạo lập kho lưu trữ số tập trung dễ dàng phân loại, tối ưu nguồn lực
Phần mềm DocEye hỗ trợ quản lý hồ sơ dự án hoàn toàn có thể nhận dữ liệu đầu vào là các hồ sơ, hóa đơn, chứng từ,… dưới nhiều định dạng khác nhau. Sau đó người dùng có thể tiến hành phân loại theo nhu cầu một cách khoa học.
Nhờ DocEye, công tác quản lý trở nên dễ dàng với từng thư mục cụ thể, nhân viên cũng dễ dàng tìm kiếm tài liệu tham khảo chỉ với vài cú click chuột. Năng suất làm việc được tối ưu, đá bay tình trạng công việc ngưng trệ, kéo dài vì thiếu hồ sơ, sai tài liệu.
Phân quyền truy cập linh hoạt giúp cộng tác hiệu quả
Sử dụng DocEye, việc phân quyền linh hoạt giúp nâng cao sự tập trung của mỗi nhân viên, giúp cộng tác hiệu quả hơn trong dự án. Cụ thể trong mỗi dự án, lượng folder hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ có thể đạt tới hàng ngàn file khác nhau. Bởi vậy mỗi lần truy cập, khai thác, các nhân viên phụ trách dễ bị phân tán sự tập trung, khó khăn trong tìm kiếm. Với tính năng phân quyền truy cập linh hoạt xem, sửa xóa,…
Song hành cùng mỗi dự án kinh doanh, DocEye là phần mềm quản lý hồ sơ dự án, giúp mỗi nhân viên tiếp cận nhận nhanh chóng hồ sơ, tài liệu cần thiết. Theo đó, quá trình trao đổi cộng tác giữa quản lý dự án và nhân viên hay giữa nhân viên và cộng sự khác cũng trở nên hiệu quả.
Bảo mật cao, hạn chế rò rỉ dữ liệu dự án
Với cơ chế bảo mật đa lớp DocEye giúp công tác quản lý dự án trở nên tối ưu. Những hồ sơ, dữ liệu nhạy cảm khi đưa vào phần mềm quản lý hồ sơ dự án sẽ được bảo vệ bởi mật khẩu đa lớp. Nếu cần mở rộng quyền truy cập tài liệu, mỗi nhân viên phụ trách có thể đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống. Tài liệu sẽ tự động thu hồi sau một khoảng thời gian nhất định.
Lịch sử mượn – trả được cập nhật, quản lý theo dõi được chính xác. Các folder quan trọng được đặt mật khẩu riêng, giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa. Điều này giúp hạn chế tối thiểu hiện tượng rò rỉ dữ liệu quan trọng trong các dự án đầu tư trọng điểm và gây ra những rắc rối về pháp lý không đáng có.
Trong bài viết trên FSI đã giúp các tổ chức, doanh nghiệp khắc họa bức tranh tổng quan về tác vụ quản lý hồ sơ dự án. DocEye hy vọng mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều nhìn ra lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ dự án và ứng dụng công nghệ hiệu quả để đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số. Sẵn sàng thay đổi, bứt phá thì doanh nghiệp mới có thể đạt tới thành công!
