Trong kỷ nguyên công nghệ, những ứng dụng công nghệ hỗ trợ cho công việc như phần mềm làm báo cáo không chỉ đem lại lợi thế về tốc độ, hiệu suất vượt trội mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
Trong kỷ nguyên công nghệ, những ứng dụng công nghệ hỗ trợ cho công việc như phần mềm làm báo cáo không chỉ đem lại lợi thế về tốc độ, hiệu suất vượt trội mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để lựa chọn được phần mềm phù hợp với tính chất công việc và hình thức làm việc của doanh nghiệp thì người dùng cần cân nhắc nhiều yếu tố.
Thế nào là một phần mềm làm báo cáo chuyên nghiệp?
Phần mềm làm báo cáo là gì?
Phần mềm làm báo cáo là một công cụ hỗ trợ con người báo cáo công việc tự động trên hệ thống, sắp xếp khung thời gian làm việc hiệu quả để đảm bảo giải quyết được bài toán: giao nhân việc giữa lãnh đạo và nhân viên và lên kế hoạch báo cáo tiến độ công việc trên một nền tảng duy nhất.
Phần mềm làm báo cáo là gì?
| Xem thêm: Khám phá phần mềm quản lý hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt |
Các yếu tố cơ bản của một phần mềm làm báo cáo
Một phần mềm làm báo cáo chuyên nghiệp trước hết phải đảm bảo các yếu tố:
Đối với nhân viên
– Ghi nhớ được công việc và thời hạn hoàn thành, tránh trôi deadline
– Xác định được các công việc cần ưu tiên
– Đảm bảo cập nhật, báo cáo công việc dễ dàng, tiện lợi
Đối với nhà quản lý
– Theo dõi tổng quan công việc và dự án của từng cá nhân, bộ phận
– Xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời nhờ cập nhật tình hình báo cáo thường xuyên
– Phân bổ và sắp xếp nguồn lực cho từng công việc cụ thể một cách hiệu quả
Một số chức năng chính của phần mềm làm báo cáo
Dựa trên nhu cầu của người dùng, một số chức năng chính của một phần mềm làm báo cáo là:
– Chức năng báo cáo công việc: giúp người dùng quản lý và giám sát tiến độ công việc hiệu quả. Mọi thông tin tài liệu liên quan đến công việc đang phụ trách đều được cập nhật liên tục trên hệ thống. Nhờ đó tiết kiệm được phần lớn thời gian so hình thức báo cáo thủ công trước đây. – Chức năng báo cáo và quản lý dự án: giúp linh hoạt chỉnh sửa và bổ sung công việc hoặc người thực hiện. Đảm báo tiến độ dự án được cập nhật nhanh chóng, chính xác.
– Chức năng quản lý tài liệu: Cho phép tạo và lưu trữ tài liệu liên quan đến dự án, công việc lên hệ thống chung để khai thác và sử dụng khi cần thiết
– Chức năng quản lý lịch biểu: cho phép đặt lịch thực hiện, sắp xếp thời gian hoàn thành và báo cáo công việc hiệu quả.
– Một số chức năng khác
| Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản đến và đi hữu hiệu nhất |
Top 4 phần mềm làm báo cáo chuyên nghiệp hiện nay
Phần mềm Trello
Trello là một phần mềm làm báo cáo khá thông dụng hiện nay và phù hợp với mô hình doanh nghiệp nhỏ. Dùng để quản lý, báo cáo nội dung công việc trong một nhóm. Phấn mềm này được xây dựng dựa trên ngôn ngữ Kanban.
Trello có thiết kế giao diện khá đẹp mắt và thân thiện với người dùng. Giao diện của phần mềm gần giống như một bảng tin. Cho phép người dùng có cái nhìn trực quan về toàn bộ công việc mình đang phụ trách thông qua các cột công việc được đánh dấu tương ứng với trạng thái hoàn thành.
Với lợi thế tối giản về thiết kế, tối ưu cho người dùng, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm hợp lý và báo cáo công việc nhanh chóng hơn
Wrike – phần mềm làm báo cáo chuyên nghiệp
Wrike là một giải pháp phần mềm làm báo cáo mạnh mẽ. Phần mềm này có khả năng thay thế toàn bộ những tác vụ trong công việc cảu email hay hầu hết các công cụ làm việc khác. Theo đánh giá của Business News Daily, phần mềm Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp phần mềm làm báo cáo.
Bản trả phí của công cụ này cũng có mức giá tương đối rẻ, trung bình chỉ 9,8$/người/ tháng cho mộ nhóm từ 5 – 15 user. Vì vậy, có thể nói đây là giải pháp làm báo cáo tuyệt vời dành cho những team nhỏ hoặc các công ty start up không có nhiều kinh phí.
Báo cáo công việc nhanh chóng với phần mềm Asana
Asana không chỉ là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản. Phần mềm này còn được biết đến là phần mềm làm báo cáo chuyên nghiệp với đầy đủ các tính năng giúp người dùng có thể xem chi tiết và tổng quan toàn bộ thông tin của dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list… Đây là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.
Phần mềm quản lý tài liệu – làm báo cáo DocEye
Phần mềm quản lý tài liệu – làm báo cáo DocEye
DocEye thường được biết đến với cái tên là phần mèm quản lý tài liệu thông minh. Đây là một sản phẩm của công ty Cổ phần Đầu tư thương mại FSI.
Bên cạnh các chức năng chính liên quan đến việc quản lý, lưu trữ tài liệu, phần mềm còn có tích hợp tính năng báo cáo công việc thông qua các module được tích hợp sẵn trên phần mềm: module quản lý dự án, module quản lý kinh doanh, module quản lý mua sắm,….
Không chỉ update báo cáo và tài liệu liên quan đến công việc lên hệ thống quản lý chung, phần mềm làm báo cáo này còn giúp tất cả các nhân sự tham gia vào dự án đều có thể theo sát được tiến độ công việc, quản lý có cái nhìn chi tiết về hoạt động dự án để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
| Xem thêm: Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp cho doanh nghiệp |
