Trong hơn 20 năm qua, số lượng tòa nhà cao 200 mét trên thế giới đã tăng gần 500% cho thấy sự phát triển đáng ngưỡng mộ của ngành xây dựng. Tuy nhiên, với dự án quy mô lớn, lượng hồ sơ phát sinh khó kiểm soát lại đang là trở ngại có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn 8,69 tỷ USD mỗi năm. Vậy cách lưu trữ hồ sơ xây dựng nào là hiệu quả với các nhà thầu? Tìm hiểu ngay câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Tầm quan trọng của lưu trữ hồ sơ xây dựng
Theo dõi tiến độ thi công
Với những báo cáo hàng ngày cùng các hóa đơn phát sinh liên quan tới vật liệu xây dựng, thuê công thợ,… các chủ thầu tại công trường có thể theo sát dự án. Việc nắm bắt được chính xác tiến độ xây dựng công trình không còn là trở ngại để đảm bảo hoàn thành dự án theo đã ký kết.
Cải thiện hiệu suất công trường
Khi triển khai cách lưu trữ hồ sơ xây dựng khoa học, bằng cách ghi lại chi tiết các hồ sơ, tài liệu, báo cáo hàng ngày, ban quản lý dự án, chủ thầu có thể nắm được biến đổi của thời tiết, số lượng nhân viên, số giờ công, tiến độ các công việc cụ thể cùng các vấn đề liên quan tới an toàn, chất lượng công trình,…
Những dữ kiện trên đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt tình hình, đánh giá tiến độ để làm cơ sở cải thiện hiệu quả hoạt động của dự án. Nếu tiến độ chậm, chủ thầu sẽ dựa vào thông tin chi tiết về các giao dịch, giờ công để theo dõi hiệu suất, tìm ra nguyên nhân. Nếu tiến độ vượt chỉ tiêu, dữ liệu ấy sẽ giúp tìm ra điểm đột phá và phát huy rộng rãi.
Nhờ cách lưu trữ hồ sơ xây dựng khoa học, chủ thầu có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và lên kế hoạch nâng cao hiệu suất thi công trên công trường
Chuẩn bị sẵn sàng cho rủi ro, tranh chấp
Bằng cách lưu trữ hồ sơ xây dựng và các hóa đơn, báo cáo,… liên quan có thể giúp bạn quản lý dự án bảo vệ uy tín sự chuyên nghiệp của công ty. Đó có thể là bằng chứng đã cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng hay chủ thầu hay các giao dịch hoàn toàn minh bạch đã được chứng thực,…
Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả sẽ bảo vệ các doanh nghiệp xây dựng khỏi các rủi ro hợp đồng cùng các khiếu nại bất ngờ từ đối tác, khách hàng. Các biểu mẫu, hóa đơn, giao dịch, giấy tờ liên quan sẽ là minh chứng đáng giá khi phát sinh những rủi ro bất ngờ so sai sót, nhầm lẫn.
Các loại hồ sơ xây dựng cần lưu trữ
Xuyên suốt quá trình vận hành của các doanh nghiệp ngành xây dựng tồn tại nhiều loại hồ sơ cần được lưu trữ. Có rất nhiều hồ sơ, tài liệu chứng từ không thể làm mất như bản vẽ của công trình, các hồ sơ thiết kế thi công, bản ký duyệt, dự án thi công. Ngoài ra còn có các báo cáo chi tiết về giao dịch nhập nguyên vật liệu, chi phí và hàng loạt giấy tờ về thẩm định, thiết kế cần được lưu trữ đúng cách.
Bên cạnh các loại tài liệu là hồ sơ tồn tại dưới dạng vật lý còn có tài liệu số hay các tài liệu là hình ảnh trong các video, các đoạn ghi âm, trao đổi để lưu lại thông tin quan trọng của toàn bộ tiến trình thi công xây dựng cần lưu trữ đầy đủ.
Các bản vẽ thiết kế công trình và nhiều tài liệu liên quan cần được thu thập, bảo quản, giao nộp đúng theo cách lưu trữ hồ sơ xây dựng được pháp luật quy định
Để xác định được cách lưu trữ hồ sơ xây dựng khoa học hiệu quả, đúng luật, chúng ta cần hiểu rõ các loại hồ sơ cần lưu trữ đầy đủ thông qua Nghị định 06/2021/NĐ-CP:
| Tên loại hồ sơ | Tên các hồ sơ cụ thể |
| Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng | Quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng (nếu có).Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình và Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng.Nhiệm vụ thiết kế, các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở.Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư (nếu có).Văn bản của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về: thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận hoặc chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường, đảm bảo an toàn (an toàn giao thông, an toàn cho các công trình lân cận) và các văn bản khác có liên quan.Quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc hợp đồng thuê đất đối với trường hợp không được cấp đất.Giấy phép xây dựng, trừ những trường hợp được miễn giấy phép xây dựng.Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu và hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu.Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các nhà thầu theo quy định.Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng. |
Tìm ra cách lưu trữ hồ sơ xây dựng bắt đầu bằng việc nắm rõ tên tài liệu cần thiết trong hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình:
| Tên loại hồ sơ | Tên hồ sơ, tài liệu cụ thể |
| Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình | Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình.Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng; quyết định phê duyệt thiết kế xây dựng công trình kèm theo: hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được phê duyệt (có danh mục bản vẽ kèm theo); chỉ dẫn kỹ thuật.Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình.Các văn bản, tài liệu, hồ sơ khác có liên quan đến giai đoạn khảo sát, thiết kế xây dựng công trình. |
Đảm bảo cách lưu trữ hồ sơ xây dựng chính xác với việc lưu trữ đầy đủ các loại hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình:
| Tên loại hồ sơ | Tên hồ sơ cụ thể |
| Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình | Hồ sơ các danh mục thay đổi thiết kế trong quá trình thi công để xây dựng công trình và các văn bản thẩm định, có phê duyệt của các cấp có thẩm quyền Danh mục bản vẽ kèm theo bản vẽ hoàn công Các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình Các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng với sản phẩm, hàng hóa, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, thông báo tiếp nhận các hồ sơ công bố hợp quy của cơ quan chuyên ngành, chứng nhận hợp chuẩn theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa. Các kết quả quan trắc, đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận hoặc giai đoạn công trình (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng.Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có).Hồ sơ quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình.Quy trình vận hành, khai thác công trình (nếu có); quy trình bảo trì công trình.Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có).Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng.Văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định này (nếu có).Các hồ sơ, tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định tại Điều 24 Nghị định này (nếu có).Các hồ sơ/văn bản/tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng. |
Thực hiện cách lưu trữ hồ sơ xây dựng đúng quy định đòi hỏi nhà thầu phải lưu trữ nhiều loại tài liệu, hồ sơ khác nhau với số lượng lớn
Trong nhiều trường hợp, dù công trình đã hoàn thiện hay chưa thì việc bảo quản tài liệu, bản vẽ theo đúng cách lưu trữ hồ sơ xây dựng đã được quy định đều đóng vai trò quan trọng. Trong tình huống như tiếp đón các đoàn thanh tra từ Bộ Xây dựng hoặc các vấn đề phát sinh liên quan tới bảo hộ lao động, tranh chấp, kiện tụng, những tài liệu, những hồ sơ này sẽ được sử dụng để đối chứng, xác minh,…
Các quy định về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng cập nhật mới nhất
Các quy định chung về lưu trữ hồ sơ xây dựng
Căn cứ Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau:
– Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định này trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
– Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.
– Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
– Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 174/2021/TT-BQP thì các bộ phận công trình bị che khuất, che lấp phải có hình ảnh (ảnh chụp, video) do tư vấn giám sát, nhà thầu thi công xây dựng thực hiện để phục vụ công tác kiểm tra, nghiệm thu. Hình ảnh ghi lại phải rõ nét, thể hiện được hình khối, quy cách, thời gian, vị trí thực hiện. Thời gian lưu trữ hình ảnh do chủ đầu tư quy định nhưng không ngắn hơn thời gian bảo hành công trình.
Cần đáp ứng tất cả các quy định chung trên thì cách lưu trữ hồ sơ xây dựng của nhà thầu mới được đánh giá là đạt chuẩn.
Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng trong các công trình phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định
Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng
Theo Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV (có hiệu lực từ 15/02/2023) thì thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần phải giữ tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Quy định cụ thể về thời gian lưu trữ tài liệu đầu tư, xây dựng như sau:
| STT | Tên loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ |
| 1 | Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định cùng các hướng dẫn về quá trình đầu tư, xây dựng | 20 năm |
| 2 | Hồ sơ về xây dựng các đề án, dự án, chương trình mục tiêu | |
| Được phê duyệt | Vĩnh viễn | |
| Không được phê duyệt | 10 năm | |
| 3 | Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án, dự án, chương trình mục tiêu | Vĩnh viễn |
| 5 | Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện các đề án, dự án, các chương trình mục tiêu | |
| Tổng kết | Vĩnh viễn | |
| Sơ kết | 10 năm |
Theo quy định tại khoản 4 Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP thì thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng khác nhau tùy thuộc vào quy mô của từng dự án cụ thể:
- Tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A
- Tối thiểu là 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B
- Tối thiểu là 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C
(kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng)
Để phân biệt dự án xây dựng A, B, C nhằm đảm bảo cách lưu trữ hồ sơ xây dựng đúng luật, nhà thầu và doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào quy định dưới đây:
| Quy định của pháp luật | Phân loại | Đặc điểm cụ thể |
| Điều 8 Luật Đầu tư công 2019 | Dự án xây dựng nhóm A | 1. Dự án không phân biệt tổng mức đầu tư thuộc một trong các trường hợp sau đây:a) Dự án thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh có mức độ tuyệt mật;b) Dự án sản xuất chất độc hại, chất nổ;c) Dự án hạ tầng khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao;2. Dự án có tổng mức đầu tư từ 2.300 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực sau đây:a) Giao thông, bao gồm cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ;b) Công nghiệp điện;c) Khai thác dầu khí;d) Hóa chất, phân bón, xi măng;đ) Chế tạo máy, luyện kim;e) Khai thác, chế biến khoáng sản;g) Xây dựng khu nhà ở;3. Dự án có tổng mức đầu tư từ 1.500 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực sau đây:a) Giao thông, trừ dự án quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;b) Thủy lợi;c) Cấp thoát nước, xử lý rác thải và công trình hạ tầng kỹ thuật khác;d) Kỹ thuật điện;đ) Sản xuất thiết bị thông tin, điện tử;e) Hóa dược;g) Sản xuất vật liệu, trừ dự án quy định tại điểm d khoản 2 Điều này;h) Công trình cơ khí, trừ dự án quy định tại điểm đ khoản 2 Điều này;i) Bưu chính, viễn thông;4. Dự án có tổng mức đầu tư từ 1.000 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực sau đây:a) Sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản;b) Vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên;c) Hạ tầng kỹ thuật khu đô thị mới;d) Công nghiệp, trừ dự án thuộc lĩnh vực công nghiệp quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này;5. Dự án có tổng mức đầu tư từ 800 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực sau đây:a) Y tế, văn hóa, giáo dục;b) Nghiên cứu khoa học, công nghệ thông tin, phát thanh, truyền hình;c) Kho tàng;d) Du lịch, thể dục thể thao;đ) Xây dựng dân dụng, trừ xây dựng khu nhà ở quy định tại điểm g khoản 2 Điều này;e) Dự án thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trừ dự án quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này. |
| Điều 9 Luật Đầu tư công 2019 | Dự án xây dựng nhóm B | – Dự án có tổng mức đầu tư từ 120 tỷ đồng đến dưới 2.300 tỷ đồng thuộc lĩnh vực sau đây:+ Giao thông, bao gồm cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ;+ Công nghiệp điện;+ Khai thác dầu khí;+ Hóa chất, phân bón, xi măng;+ Chế tạo máy, luyện kim;+ Khai thác, chế biến khoáng sản;+ Xây dựng khu nhà ở.– Dự án có tổng mức đầu tư từ 80 tỷ đồng đến dưới 1.500 tỷ đồng lên thuộc lĩnh vực sau đây:+ Giao thông (trừ cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ)+ Thủy lợi;+ Cấp thoát nước, xử lý rác thải và công trình hạ tầng kỹ thuật khác;+ Kỹ thuật điện;+ Sản xuất thiết bị thông tin, điện tử;+ Hóa dược;+ Sản xuất vật liệu (trừ dự án hóa chất, phân bón, xi măng);+ Công trình cơ khí (trừ dự án chế tạo máy, luyện kim);+ Bưu chính, viễn thông.– Dự án có tổng mức đầu tư từ 60 tỷ đồng đến dưới 1.000 tỷ đồng thuộc lĩnh vực sau đây:+ Sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản;+ Vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên;+ Hạ tầng kỹ thuật khu đô thị mới;+ Công nghiệp (trừ dự án thuộc lĩnh vực công nghiệp quy định tại 2 lĩnh vực trên và khoản 1 Điều 7 luật này)– Dự án có tổng mức đầu tư từ 45 tỷ đồng đến dưới 800 tỷ đồng thuộc lĩnh vực sau đây:+ Y tế, văn hóa, giáo dục;+ Nghiên cứu khoa học, công nghệ thông tin, phát thanh, truyền hình;+ Kho tàng;+ Du lịch, thể dục thể thao;+ Xây dựng dân dụng (trừ xây dựng khu nhà ở)+ Dự án thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trừ dự án đã thuộc các lĩnh vực khác còn lại. |
| Theo Điều 10 Luật Đầu tư công 2019 | Dự án xây dựng nhóm C | – Dự án có tổng mức đầu tư dưới 120 tỷ đồng thuộc lĩnh vực sau đây:+ Giao thông, bao gồm cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ;+ Công nghiệp điện;+ Khai thác dầu khí;+ Hóa chất, phân bón, xi măng;+ Chế tạo máy, luyện kim;+ Khai thác, chế biến khoáng sản;+ Xây dựng khu nhà ở.– Dự án có tổng mức đầu tư dưới 80 tỷ đồng lên thuộc lĩnh vực sau đây:+ Giao thông (trừ cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ)+ Thủy lợi;+ Cấp thoát nước, xử lý rác thải và công trình hạ tầng kỹ thuật khác;+ Kỹ thuật điện;+ Sản xuất thiết bị thông tin, điện tử;+ Hóa dược;+ Sản xuất vật liệu (trừ dự án hóa chất, phân bón, xi măng);+ Công trình cơ khí (trừ dự án chế tạo máy, luyện kim);+ Bưu chính, viễn thông.– Dự án có tổng mức đầu tư dưới 60 tỷ đồng thuộc lĩnh vực sau đây:+ Sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản;+ Vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên;+ Hạ tầng kỹ thuật khu đô thị mới;+ Công nghiệp (trừ dự án thuộc lĩnh vực công nghiệp quy định tại 2 lĩnh vực trên và khoản 1 Điều 7 Nghị định này)– Dự án có tổng mức đầu tư dưới 45 tỷ đồng thuộc lĩnh vực sau đây:+ Y tế, văn hóa, giáo dục;+ Nghiên cứu khoa học, công nghệ thông tin, phát thanh, truyền hình;+ Kho tàng;+ Du lịch, thể dục thể thao;+ Xây dựng dân dụng (trừ xây dựng khu nhà ở)+ Dự án thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trừ dự án đã thuộc các lĩnh vực khác còn lại. |
Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả nhất là khi doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật chặt chẽ
| Xem thêm: Phần mềm quản lý hợp đồng đáng sử dụng nhất cho Doanh nghiệp |
Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng theo quy trình chuẩn nhất
Để triển khai cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả, một quy trình bài bản khoa học là không thể thể thiếu. Một quy trình chuẩn bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định kế hoạch quản lý hồ sơ cụ thể
Để tìm ra cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả thì bước này đóng vai trò quan trọng. Đây là nền móng đầu tiên trên hành trình lưu trữ.
Doanh nghiệp cần căn cứ vào số lượng hồ sơ, các loại hồ sơ, tầm quan trọng cùng thời gian lưu trữ tương ứng theo quy định của pháp luật. Những dữ kiện trên là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn ra cách lưu trữ hồ sơ xây dựng sao cho phù hợp. Nếu số lượng ít, doanh nghiệp tự lưu trữ, nếu số lượng lớn có thể thuê dịch vụ bên ngoài,…
Bước 2: Xây dựng quy trình lưu trữ
Khi tiến hành xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Lựa chọn thống nhất một phương pháp lưu trữ với toàn bộ hồ sơ xây dựng
- Quy định rõ về cách lập và cách thức cập nhật tài liệu hồ sơ
- Quy định cụ thể về cách sắp xếp và bảo quản tài liệu hồ sơ
- Quy định phương pháp hủy bỏ các loại hồ sơ xây dựng.
Bước 3: Đào tạo nhân sự
Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả nhất gói gọn trong hai chữ đồng bộ và tối ưu. Như vậy để đảm bảo có sự đồng bộ xuyên suốt từ khi tạo lập tới khi lưu trữ thì việc đào tạo, phổ biến nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Ban quản lý dự án cần có sự thống nhất với toàn bộ nhân viên, đặc biệt là với những cá nhân trực tiếp phụ trách nhằm hạn chế sai sót không đáng có. Cách thức đào tạo có thể thông qua hệ thống các video trực quan, hướng dẫn cụ thể hoặc thị phạm qua buổi tập huấn trực tuyến về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng.
Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả nhất là đảm bảo được sự đồng bộ trong quản lý, bởi vậy công tác đào tạo nhân sự đóng vai trò quan trọng
Bước 4: Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học
Doanh nghiệp ngành xây dựng chuẩn bị công cụ phục vụ cho quá trình lưu trữ:
- Với cách thức lưu trữ truyền thống (tài liệu giấy): Tủ, giá, kệ, bìa lá, bìa còng, các thùng đựng, bao bì chuyên dụng để đựng bản vẽ, đĩa CD, DVD,…
- Với cách thức lưu trữ hiện đại (tài liệu số): phần mềm, hệ thống đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, phù hợp với nhu cầu lưu trữ, giao diện thân thiện người dùng, dung lượng lưu trữ lớn.
Sau đó khi tiến hành sắp xếp, lưu trữ:
- Với cách lưu trữ hồ sơ xây dựng truyền thống:
- Mất khoảng 1 ngày – 2 ngày để đóng gói tùy thuộc vào số lượng hồ sơ cần lưu trữ
- Thông báo toàn thể nhân viên hỗ trợ để sắp xếp công việc khoa học
- Tiến hành lần lượt theo các bước: Phân loại – Tạo lập danh mục hồ sơ – Dán nhãn – Xếp vào thùng/ bìa cứng – Lưu trữ tại vị trí quy định từ trước
- Với cách lưu trữ hồ sơ xây dựng điện tử:
- Phân loại hồ sơ, kiểm định chất lượng
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Scan tài liệu
- Nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu
- Đồng bộ, lưu trữ khoa học trên phần mềm hệ thống.
Bước 5: Lập danh mục hồ sơ
Việc tạo lập danh mục hồ sơ phải được thực hiện chi tiết sau khi tiến hành phân loại giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về các loại hồ sơ tài liệu trong bộ hồ sơ. Thực hiện từng bước sẽ giúp doanh nghiệp ngành xây dựng, các chủ thầu, ban quản lý dự án tìm ra cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả.
Việc lập danh mục tài liệu giúp tối ưu hiệu suất quản lý tài liệu của nhà thầu, doanh nghiệp xây dựng
Bước 6: Theo dõi, cập nhật
Nhà thầu, ban quản lý dự án cần cập nhật nhanh chóng các hồ sơ, chứng từ bổ sung vào danh mục và kho lưu trữ. Trong quá trình lưu trữ, bổ sung các bộ hồ sơ còn thiếu. Chú ý, doanh nghiệp cần cử người tới kiểm tra hồ sơ định kỳ nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài.
Với hệ thống quản lý hồ sơ trực tuyến thì việc kiểm tra, theo dõi cập nhật định kỳ được dễ dàng thực hiện. Như vậy thực hiện quy trình 6 bước trên các chủ thầu dự án có thể tìm ra cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả.
DocEye – Giải pháp đảm bảo lưu trữ hồ sơ xây dựng chính xác và hiệu quả
Bài toán đáp ứng cách lưu trữ hồ sơ xây dựng tối ưu và hiệu quả không phải doanh nghiệp nào cũng giải được. Việc cần phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật và tìm ra quy trình tối ưu nhất là thách thức lớn khiến nhiều chủ thầu, doanh nghiệp xây dựng đau đầu tìm lối thoát.
Hiểu được trăn trở của ngành xây dựng bằng kinh nghiệm hơn 16 năm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số, FSI đã nghiên cứu và phát triển thành công Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ và số hóa quy trình thông minh DocEye.
Đây là một trong những sản phẩm công nghệ tiêu biểu Make in Vietnam, Made by FSI đã đạt giải thưởng Sao Khuê danh giá trong 3 năm liên tiếp từ 2016 – 2018.
DocEye sở hữu những tính năng thiết thực giúp đảm bảo cách lưu trữ hồ sơ xây dựng chính xác và hiệu quả.
DocEye chính là công cụ hiện đại và đắc lực giúp doanh nghiệp thực hiện cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả
Lưu trữ khối lượng lớn hồ sơ xây dựng với nhiều định dạng khác nhau
DocEye có thể lưu trữ đa dạng các loại hồ sơ xây dựng từ định dạng pdf, word của các bản ký duyệt, dự án thi công, giao dịch cho tới các ảnh định dạng ảnh thi công thậm chí cả định dạng video hay file ghi âm liên quan tới quá trình hoàn thiện dự án.
Chỉ với thao tác đơn giản hàng loạt thư mục sẽ được đồng bộ từ máy tính lên thẳng hệ thống.
Các hồ sơ, tài liệu này sẽ được lưu trữ trong kho lưu trữ số tập trung, dễ dàng phân loại một cách khoa học, có thể tùy chỉnh theo từng nhu cầu từng giai đoạn, đảm bảo đúng cách lưu trữ hồ sơ xây dựng theo yêu cầu của pháp luật và của riêng doanh nghiệp.
DocEye cho phép lưu trữ không giới hạn bởi vậy đáp ứng linh hoạt nhu cầu cả các dự án xây dựng loại A với lượng hồ sơ xây dựng khổng lồ.
Nhờ đảm bảo cách lưu trữ hồ sơ xây dựng khoa học, DocEye giúp doanh nghiệp xây dựng tiết kiệm thời gian làm việc, tối ưu hiệu suất và tối ưu công tác quản trị
Dễ dàng tìm kiếm, bổ sung, hiệu chỉnh tài liệu
Bên cạnh việc giải quyết cách lưu trữ hồ sơ xây dựng thông minh, trong quá trình theo dõi, cập nhật, nhân sự dễ dàng hiệu chỉnh thông tin hay bổ sung thêm báo cáo, tài liệu theo yêu cầu một cách dễ dàng qua vài cú click chuột trên hệ thống DocEye. Nhờ phần mềm, việc bổ sung, làm mới hay hiệu chỉnh được thực hiện trực tiếp không còn vất vả với quy trình đi tìm tài liệu, tìm tệp đang lưu trữ trên kệ, hủy bỏ và thay mới thông tin.
Khi cần kiểm tra, đối soát thông tin từ các chứng từ, giao dịch, giấy phép xây dựng,… nhờ tích hợp công nghệ OCR, DocEye hỗ trợ tìm kiếm toàn văn giúp nhanh chóng, truy xuất nhanh các tệp thông tin cần thiết qua từ khóa trong tiêu đề hay trong nội dung tài liệu.
Dễ chia sẻ, bảo mật cao
DocEye sở hữu tính năng phân quyền chi tiết, cho phép quy định xem, sửa, xóa với từng người dùng, nhóm người dùng riêng biệt. Nhờ đó, những hồ sơ mật chứa dữ liệu nhạy cảm sẽ được thiết lập mật khẩu đa lớp. Chính nhờ vậy, chủ thầu có thể tạo ra được một kho dữ liệu dùng chung dễ dàng chia sẻ nhưng vẫn bảo mật, an toàn.
Tổng kết lại, để tìm ra cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả không phải bài toán dễ nhưng khi ứng dụng DocEye, lời giải trong tầm tay các doanh nghiệp Việt. Với sự phổ biến của công nghệ, các chủ thầu và doanh nghiệp xây dựng có thể dễ dàng ứng dụng giải pháp DocEye thông minh, thiết lập kho lưu trữ số nhằm quản lý tài liệu hiệu quả và bám sát tiến độ xây dựng.
Đảm bảo cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả – Đăng ký tư vấn miễn phí ngay hôm nay
