Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Là Gì? Làm Thế Nào Để Tối Ưu?

Quản lý chi phí doanh nghiệp tốt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu được những chi phí không cần thiết, làm chủ được tài chính của doanh nghiệp. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp cần làm gì để quản lý chi phí đó hiệu quả?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức các hoạt động doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó phải bỏ ra để vận hành của mình. Chi phí quả lý doanh nghiệp có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không được tách riêng cho từng hoạt động cụ thể. Đồng thời, tùy vào cách thức vận hành của doanh nghiệp mà chi phí quản lý cũng khác nhau.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều mà hầu hết các nhà quản trị đều quan tâm là làm sao để quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình.

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

Trong kế toán của doanh nghiệp thì chi phí quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ bao gồm:

Chi phí nhân viên quản lý: được coi là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp,… của nhân viên quản lý ở các bộ phận, Ban giám đốc của doanh nghiệp.

– Chi phí vật liệu quản lý: đây là các khoản phí chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm,.… vật liệu được sử dụng trong việc sửa chữa tài sản cố định,… được hạch toán thông qua tài khoản 6422.

– Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí chi cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng, được hạch toán thông qua tài khoản 6423

– Chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc, phương tiện vật liệu truyền dẫn,… được hạch toán trong tài khoản 6424

– Thuế, phí và lệ phí: là chi phí cho thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,… được nêu trong tài khoản 6425

– Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6426.

– Chi phí dịch vụ mua ngoài: đây là các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6427.

– Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe,…

Từ đây có thể thẩy rằng, nhà quản trị cần phải hiểu rõ về chi phí quản lý doanh nghiệp và xây dựng một kế hoạch quản lý hiệu quả thì mới có thể vận hành doanh nghiệp tốt được.

Phương pháp hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Bên Nợ:

– Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;

– Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

– Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;

– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.

– Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý doanh nghiệp là một công việc đòi hỏi người quản trị cần nắm rõ cơ cấu tổ chức và chuẩn hóa quy trình quản lý cũng như tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả để mang lại lợi nhuận lớn hơn.

Để có thể tối ưu hóa lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp phải tăng tối đa doanh thu và giảm tối đa chi phí. Đối với nhiều doanh nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không hề nhỏ. Một trong những chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả là xác định được định mức quản lý doanh nghiệp.

Công dụng của định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

– Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nhân công phải có định mức số giờ công, chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu.

– Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá.

– Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời.

– Gắn liền trách nhiệm của mỗi nhân viên với việc sử dụng tài nguyên sao cho cho tiết kiệm.

Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp tiêu chuẩn

Quá trình xây dựng định mức tiêu chuẩn là một công việc có tính nghệ thuật kết hợp với khoa học. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp.