Hướng dẫn phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu đơn giản mà hiệu quả

Hồ sơ tài liệu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Việc có phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu khoa học, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể về cách quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp.

Thống nhất các nguyên tắc quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp

Để việc quản lý hồ sơ tài liệu được hiệu quả, doanh nghiệp cần thống nhất các nguyên tắc quản lý hồ sơ tài liệu. Các nguyên tắc này cần được cụ thể hóa thành các quy định, quy trình để nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện.

Một số nguyên tắc cơ bản về phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu có thể áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp bao gồm:

• Nguyên tắc thống nhất: Tất cả các hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp đều phải được quản lý theo một hệ thống thống nhất, từ việc phân loại, sắp xếp, lưu trữ đến bảo quản, tiêu hủy.
• Nguyên tắc kịp thời: Hồ sơ tài liệu cần được thu thập, phân loại, sắp xếp và lưu trữ kịp thời ngay sau khi được tạo ra.
• Nguyên tắc bảo mật: Hồ sơ tài liệu cần được bảo vệ an toàn, tránh bị thất lạc, hư hỏng hoặc bị kẻ xấu lợi dụng.

Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu chuẩn cho doanh nghiệp

Để thiết lập phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả cho đơn vị mình, sau khi thống nhất các nguyên tắc, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu chuẩn. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể như sau:

1. Thu thập hồ sơ tài liệu: Hồ sơ tài liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

•     Hồ sơ do doanh nghiệp tạo ra, như: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ, văn bản,…
•     Hồ sơ do bên ngoài cung cấp, như: văn bản pháp luật, tài liệu nghiên cứu,…

2. Phân loại hồ sơ tài liệu: Hồ sơ tài liệu được phân loại theo các tiêu chí khác nhau, như:

•     Căn cứ theo nội dung: Hồ sơ tài chính, hồ sơ nhân sự, hồ sơ sản xuất kinh doanh,…
•     Căn cứ theo thời gian: Hồ sơ hiện hành, hồ sơ lưu trữ,…

3. Sắp xếp hồ sơ tài liệu: Hồ sơ tài liệu được sắp xếp theo một thứ tự logic, dễ dàng tìm kiếm.
4. Lưu trữ hồ sơ tài liệu: Hồ sơ tài liệu được lưu trữ ở nơi an toàn, tránh bị thất lạc, hư hỏng.
5. Bảo quản hồ sơ tài liệu: Hồ sơ tài liệu được bảo quản theo đúng quy định, tránh bị hư hỏng, thất lạc.
6. Tiêu hủy hồ sơ tài liệu: Hồ sơ tài liệu hết thời hạn lưu trữ cần được tiêu hủy theo đúng quy định pháp luật.

Lập danh mục các loại hồ sơ tài liệu doanh nghiệp

Danh mục các loại hồ sơ tài liệu là một bảng tổng hợp các loại hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Danh mục này cần được lập chi tiết, đầy đủ, chính xác để phục vụ cho việc xây dựng phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả tại doanh nghiệp.

Danh mục các loại hồ sơ tài liệu doanh nghiệp thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên loại hồ sơ
• Nội dung của loại hồ sơ
• Thời hạn lưu trữ của loại hồ sơ
• Địa điểm lưu trữ của loại hồ sơ

Các lưu ý khác về phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu tại doanh nghiệp

Ngoài việc áp dụng các phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu nêu trên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thường xuyên rà soát, cập nhật danh mục hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp.
• Đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ tài liệu.
• Đầu tư trang thiết bị, phương tiện, phần mềm cần thiết để hỗ trợ việc quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả.

Sử dụng phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu bằng phần mềm chuyên biệt dành cho doanh nghiệp

Để thực hành phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả tại doanh nghiệp, việc áp dụng công nghệ hỗ trợ cho các nhân sự là điều tất yếu. 

Hiện nay, trên thị trường đang có nhiều phần mềm quản lý hồ sơ chuyên biệt dành cho doanh nghiệp. Nổi bật trong số đó, hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye là giải pháp được công nhận bởi hàng ngàn doanh nghiệp, tập đoàn lớn trên toàn quốc. Sản phẩm này là một trong những giải pháp thuộc hệ sinh thái của Công ty FSI – doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số tại Việt Nam. 

DocEye là giải pháp ứng dụng các công nghệ nhận diện tiên tiến và tự động hóa như OCR, OMR, ADRT giúp quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ toàn bộ tài liệu trong doanh nghiệp tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. 

Bên cạnh đó, DocEye còn có khả năng tùy biến linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp, tích hợp dễ dàng với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự,… nhằm đem tới phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả nhất.

Qua khảo sát với các doanh nghiệp, tập đoàn đã sử dụng DocEye, các lợi ích khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu thông minh này có thể kể đến như:

• Lưu trữ toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp, tổ chức trên 1 kho tài liệu số tập trung với phân quyền chặt chẽ cho từng nhân sự, từng phòng ban.
• Truy cập, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, không bị giới hạn không gian và thời gian. 
• Dễ dàng tạo lập các quy trình và xử lý phê duyệt ngay trên hệ thống, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp, hiệu quả. 
• Giúp lãnh đạo, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát số lượng và tần suất sử dụng tài liệu của doanh nghiệp nhờ bảng thống kê. 
• Tích hợp sẵn bộ mẫu tài liệu quản trị doanh nghiệp, thủ tục hành chính. 
• Tiết kiệm chi phí và thời gian cho công tác bảo quản tài liệu cũng như vận hành doanh nghiệp (nhân sự, giấy, mực in, kho bãi…). 
• Tránh rò rỉ thông tin nhờ cơ chế bảo mật cao, đặt mật khẩu 2 lớp cho từng file, từng folder tài liệu, đến từng người dùng. 
• Cải thiện hiệu suất làm việc nhóm, hiệu suất vận hành toàn doanh nghiệp, trung bình lên tới 21% so với trước khi ứng dụng DocEye.

Những tính năng chính của phần mềm DocEye gồm có:

• Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung: 

• Thu nhận tài liệu 
• Lưu trữ tài liệu 
• Thiết lập kho tài liệu điện tử 
• Thiết lập kho 3D trên hệ thống 
• Quản lý tài liệu cá nhân 

• Tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng: 

• Tìm kiếm theo từ khoá 
• Tìm kiếm toàn văn 
• Tìm kiếm nâng cao 
• Thống kê chi tiết và trực quan 

• Thống kê số lượng và dung lượng tài liệu:

• Thống kê loại tài liệu 
• Thống kê người dùng 
• Thống kê tình trạng sử dụng tài liệu 

Đặc biệt, nhờ sở hữu công nghệ lõi hiện đại, cùng giao diện thân thiện, dễ dùng, DocEye là giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp đạt giải thưởng Vietnam Digital Award 2019 và giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018, qua đó, đem lại sự tin tưởng nơi khách hàng và đối tác. 

Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu nêu trên, cũng như tận dụng sức mạnh của công nghệ từ những giải pháp thông minh như DocEye, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí trong lưu trữ, bảo quản tài liệu, đồng thời đảm bảo tính bảo mật của thông tin.

Có thể bạn quan tâm:

Giới thiệu hệ thống quản lý văn bản điều hành tốt nhất cho doanh nghiệp

Cập nhật nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến mới nhất cho doanh nghiệp