Quản lý văn bản đi và đến đóng vai trò quan trọng trong kỷ nguyên số khi mà lượng hồ sơ tài liệu phát sinh quá lớn, nhiều tổ chức, doanh nghiệp trở nên mất kiểm soát trong quá trình vận hành. Trong bài viết dưới đây, cùng DocEye khám phá rõ hơn về, quy trình quản lý, lỗi sai thường gặp và giải pháp tương ứng giúp tổ chức doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong kỷ nguyên số.
Định nghĩa chính xác về quản lý văn bản đi và đến
Theo khoản 5, khoản 6 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản đi, văn bản đến được định nghĩa như sau:
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính cũng như văn bản chuyên ngành được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức.
Còn khái niệm văn bản đến bao gồm các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và các văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax và những văn bản chuyển qua mạng) được nhận được từ cơ quan, tổ chức và cá nhân khác gửi tới.
Quản lý văn bản đi và đến là việc quản trị chung bao gồm tác vụ thu thập, phân loại, chỉnh lý và lưu trữ các văn bản đến và đi trong tổ chức, doanh nghiệp. Đây là một trong những tác vụ quan trọng để theo dõi cũng như chỉ đạo công tác hoạt động chung sao cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Công văn đến và đi như huyết quản. Máu có lưu thông tốt thì cơ thể mới khỏe mạnh. Văn bản đi và đến quản lý hiệu quả thì doanh nghiệp mới vận hành trơn tru.
Quy trình quản lý văn bản đi và đến hiệu quả cho tổ chức, doanh nghiệp hiện nay
Quy trình quản lý văn bản đi
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi gồm một số bước khái quát cơ bản qua lưu đồ sau:
Cấp số và thời gian ban hành văn bản
Số cũng như thời gian văn bản ban hành thường do người đứng đầu cơ quan quản lý tiến hành theo quy định. Với văn bản giấy thì việc cấp số, thời gian ban hành thường tiến hành sau khi có chữ kỳ của người có thẩm quyền, có sự phân biệt giữa các loại văn bản khác nhau.
Với văn bản mật sử dụng hệ thống cấp số riêng. Với văn bản điện tử thì việc cấp số cũng như thời gian ban hành được thực hiện tự động ngay trên hệ thống. Đây là tác vụ cơ bản nhất khi quản lý văn bản đi
Đăng ký văn bản đi
Để đăng ký thành công, người dùng cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết. Nhân viên hành chính phụ trách hiện có thể linh hoạt tiến hành đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký online qua hệ thống.
Tiến hành nhân bản, đóng dấu và ký số cơ quan tổ chức
Các tác vụ đóng dấu, tổ chức, dấu chỉ độ mật hay mức độ khẩn sẽ được triển khai theo quy định cụ thể của pháp luật và cơ quan ban hành. Số lượng nhân bản phụ thuộc vào nơi nhận văn bản. Công việc này chiếm nhiều thời gian trong quản lý văn bản đi nếu số lượng văn bản cần đóng dấu lên tới hàng nghìn trang.
Phát hành, theo dõi quá trình chuyển phát văn bản đi
Thông thường, với một văn bản đã được hoàn thành thủ tục sẽ được chuyển phát chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Với các loại văn bản khẩn phải gửi ngay sau khi ký văn bản. Những văn bản mật cần đảm bảo bí mật về nội dung, số lượng, nơi nhận cũng như thời gian nhận.
Tác vụ thu hồi văn bản
Tác vụ này có sự khác biệt giữa văn bản điện tử và văn bản giấy. Với văn bản giấy, sau thông báo thu hồi, bên nhận gửi lại toàn bộ văn bản đã nhận. Với loại văn bản phát hành điện tử, ngay khi nhận thông báo cần phải thu hồi, bên nhận chủ động hủy bỏ toàn bộ văn bản điện tử đã nhận trên hệ thống và báo lại cho bên gửi biết. Muốn quản lý văn bản đi hiệu quả, nhân viên phụ trách cần chuẩn xác trong khâu viết và kiểm duyệt nội dung trước khi gửi đi.
Lưu trữ văn bản đi
Với văn bản dạng giấy, bản gốc thường được lưu trữ trong phòng hành chính và được đóng dấu ngay khi phát hành. Với văn bản điện tử thì bản gốc được lưu trên hệ thống điện tử của tổ chức, doanh nghiệp.
Xem thêm >>> Cập nhật Nguyên tắc quản lý văn bản đến và đi mới nhất 2024 <<<
Quy trình quản lý văn bản đến
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến có thể tóm tắt qua lưu đồ sau:
Tác vụ tiếp nhận các văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản, nhân viên hành chính cần chú ý kiểm tra số lượng, tình trạng phong bì cũng như dấu niêm phong, nơi gửi, ký hiệu ngoài phong bì. Với những sai sót cũng như dấu hiệu bất thường, nhân viên báo ngay cho người quản lý để gửi văn bản.
Với những văn bản điện tử, văn thư cần kiểm tra tính xác thực cũng như toàn vẹn của các văn bản điện tử đã được tiếp nhận trên hệ thống. Nếu phát hiện có sai sót hay dấu hiệu bất thường cần báo ngay với quản lý để đưa ra giải pháp ứng biến kịp thời. Có như vậy công tác quản lý văn bản đi và đến mới trở nên hiệu quả.
Tiến hành đăng ký các văn bản đến
Việc tiến hành đăng ký các văn bản đến cần phải rõ ràng, chính xác mọi thông tin theo mẫu. Nhân viên hành chính tiến hành đăng ký vào sổ hoặc tiến hành đăng ký trực tuyến ngay trên hệ thống.
Trình duyệt, gửi văn bản đến
Văn bản đến được trình lên chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Những văn bản khẩn cần trình và gửi đi ngay lập tức. Nếu là văn bản điện tử thì nhân viên hành chính chủ động gửi đến quản lý có thẩm quyền để nhận chỉ thị. Trong quản lý văn bản đi và đến việc trình duyệt, gửi văn bản đến là một tác vụ quan trọng.
Theo dõi và giải quyết các văn bản đến
Nhà quản lý sẽ tiến hành chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến để nhanh chóng chuyển giao tới người có trách nhiệm giải quyết nhiệm vụ đã đề cập. Khi tiếp nhận văn bản, các tổ chức, cá nhân cần có trách nhiệm giải quyết theo thời gian quy định.
Lỗi sai trong quản lý văn bản đến và đi trong tổ chức, doanh nghiệp
Văn bản đến và văn bản đi không được phân loại khoa học
Tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp do tốc độ phát sinh tài liệu giấy hàng ngày không kiểm soát cùng với tài liệu cũ được bàn giao lại không khoa học gây ra dồn ứ trong quản lý. Ngoài ra, số lượng nhân sự phụ trách hành chính còn “mỏng”, thiếu nhiều kỹ năng liên quan tới kết hợp giữa công nghệ và phần mềm để quản lý văn bản gây nhiều cản trở cho doanh nghiệp.
Khi cần tìm kiếm, tra cứu hay sửa đổi quyết định, công văn, nếu chúng không được quản lý khoa học sẽ rất khó để tìm kiếm, cập nhật. Điều này khiến tác vụ hành chính không hiệu quả, làm lãng phí từ 30 – 40% thời gian làm việc mỗi ngày của mỗi nhân viên.
Tài liệu mật bị rò rỉ thông tin
Trong quá trình quản lý văn bản, quá trình thao tác thủ công khiến tài liệu mật dễ bị thất lạc do truyền qua nhiều bước trung gian. Ngoài ra, do hệ thống điện tử đã lỗi thời, không được cập nhật thường xuyên, tạo ra lỗ hổng liên quan tới bảo mật.
Hacker có thể truy cập và đánh cắp dữ liệu. Các thông tin nhạy cảm rò rỉ, ảnh hưởng tiêu cực tới uy tín của tổ chức. Tùy theo mức độ nghiêm trọng mà chúng có thể gây ra tổn thất liên quan tới tài chính, doanh thu cũng như các rắc rối về mặt pháp lý.
Xem thêm: Hướng dẫn phương pháp quản lý tài liệu đi và đến tránh lỗi sai tốt nhất
Không kịp thời chuyển giao văn bản đến cho bộ phận phụ trách giải quyết vấn đề
Một số tài liệu khẩn thông báo nhiệm vụ quan trọng, cần xử lý gấp, nếu công văn vận chuyển thủ công thường dễ bị yếu tố khách quan tác động dẫn tới việc giao nhận bị đình trệ so với dự kiến. Nếu các văn bản điện tử chuyển đi do lỗi hệ thống hay do mạng Internet có thể khiến văn bản khó gửi được đi đúng thời hạn, khó truy cập, kiểm soát hệ thống.
Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới thời gian giao nhận các văn bản đi và văn bản đến. Theo đó bộ phận phụ trách sẽ không thể tiếp nhận và xử lý kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ dự kiến trong tổ chức, doanh nghiệp. Việc quản lý văn bản đi và đến theo đó cũng bị ảnh hưởng tiêu cực.
Quy trình trình duyệt, chuyển giao văn bản đi và đến chưa thống nhất
Một số tổ chức, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ vận hành chưa hiệu quả. Quy trình trình duyệt, chuyển giao văn bản đến và văn bản đi vẫn chưa được đồng bộ, thống nhất, dẫn tới làm khó cho nhân viên thực thi và ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Đặc biệt, khi phát sinh vấn đề như sếp đi vắng,… nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm ra giải pháp thay thế kịp thời để xin trình duyệt đúng hạn và gửi đi đúng kế hoạch đã được giao phó từ trước đó.
Ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản đi và đến
Thời điểm hiện tại, công nghệ đang chiếm sóng nhiều ngành nghề, lĩnh vực và trở thành yêu tố quan trọng nếu muốn thành công trong thế kỷ 21. Hàng loạt công nghệ hiện đại là bệ phóng thúc đẩy doanh thu và quy mô phát triển của nhiều tên tuổi đình đám như Nike, McDonald’s, Adidas,…
Hội nhập với xu thế ấy, công tác vận hành quản trị hồ sơ, tài liệu của nhiều doanh nghiệp Việt cũng dần được tối ưu. Nhiều doanh nghiệp đã quản lý văn bản đi và đến hiệu quả bằng những phần mềm chuyên dụng để tối ưu hiệu suất và phát triển hơn nữa.
| Bạn có thể tìm hiểu về Phần mềm quản lý văn bản đến và đi được ưa chuộng nhất hiện nay tại đây. |
Hiểu được nhu cầu ấy, FSI – doanh nghiệp cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai thực tế các dự án đã tích cực nghiên cứu và phát triển Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye. Với các tính năng được nghiên cứu nhằm giải quyết dứt điểm hạn chế liên quan tới quan quản lý văn bản đi và đến trong các tổ chức, doanh nghiệp Việt.
Thiết lập kho lưu trữ số tập trung, phân loại văn bản đến và đi nhanh chóng
DocEye sẽ giúp các tổ chức doanh nghiệp tiếp nhận đa dạng chủng loại các văn bản đi cũng như văn bản đến dưới nhiều định dạng. Phần mềm hỗ trợ người dùng Việt trong việc phân loại khoa học linh hoạt theo nhu cầu. Điều đó tạo nên một kho quản lý văn bản đi và đến khoa học, hiện đại, ngăn nắp. Theo đó, quản lý dễ dàng nắm được, nhân viên dễ dàng cập nhật, tra cứu, phân loại, tối ưu quá trình vận hành.
Xem thêm >>>Cách thống kê tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ hiệu quả nhất <<<
Bức tường bảo mật hiện đại, đánh bay thực trạng rò rỉ tài liệu
Với cơ chế bảo mật đa lớp, DocEye hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc xây dựng bức tường lửa bảo mật cao. Với lượng tài liệu, thư mục chứa dữ liệu nhạy cảm, nhà quản lý có thể dễ dàng tiến hành đặt mật khẩu bảo vệ. Ngoài ra, DocEye giúp đánh bay thực trạng rò rỉ thông tin mật nhờ chức năng phân quyền xem, chỉnh sửa, xóa một cách chi tiết cho từng nhân sự, phòng ban, giới hạn lượng người truy cập không cần thiết.
Nhờ vậy hiện nay nhiều doanh nghiệp Việt cũng đang tin tưởng chọn mặt gửi vàng cho phần mềm DocEye để lưu trữ quản lý văn bản đi và đến, bảo mật, an toàn, hiệu quả.
Tối ưu quy trình giao nhận, quản lý văn bản đi và đến
Trong quá trình quản lý văn bản đi và đến, nhiều tổ chức, doanh nghiệp bị chậm tiến độ thực hiện bởi quá trình chuyển giao chậm trễ. Với phần mềm DocEye, công văn quyết định, chỉ thị đều có thể được đăng tải và chia sẻ quyền truy cập linh hoạt tới mọi người dùng có tài khoản trên hệ thống.
Thời gian giao nhận văn bản được tối ưu, đặc biệt với các tài liệu khẩn có thể được tiếp nhận bằng cách đăng nhập và truy cập ngay trên kho tài liệu chung trên hệ thống một cách dễ dàng, tiện lợi.
Đồng bộ quy trình trình duyệt, chuyển giao văn bản đi và đến
Trước thực tế quy trình trình duyệt, chuyển giao văn bản đi và đến chưa thực sự thống nhất, có nhiều lỗ hổng, DocEye sở hữu tính năng quản lý mọi quy trình thủ tục trên nền tảng số. Như vậy, phần mềm sẽ giúp thiết lập và quản lý toàn bộ quy trình trình duyệt và giao nhận văn bản đi và đến một cách thống nhất.
Tính năng này cho phép người dùng tiến hành trình duyệt văn bản theo quy trình, thiết lập thông báo tới người phê duyệt. Nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số để phê duyệt các văn bản đi và đến dù đang đi công tác.
Các lưu đồ quy trình trong DocEye có thể rẽ nhánh tùy chỉnh linh hoạt trong nhiều trường hợp khác nhau dễ dàng số hóa quy trình linh hoạt phù hợp với quy trình quản lý tài liệu của đa dạng tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt. DocEye sẽ giúp đồng bộ hiệu quả quy trình trình duyệt, chuyển giao văn bản, tối ưu tác vụ quản lý văn bản.
Như vậy, với bài viết trên, các tổ chức doanh nghiệp đã hiểu hơn về cách thức quản lý văn bản đi và đến tốt nhất trong kỷ nguyên số. Với những lỗi sai thường gặp đã nêu trên, DocEye hy vọng sẽ giúp các tổ chức doanh nghiệp nhận ra và sửa chữa kịp thời để tối ưu hoạt động. Trong thời đại công nghệ bùng nổ, hy vọng tác vụ quản lý công văn đi và đến sẽ được tối ưu và quản lý hiện đại hơn để không làm ghì chân các doanh nghiệp trên chặng đường phát triển.
