Văn phòng điện tử là gì? Có thực sự cần cho doanh nghiệp?

Khái niệm văn phòng điện tử đã xuất hiện kể từ khi công nghệ phát triển như vũ bão, nhưng thực sự vẫn còn rất nhiều những thắc mắc liên quan đến cụm từ “văn phòng điện tử” này.

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Nhìn vào hai thuật ngữ tương đương trên, ta thấy về bản chất, văn phòng điện tử là một hệ thống phần mềm giúp các thao tác, nghiệp vụ văn phòng được xử lý trên nền tảng máy tính và đặc biệt là Internet. Sẽ không cần giấy tờ, sẽ chỉ là những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể làm việc trong một “văn phòng điện tử”.

Làm thế nào để biến văn phòng đã có thành một văn phòng điện tử?

Tùy theo quy mô của từ “văn phòng” mà “văn phòng điện tử” sẽ gồm những gì và đáp ứng những gì. Trên thực tế, các hoạt động của một văn phòng khá đa dạng, từ việc tương tác các phòng ban, luân chuyển văn bản đi đến, thêm bớt nhân sự, thêm bớt công việc, quản lý tiến trình công việc, cho tới các nghiệp vụ khác. Tất cả những điều này đều được lập trình và chuyển hóa thành các module, hay còn gọi là phân hệ chức năng, giúp văn phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng những tiện ích phù hợp, hiệu quả.

Có rất nhiều ứng dụng phần mềm giúp cho thao tác văn phòng được điện tử hóa. Trên thế giới, có những phần mềm văn phòng điện tử khá nổi tiếng và miễn phí (có cả bản có phí với nhiều tính năng cao cấp hơn) như Trello. Ở Việt Nam, cũng có một số đơn vị xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ văn phòng điện tử, trong đó tiêu biểu có phần mềm văn phòng điện tử của FSI, có tên DocEye (có cả phiên bản miễn phí, dùng thử, và các phiên bản tùy biến cho doanh nghiệp từ vừa và nhỏ đến cấp tập đoàn, công ty đa quốc gia hay các UBND và các Bộ Ban ngành).

Phần mềm văn phòng điện tử có nhiều tiền không?

Phần mềm văn phòng điện tử được cung cấp bởi các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Người dùng muốn sử dụng chỉ phải trả phí để duy trì quyền sử dụng của mình, tùy theo phạm vi và cấp độ triển khai.

Sẽ không phải đầu tư máy móc hạ tầng gì, tất cả chỉ là những chiếc máy tính, mobile hàng ngày trong công việc, nay được quy chuẩn hóa trên một hệ thống phần mềm thống nhất.

Để dùng thử hoặc dùng cho cá nhân, có rất nhiều phiên bản MIỄN PHÍ. Để dùng cho doanh nghiệp, tùy theo quy mô mà đơn vị sẽ phải chi trả. Nhìn chung là sẽ được nhiều hơn mất, và thực tế là thay vì nói là đầu tư kinh phí cho văn phòng điện tử, chúng ta sẽ nói là văn phòng điện tử giúp nâng cao năng suất làm việc và cắt giảm RẤT NHIỀU chi phí.

Công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin IONE

Văn phòng điện tử là xu hướng tất yếu trong tương lai của chúng ta. Hy vọng một số thông tin trên sẽ giúp bạn giải đáp được một số thắc mắc liên quan đến một khái niệm mới trong thời đại công nghệ này.