Trong hoạt động kinh doanh, hợp đồng là một văn bản pháp lý quan trọng, quy định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Việc đảm bảo quy trình quản lý hợp đồng chuyên nghiệp, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình, giảm thiểu rủi ro pháp lý, và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Các loại hợp đồng thường gặp nào cần quản lý theo quy trình?
Các loại hợp đồng thường gặp trong hoạt động kinh doanh và cần được quản lý bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ
- Hợp đồng thuê mướn
- Hợp đồng lao động
- Hợp đồng vay vốn
- Hợp đồng bảo hiểm
- Hợp đồng đầu tư
Việc nắm bắt được các loại hợp đồng cụ thể mà doanh nghiệp đang sở hữu sẽ giúp các cấp lãnh đạo, hay phòng hành chính, hồ sơ thực hiện công tác quản lý hợp đồng chuyên nghiệp, tránh được những rủi ro trong giao dịch hay nguy cơ thất thoát, rò rỉ thông tin.
Lợi ích khi doanh nghiệp quản lý hợp đồng theo quy trình chuẩn
Khi thực hiện quản lý các hợp đồng theo quy trình chuẩn, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực, điển hình như:
- Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp: Quy trình quản lý chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp đảm bảo các quyền và nghĩa vụ của mình được thực hiện đúng theo thỏa thuận.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Một quy trình quản lý chặt chẽ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh do vi phạm hợp đồng.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh: Quản lý hợp đồng chuẩn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Quy trình quản lý hợp đồng chuẩn nhất cho doanh nghiệp
Để triển khai quản lý hợp đồng theo quy trình chuẩn nhất, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng
Trong bước này, doanh nghiệp cần xác định loại hợp đồng cần ký kết, các bên tham gia hợp đồng, nội dung chính của hợp đồng, và các điều khoản cần thiết khác.
Bước 2: Tạo hợp đồng
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, doanh nghiệp cần tiến hành soạn thảo hợp đồng. Trong bước này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hợp đồng được soạn thảo chính xác, đầy đủ và phù hợp với quy định của pháp luật.
Bước 3: Đàm phán hợp đồng
Sau khi đã soạn thảo hợp đồng, doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán hợp đồng với các bên tham gia. Trong bước này, các bên sẽ trao đổi và thống nhất về các điều khoản của hợp đồng.
Bước 4: Phê duyệt hợp đồng
Sau khi đã đàm phán hợp đồng, các bên cần tiến hành phê duyệt hợp đồng. Trong bước này, các bên sẽ xác nhận rằng họ đồng ý với các điều khoản của hợp đồng.
Bước 5: Thực hiện hợp đồng
Sau khi đã ký kết hợp đồng, các bên cần tiến hành thực hiện các điều khoản của hợp đồng. Trong bước này, các bên cần phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo rằng hợp đồng được thực hiện đúng và đầy đủ.
Bước 6: Theo dõi và quản lý hợp đồng
Sau cùng, để đảm bảo một quy trình chuyên nghiệp và chặt chẽ, trong quá trình thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp cần tiến hành theo dõi và quản lý chặt chẽ. Trong bước này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ, đúng chất lượng, và đúng chi phí.
| Bạn có thể quan tâm: Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO mà doanh nghiệp cần biết |
Ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo các hợp đồng được quản lý theo quy trình chuẩn, giúp giảm thiểu tối đa những sai sót và rủi ro so với cách làm thủ công.
Trong môi trường kinh doanh và quá trình vận hành doanh nghiệp thực tế, phần mềm quản lý hợp đồng có thể được ứng dụng hiệu quả trong đa lĩnh vực, điển hình như:
- Bán hàng và marketing: Phần mềm quản lý hợp đồng có thể được sử dụng để quản lý các hợp đồng bán hàng, mua hàng, và hợp đồng dịch vụ.
- Sản xuất: Phần mềm quản lý hợp đồng giúp quản lý các hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu, hợp đồng gia công, và hợp đồng dịch vụ vận tải.
- Xây dựng: Phần mềm hỗ trợ quản lý các hợp đồng thi công, hợp đồng cung cấp vật liệu, và hợp đồng tư vấn giám sát.
- Dịch vụ: Phần mềm có thể được sử dụng để quản lý các hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng bảo hiểm, và hợp đồng nhượng quyền. Tất cả đều tuân thủ theo đúng quy trình chuẩn đã được doanh nghiệp thiết lập ban đầu.
Trong số các phần mềm quản lý hợp đồng hiện nay, giải pháp DocEye từ công ty công nghệ FSI được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và đánh giá có tính năng quản lý toàn diện, giúp đảm bảo thực hiện quy trình đúng, đủ, chuyên nghiệp.
Cụ thể, hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý hợp đồng của doanh nghiệp, triển khai nhanh chóng và chính xác theo đúng quy trình chuẩn từ việc tạo hợp đồng, đàm phán, phê duyệt, thực hiện, đến theo dõi và quản lý.
Nhờ sở hữu nhiều ưu điểm như tính năng đa dạng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý hợp đồng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác, cùng giá cả hợp lý, phần mềm quản lý hợp đồng DocEye liên tục nhận được sự tín nhiệm từ hơn 1500 khách hàng tổ chức, doanh nghiệp cũng như các giải thưởng công nghệ uy tín trong nước như Vietnam Digital Award 2019 và Sao Khuê trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018.
Qua đó, khẳng định uy tín và chất lượng của sản phẩm DocEye nói riêng và các giải pháp công nghệ được nghiên cứu, phát triển bởi FSI nói chung.
Tóm lại, việc quản lý hợp đồng theo quy trình chuẩn có vai trò quan trọng trong đảm bảo uy tín doanh nghiệp và tránh được các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. Đồng thời, với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm quản lý hợp đồng ngày càng trở nên đa dạng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp, giúp đảm bảo quy trình quản lý hợp đồng tại doanh nghiệp được thực hiện đúng đủ, chuyên nghiệp và chặt chẽ.
