DocEye là một trong những phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả nhất cho doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. DocEye giúp doanh nghiệp giảm tải khối lượng công việc, nhân sự vào việc quản lý văn bản, giấy tờ và những quy trình cồng kềnh. Vậy “phép thuật” giúp DocEye thực hiện điều đó?
Vấn đề về quản lý văn thư, giấy tờ trong doanh nghiệp
Công tác văn thư lưu trữ luôn chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và hoạt động quản lý hành chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thu thập hồ sơ, tài liệu, vẫn còn vấp phải nhiều khó khăn. Việc ban hành nhiều văn bản liên quan tới lưu trữ, công tác văn thư vẫn còn chậm. Nhiều hồ sơ tồn đọng từ nhiều năm trước được bàn giao lại mà số lượng nhân viên phụ trách vẫn còn khá “mỏng” không đủ nhân lực để tiến hành tổng hợp, sắp xếp, phân loại hồ sơ. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số nhân sự chưa đạt yêu cầu công việc.
Bên cạnh đó, nhiều cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp chưa đánh giá cụ thể, chính xác được vai trò của quản lý văn thư lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm đúng mực. Một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì bước đầu vấp phải khó khăn trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn thư hiệu quả.
>>>> PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN, GIẤY TỜ, ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN NỘI BỘ ĐI ĐẾN <<<<
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là gì?
Văn thư chính là công văn, giấy tờ, tài liệu quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp hoặc chính phủ cần được giữ gìn và bảo tồn. Hoạt động của văn thư lưu trữ giúp tài liệu, hiện vật giữ được tính nguyên trạng vốn có của chúng.
Quản lý văn thư lưu trữ là hoạt động thu thập, quản lý, xác thực và bảo quản tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp hay Chính phủ. Nhân viên quản lý văn thư lưu trữ phải đảm bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ an toàn và hiệu quả nhất.
Phần mềm quản lý văn thư giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ đa dạng các loại hồ sơ, chứng từ, giúp người dùng sắp xếp và lưu trữ khoa học các tài liệu số nhằm mục đích tìm kiếm, khai thác, xét duyệt lượng hồ sơ, tài liệu phát sinh thật dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, chi phí.
>>>> HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ & ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN <<<<
Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ?
Đứng trước những vấn đề còn tồn đọng tại các doanh nghiệp trong quá trình triển khai công tác văn thư lưu trữ, việc sử dụng công nghệ hiện đại, ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, được coi là lời giải thiết thực và hiệu quả.
Các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ đã chứng tỏ sẽ giúp doanh nghiệp “sinh tồn” trong thời đại thông tin bùng nổ, khối lượng tài liệu cần lưu trữ ngày càng tăng, nhân viên văn phòng không đủ sức quản lý và kiểm soát toàn bộ tài liệu với những phương pháp truyền thống.
Ngoài ra, những tài liệu giấy rất dễ bị hư hỏng do tác động của thời gian hay một số yếu tố bên ngoài khác, khiến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi tiến hành mượn trả dễ đánh mất các tài liệu quan trọng, đặc biệt thông tin cần sửa đổi cũng khó tìm, khó đối soát.
Bên cạnh đó, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang bước vào thời kỳ chuyển đổi số nên tối ưu hóa công việc quản lý văn thư lưu trữ đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu.
DocEye – Giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye là một phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả với nhiều tính năng thiết thực, hỗ trợ tối ưu doanh nghiệp trên hành chuyển đổi số.
Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye đem tới nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong kỷ nguyên số
Thiết lập kho lưu trữ số tập trung, tiếp nhận khối lượng tài liệu khổng lồ trong kỷ nguyên số
DocEye sẽ thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu đang lưu hành hiện nay, lưu trữ chúng trong kho tập trung, dễ dàng phân loại một cách khoa học. Nhiều nhân viên có thể cùng truy cập, tìm kiếm và hiệu chỉnh các văn bản nội bộ khi có nhu cầu. Ngoài ra, các kho tài liệu cá nhân cũng có thể được tạo lập nhằm phục vụ mỗi nhân viên xuyên suốt quá trình hoàn thiện công việc. Với kho lưu trữ số dùng chung, nỗi lo thất thoát, hư hỏng tài liệu sẽ biến mất. Nhà quản lý dễ kiểm soát lượng lớn dữ liệu phát sinh mỗi ngày từ các hoạt động nội bộ của công ty.
>>>> PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ THÔNG MINH DOCEYE <<<<
Bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng
Với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu, mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật chặt chẽ. Những tài liệu quan trọng, khi cần, nhân viên có thể linh hoạt thực hiện đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống DocEye. Các tài liệu cho mượn sẽ được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.
Tìm kiếm tài liệu trong vài giây thay vì hàng giờ mò mẫm mỗi ngày
DocEye là một phần mềm hỗ trợ quản lý văn thư mạnh mẽ, cho phép mọi nhân viên đều có thể thực hiện tìm kiếm hợp đồng, chứng từ cùng nhiều văn thư khác chỉ với 1 cú click chuột đơn giản. Đặc biệt, nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye còn cho phép tìm kiếm toàn văn, giúp nhanh chóng và dễ dàng truy xuất các tệp cần thiết.
Như vậy, nhờ triển khai phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu suất. Trong kỷ nguyên số, làm chủ công nghệ là bí quyết để trở thành kẻ dẫn đầu và việc nhanh chóng triển khai ứng dụng phần mềm lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử sẽ dẫn lối doanh nghiệp đi tới thành công. Chính bởi vậy, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn DocEye ngay hôm nay!
